karaDox™ Szerződéstár 3

karaDox™ Szerződéstár 3

A KARÁDI által SharePoint keretrendszerben kialakított szerződéstár 3 modul a vállalatok szerződéseinek nyilvántartását, illetve az ahhoz kapcsolódó funkcionalitást valósítja meg.

karaDox kezdőlap

A karaDox kezdőlap a kialakított SharePoint alapú modulok központi egységeként funkcionál, az itt megjelenő hivatkozások használatával érhetőek el az egyes modulok kezdőlapjai, a Törzsadat nyilvántartások, a kereső funkció, illetve a VIR kimutatások.

A szerződéstár modul a karaDox rendszer alrendszereként a kezdőlapról, illetve a navigációs sávról érhető el.

1. ábra: a szerződéstár modul elérése a karaDox kezdőlapról

Keresés

A különböző modulok nyilvántartásaiban rögzített bejegyzések kereséséhez a Gyorskereső funkció használandó, amely a karaDox kezdőlap Keresés hivatkozására kattintva érhető el. A Gyorskereső három példányban, specifikusan az egyes modulok adatstruktúrája alapján lett kialakítva.

Az egyes modulok gyorskereső funkciója az adott modul baloldali navigációjából is elérhető. A szerződéstár modul bejegyzéseinek kereséséhez a Keresés a szerződések között hivatkozásra kell kattintani.

A szerződéstár 3 modul bemutatása

Szerepkörök

A SharePoint alapú szerződéstár 3 modul funkcionalitását az alábbi szerepkörökben használhatják a bejelentkezett felhasználók:

• Titkárság: Ezen szerepkörű személyek hozhatnak létre új szerződést, illetve a jóváhagyott szerződés aláírt példányának szkennelése és feltöltése a rendszerbe is az ő feladatuk.
• Szerződésgazda: A szerződéseknek egy szerződésgazdája van, aki részt vesz a szerződés készítésében, véglegesítésében.
• Szakterületi véleményező: Egy szerződésnek egy vagy több szakterületi véleményezője lehet, ők kapnak feladatot a szerződés szakterületi véleményezésére a szerződés véglegesítése során.
• Véleményező: A szerződés véglegesítése során egy szerződésnek egy vagy több Véleményezője lehet, akik feladatot kapnak a szerződés véleményezésére vonatkozóan.
• Területi vezető: A szerződés véglegesítése során egy vagy több Területi vezető kaphat a Véleményezőkkel párhuzamosan feladatot a szerződés véleményezésére.

Jogosultságok

• Olvasó jog: Az adott felhasználó meg tudja tekinteni a szerződés dokumentumot, annak adatlapját, az esetlegesen kapcsolódó állományokat, de módosításokat nem végezhet rajta.
• Szerkesztő jog: Ez a jog magában foglalja az olvasói jogosultságot, de ezen túl a szerkesztő joggal rendelkező személy módosításokat is végezhet a számára szerkeszthető tartalmakon.

Státuszok

A SharePoint alapú szerződéstár 3 rendszerben az egyes szerződésekhez egy időben pontosan egy státuszérték kapcsolódik, ami lehet:

• Rögzített: A szerződés feltöltését követően Rögzített státuszban jön létre a szerződéstárban.
• Készítés alatt: A szerződés véglegesítése folyamat indításakor a szerződésgazda Szerződés készítése feladatot kap. A szerződés Készítés alatt státuszban van, amíg a szerződésgazda feladatának végrehajtásával nem jelöli, hogy befejezte a készítést.
• Szakterületi véleményezés alatt: A szakterületi véleményező(k)nek kell megtekinteni, majd véleményezni a szerződést.
• Véleményezés alatt: A véleményezőknek és a területi vezetőknek kell megtekinteni, majd véleményezni a szerződést.
• Szerződésgazdai jóváhagyás alatt: A szerződésgazda kap feladatot a szerződés jóváhagyására vonatkozóan.
• Jóváhagyva: A szerződésgazda jóváhagyta a szerződést. A titkárság egy tagjának fel kell tölteni az aláírt, szkennelt szerződés példányt, majd az aláírás tényét is rögzíteni kell.
• Módosításra visszaküldve: A szerződést a Szerződés véglegesítése folyamat során a szerződésgazda feladatában (Szerződésgazdai jóváhagyás) módosítandóként visszaküldte.
• Aláírt: A szerződés Aláírt státuszban van, ha a titkárság regisztrálta a szerződés dokumentum eredeti példányának aláírását, és az aláíráson a hatálybalépés dátumaként egy későbbi időpont lett megjelölve.
• Hatályban: A szerződés Hatályban státuszban van, ha a titkárság beállította a szerződés hatálybalépésének dátumát, és ez a dátum egy mai vagy korábbi időpontra vonatkozik.
• Lejárt: A szerződés státusza a Lejárt funkciógomb megnyomásával Lejárt-ra módosult.A megszüntető szerződés típusú szerződés szintén Lejárt státuszba kerül, amint hatálybalépésével megszüntette a kapcsolódó szerződésként beállított szerződését.
• Jogvesztés alatt: Ha a szerződéshez jogvesztéses napok száma került beállításra, akkor a szerződés lejáratakor nem Lejárt, hanem Jogvesztés alatt státuszba kerül, és csak a megadott jogvesztés napok számát követően kerül Lejárt státuszba. Ez idő alatt a szerződéshez még befogadható számla a Számlaengedélyező modul használatával.
• Megszűnt: A szerződés akkor kerül ebbe a státuszba, ha azt egy megszüntető szerződés hatálybalépése szüntetette meg.
• Törölt: A szerződésre vonatkozóan a szerződésgazda jóváhagyása feladatában megszüntető döntést hozott. A Szerződéstervezet megszüntetése funkciógombbal indított megszüntetés szintén Törölt státuszt állít be a megszüntetendő szerződésen.

A SharePoint alapú modul legtöbb felületén grafikus formában jelennek meg a fenti státuszok, ahol jellemzően sárga színnel látszik a bejegyzés aktuális státusza, míg pirossal a későbbi státuszok.

A modul által kezelt feladatokhoz is státuszérték tartozik, e szerint egy feladat lehet:

• Nem kezdődött el: A feladatot a rendszer létrehozta a Felelős számára, de a Felelős még nem rendelkezett a feladatban foglaltakra vonatkozóan.
• Folyamatban: A feladaton a Felelős a Piszkozat mentése gombot nyomta meg, ekkor a feladat űrlapján megadott adatok mentésre kerültek, de a feladat nem zárul le. A feladat végrehajtását később kell regisztrálni.
• Befejezve: A feladatot a Felelős a Feladat végrehajtása gombbal befejezettként regisztrálta.

A szerződéstár 3 modul kezdőlapja

A SharePoint alapokon kialakított modul kezdőlapján a Nyitott feladataim kijelzőben jelennek meg a bejelentkezett felhasználó azon feladatai, melyek státuszuk szerint még folyamatban vannak.

A Legújabb szerződések kijelzőben a szerződéstárba legutóbb feltöltött szerződések közül az első 15 olyan szerződés jelenik meg, melyekre a bejelentkezett felhasználó legalább olvasó jogosultsággal rendelkezik.

2. ábra: a szerződéstár modul kezdőlapja

A szerződéseket nyilvántartó dokumentumtár a bal oldali navigációs sáv Szerződések hivatkozásának segítségével érhető el.

A bal oldali navigáción elhelyezett hivatkozások segítségével az alábbi felületek érhetőek el:

• Szerződések: A modulban nyilvántartott összes olyan szerződést megjelenítő felület, melyekhez a bejelentkezett felhasználó legalább olvasó jogosultsággal rendelkezik.
• Gyorskereső: A SharePoint alapú Szerződéstár 3 kereső funkciója.
• Sajátjaim: Azokat a szerződéseket megjelenítő nézet, melyeket a bejelentkezett felhasználó hozott létre (töltött fel) a rendszerben.
• Hatályosak: Azon szerződéseket megjelenítő felület, melyekhez a bejelentkezett felhasználó legalább olvasó jogosultsággal rendelkezik, és a szerződés státusza Aláírt vagy Hatályban.
• Aláírt pld.: Ez a dokumentumtár a jóváhagyott, a modulon kívül aláírással ellátott szerződések szkennelt képének nyilvántartására szolgál. A feltöltött állományokat a SharePoint alapú rendszer automatikusan kapcsolja a jóváhagyott szerződésbejegyzéshez.
• Mellékletek: A modulban nyilvántartott, melléklet tartalomtípusú dokumentumokat megjelenítő felület.

A szerződések nyilvántartásának a felépítése

A Minden szerződés nyitóoldalon láthatóak a már felvitt szerződések. A felületen minden szerződés új sorba kerül, ahol a neve mellett a dokumentum főbb jellemzői is megtalálhatók.

A szerződéstár 3 modulban kialakított nézetek – a bal oldali navigáció mellett –a TÁR szalagmenü Aktuális nézet legördülő listából, illetve a nézetválasztó listaelemről is elérhetőek.

3. ábra: nézetválasztás a szerződéstárban

A választható nézetek a következők:

• Hatályos szerződések
• Aláírásra váró szerződések
• Jogvesztés alatt
• Készítés alatt
• Minden dokumentum
• Saját szerződések

Szerződés adatlapjának megtekintése

A SharePoint alapú szerződéstár 3 rendszerbe már felvitt szerződések részletes adatait tartalmazó adatlap elérhető a Tulajdonságok megtekintése funkció segítségével, amely az Adatlap oszlopból, a dokumentum listaelem menüjéből, és a dokumentumtár FÁJLOK szalagmenüjéből is elérhető.

A szerződés adatlapján megjelenik az adott szerződéssel kapcsolatban nyilvántartott összes információ és kapcsolódó tartalom.

4. ábra: szerződés adatlap (1/3)

5. ábra: szerződés adatlap (2/3)

6. ábra: szerződés adatlap (3/3)

Az űrlap felső részén a szerződéssel végezhető funkciók indítására szolgáló Szalagmenü található. A szerződés adatait bemutató adatlap mellett a szerződéshez kapcsolódó Mellékletek és Figyelmeztetések láthatóak egy-egy kijelzőben.

Az adatlap alatt a szerződés (SharePoint példányként nyilvántartott) verzióinformációi, illetve a szerződéshez kapcsolódó feladatokat megjelenítő Feladatok kijelző látható.

• A Feladatok kijelzőben megjelennek azok a feladatok, melyeket a szerződés véglegesítése munkafolyamat során a SharePoint alapú szerződéstár 3 modul létrehozott specifikusan egy személy vagy egy felhasználói csoport számára. Az egyes feladatok ismertetése a Szerződés véglegesítése fejezet vonatkozó alfejezeteiben olvasható.

Mindezek alatt a szerződéshez kapcsolódó egyéb tartalmakat megjelenítő kijelzők kaptak helyet:

• Kapcsolódó szerződések: Azok a szerződések melyek típusa módosító vagy megszüntető szerződés, és kapcsolódó szerződésként ez a szerződés lett kiválasztva.
• Kapcsolódó számlák: Az iratkezelő modulban iktatott azon számlák, melyekhez kapcsolódó szerződésként ez a szerződés lett kiválasztva.
• Kapcsolódó iktatások: Az iratkezelő modulban iktatott azon iratok, melyekhez kapcsolódó szerződésként ez a szerződés lett kiválasztva.

Új szerződés felvitele

A SharePoint alapú karaDox szerződéstár 3 modul új szerződés feltöltésére két lehetőséget kínál:

• a 3. ábrán is látható FÁJLOK szalagmenüből kiindulva a Dokumentum feltöltése gomb segítségével, illetve
• a 3. ábrán is látható, a szerződéstár feletti +új dokumentum nyomógomb segítségével.

Az Új dokumentum, vagy a Dokumentum feltöltése gombbal kezdeményezett feltöltés esetén megjelenik a Dokumentum hozzáadása nevű panel, ahol a tallózás segítségével választható ki a feltölteni kívánt állomány.

Lehetőség van a hozzáadás új verzióként meglévő fájlhoz opció bekapcsolására is, ekkor a modulban már nyilvántartott fájl nevével (szerződés számával) megegyező dokumentum is feltölthető, amit új verzióként fog kezelni a rendszer.

A szerződés sikeres feltöltésével a dokumentumtárban létrejön egy új bejegyzés (1.0-ás verzióval), majd megjelenik a szerződés szerkesztő űrlapja, amit értelemszerűen ki kell tölteni.

7. ábra: szerződés tulajdonságainak meghatározása/szerkesztése (1/3)

8. ábra: szerződés tulajdonságainak meghatározása/szerkesztése (2/3)

9. ábra: szerződés tulajdonságainak meghatározása/szerkesztése (3/3)

A feltöltött szerződés elérése a szerződéstárban

A feltöltött szerződés a rögzítést követően Rögzített státuszban lesz látható a SharePoint alapú szerződéstár 3 modulban, eléréséhez javasolt a Sajátjaim nézet használata, ahol mindig a legutóbb rögzítésre került szerződés látható a lista tetején.

Szerződés tulajdonságainak szerkesztése

A feltöltött szerződések tulajdonságainak további szerkesztésére a Tulajdonságok szerkesztése funkció szolgál, ami elérhető

• a szerkesztendő szerződés adatlap oszlop ikonjára kattintva,
• a FÁJLOK szalagmenü adott funkciógombja használatával, ami a szerkeszteni kívánt szerződés kijelölését követően érhető el,
• a Listaelem menüből.

10. ábra: szerződés tulajdonságainak megtekintése

A szerkesztő űrlapon az adatbevitelt követően a módosítások a Mentés gomb megnyomásával véglegesíthetőek, a Mégse gombbal pedig elvethetőek.

A Tulajdonságok szerkesztése funkcióval megegyező az Elem szerkesztése funkció, ami a szerződés adatlapjának szalagmenüjéből érhető el.

11. ábra: Elem szerkesztése funkciógomb a szerződés adatlap szalagmenüben

A szerződés dokumentum szerkesztése

A szerződés tulajdonságainak szerkesztésén túl lehetőség van megtekinteni és szerkeszteni a szerződés alapját képező dokumentumot is a – 10. ábrán is látható – szalagmenü Dokumentum szerkesztése gombjának, vagy a szerződés adatlapján, illetve a szerződéstárban található szerződés Név mezőben feltüntetett iktatószámnak a segítségével.

Az ezt követően megnyíló dokumentum szerkesztésére szolgáló Word felületen hajthatóak végre a kívánt módosítások.

Kivétel, Beadás

A SharePoint keretek között kialakított szerződéstár 3 modulban lehetőség van egy vagy egyszerre több fájl Kivételére. Ehhez ki kell jelölni a kívánt szerződést, majd a Fájlok szalagmenü Kivétel funkciógombjának segítségével indítható a folyamat. Amíg egy dokumentum kivett állapotban van, addig azt szerkeszteni, tartalmát módosítani csak a kivételt kezdeményező felhasználó tudja, a többi felhasználó számára csak olvasásra lesz elérhető.

12. ábra:több fájl egyidejű kivétel

A kivett fájlok ikonja a kivétel idejére megváltozik, egy zöld nyíl jelzi a kivétel tényét.

A kivett irat beadása a fentiekhez hasonlóan történik, értelemszerűen a Beadás gomb segítségével. Az ekkor megjelenő űrlapon a „Megőrzi a kivett állapot beadás után?” kérdésre adott Igen válasszal lehetőség van a kivett dokumentum módosításainak a közös felületen történő átvezetésére, miközben az eredeti irat továbbra is kivett állapotban marad. Nem válasz esetén a kivett állapot megszűnik.

A 12. ábra szalagmenüjében található Kivétel elvetése gombbal a kivett dokumentum visszahelyezhető a dokumentumtárba olyan módon, hogy a rendszer nem vezeti át a kivétel óta végrehajtott módosításokat a nyilvántartásba.

Amennyiben olyan dokumentumot akarunk beadni, aminek hiányzik egy vagy több kötelező attribútuma, akkor megszakad a beadás folyamata, és a rendszer nem is engedélyezi a beadást egészen a hiányos adatok kitöltéséig.

Szerződés véglegesítése

A titkárság által új szerződésként feltöltött dokumentumot a SharePoint alapú szerződéstár 3 modul szerződéstervezetként kezeli. A szerződés létrehozását, majd a szükséges adatok rögzítését követően a szerződés készítése és véleményeztetése kezdeményezhető a Szerződés véglegesítése folyamat indításával.

13. ábra: szerződés véglegesítése

Hibás, megszüntetendő szerződéstervezeten a Szerződéstervezet megszüntetése funkciógomb használandó.

A szerződés véglegesítése folyamat során a szerződés adatlapján a Szerződésgazda, Szakterületi véleményezők, Véleményezők, Területi vezetők mezőkben megjelölt személyek kapnak a szerződés készítésére, véleményezésére, illetve jóváhagyásokra vonatkozó feladatokat.

A szerződés véglegesítése az alábbi alfolyamatok egymást követő láncolatában történik.

Szerződés készítése

A SharePoint alapú szerződéstár 3 modulban elinduló folyamat első lépése a szerződésgazdát bízza meg a szerződés elkészítésével, ennek során szerkesztheti a szerződés dokumentumot, és tulajdonságait módosíthatja, majd a szerződés elkészültét a számára kiosztott Szerződés készítése feladatának végrehajtásával regisztrálhatja.

Feladatát elérheti a vizsgált szerződés adatlapján a Feladatok listából, a SharePoint alapú szerződéstár modul kezdőlapjáról, a karaDox kezdőlapról, illetve a feladatának e-mail értesítéséből is.

A feladat adatlapján a feladathoz kapcsolódó információk tekinthetőek meg, elvégzése a szalagmenü (13. ábra) Elem szerkesztése funkciógombjának segítségével kezdődik, melynek következtében megjelenő űrlap szolgál a feladat elvégzésének regisztrálására. Az űrlapon kattintható hivatkozásként elérhető (Kapcsolódó listaelem) az a szerződés, amely készítésére a vizsgált feladat vonatkozik.

A szerződésgazda a Feladat végrehajtása gombbal regisztrálhatja a Szerződés készítésének a befejezését, melyet követően a szakterületi véleményezők kapnak Szakterületi véleményezés feladatot.

Szakterületi véleményezés

A fentiekben részletezetteket követően a szakterületi véleményezők a szerződésre vonatkozó véleményüket a számukra kiosztott Szakterületi véleményezés feladatban rögzíthetik, mely feladatot a fentiekben részletezetteknek megfelelően érhetik el a SharePoint alapú rendszerben.

A feladat adatlapjáról az előzőekben említett szalagmenü Elem szerkesztése funkciógombjának segítségével megjelenő Szakterületi véleményezés feladat űrlapon van lehetősége a szakterületi véleményező véleményének rögzítésére, illetve a feladat végrehajtásának regisztrálására.

A Megjegyzés mező kitöltését követően a szakterületi véleményezőnek a Feladat végrehajtása gombbal kell befejeznie feladatát. Amint az összes szakterületi véleményező regisztrálta a feladatának a végrehajtását, a Szakterületi véleményezés folyamat befejeződik, és a véglegesítés a Véleményezés folyamattal folytatódik.

Véleményezés

A véleményezés során – a fentieket követően – a szerződés SharePoint rendszerben rögzített adatlapján megjelölt véleményezők és a területi vezetők kapnak a szerződés véleményezésére vonatkozó feladatokat.

A véleményezéssel megbízott személyeknek nincs szerkesztő jogosultságuk a szerződésre vonatkozóan, ezért véleményük rögzítésére kizárólag a számukra generált Véleményezés feladatokban van lehetőségük, melyet az előző bekezdésekben említett módokon érhetnek el.

A feladat szerkesztő űrlapjának elérése is a már ismertetett módon történik, ahol a véleményezők és a területi vezetők rögzíthetik a szerződésre vonatkozó véleményüket.

Ezt követően a Feladat végrehajtása gombbal hajtható végre a feladat, majd a szerződés véglegesítése folyamat a Szerződésgazda jóváhagyásával folytatódik.

Szerződésgazda jóváhagyása

Ebben a lépésben a szerződésgazda Szerződésgazda jóváhagyása feladatot kap, melyet ugyanolyan módon érhet el, mint a korábbiakban említett, és ahol el kell bírálnia a szerződést.

A feladatának űrlapján rögzítheti döntését és megjegyzést, indoklást is fűzhet hozzá. Ezt követően a szerződés véglegesítése folyamat a Döntés mezőben kiválasztott opciónak megfelelően folytatódik:

• Jóváhagyom: Ekkor a titkárság egy tagja kap a szerződés aláírattatására vonatkozó feladatot.
• Módosításra visszaküldöm: A szerződés véglegesítése folyamat befejeződik. A titkárság a megjegyzések tükrében módosíthatja a szerződést, majd ezt követően a szerződés véglegesítése folyamat újraindítható.
• Megszüntetem: A szerződés véglegesítése folyamat befejeződik.

Szerződés aláírattatása

A szerződés cég értékének megfelelő titkárság egy tagja feladatot kap a jóváhagyott szerződés aláírattatására, illetve az aláírt eredeti példány szkennelésére, feltöltésére. A SharePoint alapú szerződéstár 3 modulba történő feltöltést követően rögzíteni kell a szerződés aláírásának és hatálybalépésének dátumát is.

Amennyiben szükséges, a Jóváhagyva státuszú szerződés véglegesítése a szalagmenüből újraindítható, ekkor a folyamat a Szerződés készítése fejezetben leírtaknak megfelelően újrakezdődik.

1. Az aláírt szerződés feltöltése az Aláírt példányok dokumentumtárból kezdeményezhető.
2. A feltöltés előtt az aláírt szerződés dokumentum szkennelt képét a szerződés Fájlnév értékének megfelelően kell elnevezni, és PDF állományként feltölteni.
3. A dokumentum feltöltése az Aláírt példányok tárba az Új dokumentum hivatkozás használatával, a feltöltendő dokumentum tallózásával történik.
4. Az aláírt példány a feltöltésétől számított 30 másodpercen belül kapcsolódik az eredeti szerződéshez, melyen ezután a Végleges aláírt szerződés mező mellett szereplő azonosítóra kattintva lesz elérhető.
5. A végleges aláírt szerződés feltöltése és kapcsolódása után a szalagmenüben (13. ábra) szereplő Aláírva gomb használandó.

A megjelenő űrlapon rögzíteni kell a szerződés aláírásának és hatálybalépésének dátumát.

• Ha a hatálybalépés dátuma az aktuális dátummal megegyező, vagy annál korábbi, akkor a szerződés státusza Hatályban-ra módosul.
• Ha a hatálybalépés dátuma az aktuális dátumnál későbbi, akkor a szerződés státusza Aláírtra módosul, majd a megjelölt időpontban (automatikusan) változik Hatályban-ra.

Az aláírás tényének rögzítését követően a feladat felelősének végre kell hajtania a számára kiosztott Szerződés aláírattatása feladatot a feladat űrlapján a Feladat végrehajtása gombbal.

A vezérigazgató/ügyvezető nem támogatta a szerződést

Amennyiben a szerződés aláírója nem hagyta jóvá a szerződést a SharePoint alapú rendszeren kívül, azaz nem írta alá a szerződést, akkor a szerződést meg kell szüntetni a szerződéstervezet megszüntetése (lásd lent) pontban foglaltak szerint a 13. ábra szalagmenüjének adott gombja segítségével.

Szerződéskísérő lap nyomtatása

A SharePoint keretekben kialakított szerződéstár 3 modulban nyilvántartott szerződéspéldányához, a szerződés fontosabb tulajdonságaival, illetve a fentebb bemutatott véglegesítés folyamat során a felelősök által végrehajtott feladatokra vonatkozó információkkal kiegészített kísérőlap nyomtatható a 13. ábrán látható szalagmenü adott funkciója segítségével.

A megfelelő formátum (pl.: pdf) kiválasztását követően a rendszerből letölthető és megnyitható az exportálásnál kiválasztott formátumú szerződéskísérő lap állomány.

Szerződéstervezet megszüntetése

A szerződéstervezet megszüntetése a 13. ábrán is látható szalagmenü adott funkciógombjának segítségével kezdeményezhető, majd az ezt követően megjelenő űrlap Indítás gombjával indítható ténylegesen a folyamat.

A folyamat lefuttatása után a szerződés státusza Törölt lesz. A folyamat csak Rögzített, Készítés alatt és Jóváhagyva státuszú szerződésen indítható (utóbbi opció a szerződés végleges példányára vonatkozó aláírás meghiúsulásának regisztrálására szolgál).

Lejárat és jogvesztés

A szerződés a hatálybalépését követően addig marad Hatályban státuszban, amíg az arra jogosult felhasználó a Lejárt gombra kattintva hatályon kívül nem helyezi azt, vagy egy megszüntető típusú szerződés kapcsolódó szerződéseként meg nem szűnik.

A SharePoint alapú szerződéstár 3 modulban rögzített szerződések adatlapján több olyan mező is szerepel, melyek az adott szerződésnek az aláírása utáni állapotát hivatottak szabályozni. Ilyen a szerződés időtartama mező, amely alapján a szerződés lehet határozatlan és határozott.

Határozott időtartam esetében megjelenik két mező, melyekben a szerződés lejáratának várható időpontja, illetve a jogvesztés rögzíthető.

Amennyiben a szerződésen határozott időtartam kerül beállításra, akkor a szerződésgazda számára automatikusan létrejövő figyelmeztetés mellett célszerű lehet további, a szerződés lejáratára figyelmeztető bejegyzések létrehozása (lásd lent a Figyelmeztetés generálása fejezetben).

A határozott időtartamú szerződés adatlapján a jogvesztési határidő mezőben adható meg azon napok száma, ahány napig a felhasználó fenn kívánja tartani a szerződés jogvesztésének állapotát a lejáratot követően.

A fentiekben említett szalagmenü Lejárt gomb megnyomására megjelenő űrlapon állítható be a lejárat dátuma, illetve itt kell rögzíteni a megszűnés okát is, ami később, a szerződés lejártakor, megjelenik a szerződés adatlapján is. Opcionálisan használható a Jogvesztés ennyi nap múlva beviteli mező is, melynek segítségével rögzíteni lehet a jogvesztés időtartamát.

14. ábra: lejárt gomb megnyomására megjelenő űrlap

Beállított jogvesztés esetén, az itt megadott érték felülírja a szerződés rögzítésekor megadott jogvesztésig hátralévő napok számát. A folyamat indítását követően, a megadott lejáratkor a szerződés státusza Jogvesztés alatt-ra vált, és a megadott napok számig ebben a státuszban is marad. Ezután a szerződés státusza átvált Lejártra. Ha a folyamatot indító felhasználó nem adott meg a jogvesztés időtartamára vonatkozó adatokat, akkor szerződésen beállított jogvesztési határidő szerint jár el a program. Ha a szerződés adatlapján sem szerepel jogvesztési határidő, akkor a szerződés – kihagyva a jogvesztés státuszt – automatikusan a megadott időpontban átvált Lejárt-ra.

Figyelmeztetés generálása

A SharePoint alapú szerződéstár 3 modul az alábbi három lehetőséget kínálja a még nem Lejárt státuszú szerződésekhez kapcsolódó figyelmeztetések generálására. Mind a három figyelmeztetés a 13. ábrán látható szalagmenüből indítható.

1. Lejáratra figyelmeztetés

A Lejáratra figyelmeztetés gomb segítségével olyan figyelmeztetés generálható, amely a szerződésen már kitöltött lejárat dátuma mező tartalmát figyeli. A figyelmeztetés létrehozásakor be kell állítani a figyelmeztetés címzettjét, valamint meg kell adni, hogy a lejárat előtt hány nappal küldje ki a rendszer a figyelmeztető e-mail-t.

15. ábra: figyelmeztetés generálása lejáratra

A fenti űrlap kitöltését követően létrejön a figyelmeztetés a szerződés adatlapján szereplő Kapcsolódó figyelmeztetések listában, illetve a bejegyzés a beállított időpontban automatikusan értesítést küld a címzettként beállított személyek számára.

2. Jogvesztésre figyelmeztetés

A SharePoint alapú szerződéstár 3 modul lehetőséget kínál a szerződésen rögzített jogvesztési dátumra vonatkozó figyelmeztetés létrehozására is, melynek folyamata a fentivel azonosan zajlik.

3. Figyelmeztetés létrehozása

Olyan esetben, amikor a fentiektől függetlenül a szerződésről, a szerződéssel kapcsolatos teendőről szeretne a felhasználó értesítést kapni valamilyen dátummal, akkor a szalagmenü (lásd 13. ábra) Figyelmeztetés generálása gombjának segítségével indítható a folyamat, majd az ezt követően megjelenő űrlap mezőinek – tárgy, üzenet szövege, értesítendő(k), értesítés időpontja, értesítés gyakorisága – kitöltését követően generálódik az adott figyelmeztetés.

A felvitt figyelmeztetések (akár Lejáratra/Jogvesztésre figyelmeztetés, akár a Figyelmeztetés generálása gomb segítségével készültek) később módosíthatók, szerkeszthetők.

Speciális szerződések

A SharePoint keretrendszerben fejlesztett szerződéstár 3 modulban rögzített szerződés adatlapjának szerkesztése során a Szerződés fajtája legördülő lista tartalmának változtatásával lehet az alapértelmezetten Alapszerződés fajtát módosítani.

Módosító szerződés

Új módosító szerződés felvitelekor kötelezően ki kell tölteni a Kapcsolódó szerződés mezőt is a Tallózó gomb megnyomására elérhető választó felületen megjelenő szerződések közül. A Választó űrlapon a szerződés különböző paramétereire (Sorszám, Tárgy, Státusz, Partner) vonatkozó keresés kezdeményezhető, majd a megfelelő szerződés kijelölésével és az OK gomb megnyomásával választható ki az adott kapcsolódó szerződés.

A módosító szerződés aláírásának rögzítését követően az eredeti szerződés nem változik, a két szerződés párhuzamosan lesz hatályban. Adatlapjukon a Kapcsolódó szerződés listában lesz látható az összekapcsolás.

Megszüntető szerződés

Megszüntető szerződést felvitelekor szintén kötelezően ki kell tölteni a Kapcsolódó szerződés mezőt. Ezúttal azt a szerződést kell kiválasztani, amit az iktatott szerződéssel meg kíván szüntetni a felhasználó.

Amint a megszüntető szerződés Aláírt státuszba kerül (Aláírva funkciógomb használatával), a kapcsolódó szerződés mezőben megjelölt szerződés státusza Megszűntre módosul. Miután a kiválasztott szerződés megszűnik, a megszüntető szerződés státusza Lejártra változik.

Szerződés melléklet

A SharePoint alapú szerződéstár 3 modulban bejegyzésenként egy-egy dokumentum tartható nyilván, ezért, amennyiben egy szerződéshez további dokumentum kapcsolása válik szükségessé, ezeket melléklet tartalomtípusú bejegyzésként lehet felvenni, melyhez a szerződés (melléklet) szerkesztő űrlapján a MEL tartalomtípust kell választani. A megjelenő űrlap kitöltését követően a Mentés után a kapcsolat létrejön, a kiválasztott szerződés Mellékletek kijelzőjében látható, kattintásra pedig megnyitható lesz az imént létrehozott melléklet.

Az elem neve melletti nyíl segítségével a melléklettel kapcsolatos funkciók érhetőek el.

A melléklet a SharePoint alapú szerződéstár 3 modul kezdőlapjáról (lásd 2. ábra) is elérhető, részletes adatlapja megnyitható, ahol megtekinthetők a rögzítés során megadott tulajdonságok, valamint az Elem szerkesztése gomb használatával ezek módosítására is lehetőség nyílik.

Személyes nézetek létrehozása

A SharePoint alapú rendszer lehetőséget biztosít az előre definiált nézeteken túl személyes típusú, azaz csak az adott felhasználó számára elérhető nézetek létrehozására is.