karaDox Szerződéslezelő 2

karaDox™ Szerződéskezelő 2

A KARÁDI által SharePoint keretrendszerben megvalósított szerződéskezelő 2 modul az adott vállalat szerződéseit az azokhoz kapcsolt tulajdonságokkal kiegészítve tartja nyilván. A szerződéskezelő 2 rendszer új szerződésekkel – akár előre meghatározott sablonok használatával – bővíthető.

A szerződésekhez esemény, mérföldkő, kapcsolattartó, és emlékeztető bejegyzések regisztrálhatóak, amely paraméterek (illetve a szerződés egyéb tulajdonságai) alapján a nyilvántartott szerződésekről naprakész információk kinyerésére, illetve különféle kimutatások előállítására van lehetőség.

Jogosultságok

A modulban nyilvántartott szerződésekre vonatkozóan az alábbi jogosultságok kerültek kialakításra:

• Olvasó jog – a szerződés megtekintésére ad jogot, de módosítások nem végezhetőek.
• Szerkesztő jog – az olvasó jogosultságon túl az adott személy módosításokat is végezhet a számára szerkeszthető tartalmakon.

Státuszok

A SharePoint alapokon fejlesztett szerződéskezelő 2 modulban nyilvántartott szerződések kezelését státuszértékek segítik. Egy szerződés státuszértéke mindig az adott bejegyzés aktuális állapotát szemlélteti. Ez alapján megállapítható, hogy a vizsgált szerződéssel milyen korábbi munkavégzés történt, és milyen további feladatok várhatóak azzal kapcsolatban. Egy szerződés egy adott időpontban mindig pontosan egy státuszértékkel rendelkezik, ami lehet:

• Rögzített: A modulban új szerződésként regisztrált bejegyzés Rögzített státuszban jön létre. A szerződés készítése folyamat során bármelyik ellenőrző, véleményező vagy jóváhagyó elutasító döntése esetén a szerződés státusza Rögzített-re módosul és a folyamat befejeződik.
• Készítés alatt: A szerződés készítése folyamat indításakor a szerződés státusza Készítés alatt-ra módosul, és a szerződésen beállított munkaszám alapján a rendszer a projektvezető által felkért készítőket bízza meg a szerződés elkészítésével. Ha nincsenek ilyen személyek, akkor a készítés helyett az ellenőrzéssel indul a folyamat.
• Ellenőrzés alatt: A szerződés akkor kerül ebbe a státuszba, amikor a Projektvezető által felkért készítők feladatuk végrehajtásával jelezték a szerződés elkészítését. Ekkor a szerződésen beállított Munkaszám alapján a Projektadminisztrátor kap megbízást a szerződés ellenőrzésére. Ha nem voltak felkért készítők, a folyamat az ellenőrzéssel indul.
• Véleményezés alatt: Ebbe a státuszba akkor kerül a szerződés, amikor a Projektadminisztrátor ellenőrizte és jóváhagyta azt. Ekkor a szerződésen beállított csoport alapján (alapértelmezetten gazdasági igazgató), a szerződés munkaszáma alapján (További szerződés véleményezők), illetve az opcionálisan a szerződés adatlapon regisztrált Véleményezőket bízza meg a rendszer a szerződés véleményezésével.
• Jóváhagyás alatt: Ebben a státuszban van a szerződés akkor, amikor az annak véleményezésével megbízott összes Véleményező Jóváhagyás döntést hozott. Ekkor a rendszer a szerződésen beállított munkaszám alapján a Szerződésgazdát bízza meg a szerződés ellenőrzésével.
• Jóváhagyva: A szerződésgazda jóváhagyását követően a szerződés Jóváhagyva státuszba kerül. A jóváhagyott példányt ekkor a rendszeren kívül kell aláíratni.
• Aláírt: A visszaérkezett szerződés fizikai aláírásának regisztrálásakor a rendszer automatikusan állítja be az Aláírt státuszt. A szerződés itt várakozik a hatálybalépés dátumára, majd automatikusan Hatályban-ra módosul a státusza.
• Hatályban: A szerződés a beállított Hatálybalépés dátumával kerül Hatályban státuszba.
• Lejárt: A szerződésen a Megszüntetve funkció segítéségével beállításra került a lejárat ténye, indoklása, és ideje. A Lejárt státusz a funkció indításakor beállított dátummal állítódik be.
• Megszűnt: A szerződésen a Megszüntetve funkcióval beállításra került a megszűnés ténye, indoklása és ideje. A Megszűnt státusz a funkció indításakor beállított dátummal állítódik be.
• Törölt: A szerződésen a Megszüntetve funkcióval beállításra került a megszűnés ténye, indoklása és ideje. A Törölt státusz a funkció indításakor beállított dátummal állítódik be.

Szerepkörök

A SharePoint alapokon fejlesztetett szerződéskezelő 2 modulban történő munkavégzéssel kapcsolatban az alábbi szerepkörök érintettek:

• Szerződésgazda: A rendszer az elkészült szerződés jóváhagyásával bízza meg.
• Projektadminisztrátor: A rendszer a szerződés készítése során elkészült szerződés ellenőrzésével bízza meg.
• Véleményezők: Ezen felhasználókat a rendszer a szerződés készítése során annak véleményezésével bízza meg.
• Érintettek: A szerződés adatlapján megjelölt, arra vonatkozóan olvasó jogosultsággal rendelkező felhasználók.
• Projektvezető: A szerződés készítője. Új szerződés felvételére jogosult személy. Ha szükséges, további készítőket kérhet fel, akik a szerződés készítése során feladatot kapnak. Jogosult a szerződés tulajdonságainak meghatározására, de a szerződés dokumentumot nem szerkesztheti!
• Projekt tagok: Automatikusan olvasó jogosultságot kapnak az adott szerződésre vonatkozóan.

A modul elérése, navigáció

A SharePoint keretrendszerben fejlesztett szerződéskezelő 2 modul kezdőlapja a karaDox kezdőlap Szerződéstár hivatkozással vagy a felső navigációs sor Szerződéskezelő hivatkozásának segítségével érhető el.

1. ábra:karaDox kezdőlap – szerződéstár 2 modul elérése

A kezdőlap az alábbi hivatkozásgombokat tartalmazza:

• Új szerződés: új szerződés létrehozása a szerződésvarázsló segítségével
• Szerződéstár: a modul szerződés-nyilvántartásának böngészése
• Kimutatások: a szerződéstár tartalmát feldolgozó kimutatások nyilvántartása
• Törzsadatok: a modul működéséhez szükséges alapadat nyilvántartás

A fenti hivatkozások mellett a modulban történő navigációt a bal oldali navigációs sávon elhelyezett hivatkozások is segítik:

• Kezdőlap: a modul kezdőlapjának elérése
• Szerződések: a szerződéstár nyilvántartás elérése
  • Saját szerződéseim: a bejelentkezett felhasználó által létrehozott szerződések megtekintése
  • Készítés alatti szerződések: a szerződés készítése folyamat valamely alfolyamatában érintett szerződések megtekintése
  • Érvényes szerződések: az Aláírt és Hatályban státuszú szerződések megtekintése
• Mérföldkövek: a rendszer nyilvántartásában szereplő Várakozó mérföldkövek megtekintése
• Kimutatások: a kimutatások tár elérése
• Törzsadatok: a törzsadatok tár elérése
• Sablonok: a szerződések létrehozásánál mellékletként kiválasztható sablondokumentumokat nyilvántartó tár

A kezdőlapon továbbá elhelyezésre kerültek az alábbi kijelzők:

• Szerződések: A modul szerződés-nyilvántartásának böngészése előre meghatározott feltételek (legújabbak, adott héten, hónapban valamint idén lejáróak) szerint.
• Mérföldkövek: A kijelző a szerződéstárban nyilvántartott szerződések mérföldköveit jeleníti meg előre meghatározott feltételek alapján.
• Nyitott feladataim: A bejelentkezett felhasználó által még nem végrehajtott feladatok.

2. ábra:szerződéskezelő 2 modul kezdőlap

Sablonok kezelése

A bal oldali navigációról elérhető Sablonok dokumentumtárban elhelyezett dokumentumsablonok szerkeszthetőek, letölthetőek és felhasználhatóak egy-egy új szerződés létrehozása során. Új szerződés létrehozásánál a létrehozó felhasználó is kiválaszthat egy vagy több sablondokumentumot a szerződéshez, de igénybe vehető az automatizált sabloncsatolás funkció is, amely a sablonokkal kapcsolatban eltárolt tulajdonságok (cég, szerződés fajta, szerződés típus) alapján társítja az újonnan létrehozott szerződéshez a megfelelő dokumentummellékletet.

Amennyiben a kiválasztott sablon tartalma megfelelő, akkor az új szerződés létrehozása során közvetlenül kiválasztható a felhasználni kívánt sablon. Ekkor ez a sablon a szerződés létrejöttekor automatikusan kapcsolódik a szerződéshez.

Ha viszont a sablon tartalma a felhasználás előtt aktualizálandó, de az eredeti sablonra nem kívánja a felhasználó átvezetni az ennek során végrehajtott módosításokat, akkor az alkalmazandó sablont először le kell tölteni, majd a megfelelő tartalommal ellátni, szerkeszteni, végül pedig feltölteni azt a szerződéshez kapcsolódó dokumentumként.

Új dokumentum feltöltése a sablontárba

Új dokumentumsablon feltöltése a kijelző felett elhelyezett új dokumentum hivatkozás segítségével kezdeményezhető. Az így megjelenő űrlapon a Tallózás gombbal kiválasztható a feltölteni kívánt állományt.

Miután a kiválasztott fájl feltöltésre került a nyilvántartott sablonok közé, a megjelenő űrlapon kell beállítani a tulajdonságokat (pl.: cég, szerződés fajtája típusa, formátumtulajdonságok stb.).

A sablonként nyilvántartott dokumentum szerkesztése

A sablontárban nyilvántartott dokumentumok tartalmának szerkesztése a sablon nevére történő kattintással indítható vagy kezdeményezhető a Fájlok szalagmenü Dokumentum szerkesztése funkciógombjának segítségével.

Sablon dokumentum letöltése

A sablonnyilvántartás valamely elemének szerződés dokumentumként történő felhasználásához először le kell tölteni a felhasználni kívánt állományt. Ehhez ki kell jelölni a letölteni kívánt sablont, majd a Fájlok szalagmenü Másolat letöltése funkciógombjával indítható a folyamat.

3. ábra:Másolat letöltése funkció a fájlok szalagmenüben

A letöltött sablon dokumentum szerkeszthető, módosítható, majd pedig az újonnan létrehozott szerződéshez kapcsolódó dokumentumként feltölthető.

Sablon dokumentum törlése

Amennyiben a Sablonok tárban nyilvántartott valamely dokumentum törölése válik szükségessé, az állomány törléséhez ki kell jelölni a letölteni kívánt sablon(oka)t, majd a Fájlok szalagmenü (lásd 3. ábra) Dokumentum törlése funkciógombjának segítségével törölhető(ek) a kívánt állomány(ok).

Szerződések kezelése

Új szerződés felvétele

A SharePoint alapú szerződéskezelő 2 modul nyilvántartásának új szerződéssel történő bővítéséhez a modul kezdőlapján (lásd 2. ábra), a létrehozni kívánt szerződés típusától függően, az új normál/megrendelés/adásvételi/e-mail alapú/szóbeli szerződés hivatkozás használandó. Az így megjelenő űrlapon be kell állítani a létrehozni kívánt szerződéskövetkező tulajdonságait.

• Cég: Annak a cégnek a neve, amihez a szerződés iktatódik.
• Ügyfél: A szerződés partnere.
• Munkaszám: Az itt kiválasztott munkaszám alapján választja ki a rendszer azt a projektvezetőt, a projektadminisztrátort és a szerződésgazdát, akiknek majd feladata lesz a szerződés elkészítésére vonatkozóan, illetve ez alapján kapnak olvasó jogosultságot az adott szerződésre vonatkozóan bizonyos projekt-tagok.
• Véleményezők: Azon személyek, akiket a gazdasági igazgatón kívül a szerződés készítésének véleményezésével kívánunk megbízni.
• További szerződéskészítő: Azok, akiket a projektvezető a szerződés készítésével bíz meg.
• Érintettek: Azok, akinek a munkaszám alapján azonosított felhasználókon kívül még hozzáférést kívánunk biztosítani a szerződéshez.
• Kapcsolódó megrendelői szerződés: Ha a szerződés típusa alvállalkozói, akkor a tallózóikon segítségével kiválasztható a kapcsolódó megrendelői szerződés.
• Kapcsolódó szerződés: Amennyiben van ilyen, az a szerződés, melyhez a regisztrálni kívánt szerződés módosító vagy megszüntető szerződésként kapcsolódik.

A szerződés tulajdonságainak meghatározása után hozható létre az új szerződés, amikor is a rendszer a szerződésen beállított cég, szerződésfajta és szerződéstípus tulajdonságok alapján megkísérli az új szerződéshez kapcsolódó sablon automatikus kiválasztását és csatolását.

• Ha a Sablontárban azonosítható a fenti tulajdonságoknak együttesen megfelelő sablon, akkor a rendszer – ha csak a Sablon kiválasztása funkcióval ez felülbírálásra nem kerül – az azonosított sablont/sablonokat csatolja az új szerződéshez.
• A létrehozni kívánt szerződéshez a felhasználó maga is csatolhatja a sablont, ami az űrlapon a Sablon kiválasztása gomb segítségével végezhető el.
  

4. ábra:új szerződés létrehozása űrlap

A sablontárból elérhető, címke hivatkozásokkal is ellátott szerződésdokumentumok használata esetén a SharePoint alapú szerződéskezelő 2 rendszer automatikusan átvezeti a dokumentumhoz szükséges tulajdonságokat a kiválasztott dokumentum példányba a szerződés adatlapról. Ez az átvezetés egyaránt megtörténik a szerződés létrehozásakor, illetve a szerződés tulajdonságainak későbbi módosítása során – amennyiben a módosítás érinti a címke hivatkozott tulajdonságo(ka)t.

Sablon kiválasztása

Az új szerződés létrehozására szolgáló űrlapon (lásd 4. ábra) a Sablon kiválasztása gomb megnyomására megjelenő felületen választható ki az az egy vagy több szerződéssablon, amit a létrehozni kívánt szerződés mellékleteként kíván beállítani a felhasználó. Amennyiben nem a felhasználó választja ezt ki, akkor a rendszer a sablontár nyilvántartásából a szerződésen beállított Cég, Szerződés fajta (Normál szerződés, Megrendelés, Adásvételi szerződés), Formátum, és Szerződés típusnak megfelelő sablont fogja automatikusan a szerződéshez kapcsolni. Ha nem talál ilyet, akkor a szerződés dokumentum melléklet nélkül jön létre.

A dokumentum kiválasztása az alkalmazni kívánt sablon sorában megjelenő jelölőikon segítségével indítható, majd a megfelelő sablon kiválasztása után a Létrehozás gomb megnyomására a rendszer létrehozza az új szerződést a kiválasztott sablon dokumentum melléklettel. A Vissza gomb segítségével a varázsló visszaléptethető a létrehozni kívánt szerződés tulajdonságainak szerkesztésére szolgáló űrlapra.

5. ábra:sablon dokumentum kiválasztása és létrehozása

Új sablon feltöltése és alkalmazása

A sablontárhoz hasonlóan a szerződés létrehozás varázsló is lehetőséget biztosít új szerződés sablon feltöltésére. Ez az 5. ábrán a sablonok felett látható új dokumentum hivatkozás segítségével kezdeményezhető, majd a tallózó űrlap segítségével kiválasztható a feltölteni kívánt állomány. A kiválasztott sablon a feltöltését követően kiválaszthatóvá válik az új szerződés létrehozására szolgáló űrlapon.

Szerződés adatlap megtekintése

A szerződéstárban nyilvántartott szerződésekhez a modulban egy-egy adatlap felület tartozik, amely adatlapról leolvasható az aktuálisan megtekintett szerződés:

• minden fontos tulajdonsága (attribútuma),
• a szerződéshez kapcsolódó feladatok listája,
• a szerződéshez kapcsolódó dokumentumok listája,
• a szerződéshez kapcsolódó bejegyzések (mérföldkövek, események stb.) listája.

A nyilvántartásban szereplő valamely szerződés adatlapja megtekinthető a Szerződés száma hivatkozás, illetve a vizsgált szerződés sorából elérhető Elem megtekintése hivatkozás segítségével.

Az így megnyitott szerződés adatlap az alábbi alkotóelemekből áll:

• Szalagmenü: Innen érhetőek el a szerződéssel kapcsolatosan kialakított funkciók kezdeményezésére szolgáló gombok.
• A szerződés részletes adatainak listája: A szerződés létrehozásakor, illetve a bejegyzés tulajdonságainak későbbi szerkesztései alkalmával rögzített/módosított tulajdonságok listája.
• Kapcsolódó dokumentumok: Az adott szerződéshez kapcsolódó dokumentumok listája.
• Kapcsolódó feladatok: A Szerződés készítése folyamat által kiosztott feladatok.

Kapcsolódó bejegyzések: Az adott szerződéshez kapcsolódó Eseményeket, Mérföldköveket, Kapcsolattartókat, Emlékeztetőket, illetve a Kapcsolódó szerződéseket megjelenítő felületek összessége.

6. ábra:szerződés adatlap

Szerződés adatlap szerkesztése

A szerződés részletes adatai között nyilvántartott tulajdonságok szerkesztéséhez az Elem szerkesztése funkció használható.

A sablontárból elérhető, címke hivatkozásokkal is ellátott szerződés dokumentumok használata esetén a SharePoint alapú szerződéskezelő 2 rendszer automatikusan átvezeti a dokumentumhoz szükséges tulajdonságokat a kiválasztott dokumentum példányba a szerződés adatlapról. Ez az átvezetés egyaránt megtörténik a szerződés létrehozásakor, illetve a szerződés tulajdonságainak szerkesztése során – amennyiben a módosítás érinti a címke hivatkozott tulajdonságo(ka)t.

A funkció kezdeményezhető:

• A bármely olyan felületéről, ahol megjelenik a szerkeszteni kívánt szerződés, a szerződés sorában megjelenő elem szerkesztése ikon vagy a szerződés kijelölését követően az Elemek szalagmenü Elem szerkesztése funkciógomb segítségével.
• Az aktuálisan megtekintett szerződés adatlapjának szalagmenüjéből elérhető Elem szerkesztése funkciógombbal.

7. ábra: a szerződés adatlapjáról elérhető szalagmenü – Elem szerkesztése funkciógomb

Az így megjelenő űrlapon módosítható a szerződés legtöbb nyilvántartott tulajdonsága.

A szerződéshez kapcsolódó bejegyzések karbantartása

A SharePoint keretrendszerben kialakított szerződéstár 2 modulban lévő szerződésekhez az alábbi típusok közül kapcsolódhat egy vagy több bejegyzés:

• Események
• Mérföldkövek
• Kapcsolattartók
• Emlékeztetők
• Kapcsolódó szerződések
• Kapcsolódó feladatok

Új bejegyzés felvétele

A megtekintett szerződéshez az egyes kijelzőkből elérhető Új elem hozzáadása hivatkozás segítségével lehet új Esemény/Mérföldkő/Kapcsolattartó/Emlékeztető bejegyzést felvenni.

8. ábra: új szerződéshez kapcsolódó bejegyzés hozzáadása

A fenti hivatkozásokra kattintva megjelenik a kiválasztott bejegyzéstípus rögzítésére szolgáló új elem űrlap, ahol meghatók a rögzítendő bejegyzés tulajdonságai, majd létrehozható az új bejegyzés.

Bejegyzés szerkesztése

A szerződéshez korábban felvett bejegyzések szerkesztése a szerkesztendő bejegyzés megnevezésére kattintva megjelenő adatlap Elem szerkesztése funkciójának használatával történhet. A megjelenő szerkesztő űrlapon lehet regisztrálni a szükséges módosításokat. Adott felhasználó csak a saját maga által létrehozott bejegyzéseket módosíthatja.

Bejegyzés törlése

A fent ismertetett módon elérhető lista Elem törlése funkciójának segítségével végezhető el.

Kapcsolódó dokumentumok kezelése

A SharePoint alapú szerződéskezelő 2 modulban nyilvántartott szerződésekhez egy vagy több – akár különféle típusú – dokumentum kapcsolódhat, melyek az adott szerződés adatlapjáról elérhetőek.

Új kapcsolódó dokumentum feltöltése a Dokumentum hozzáadása hivatkozás segítségével lehetséges. A feltöltést követően megjelenő űrlapon a Tartalomtípus legördülő listából ki kell választani a feltölteni kívánt dokumentum típusát, illetve megadható a dokumentum Tárgya is.

Az újonnan feltöltött kapcsolódó dokumentummal az alább tevékenységek végezhetőek:

• dokumentum szerkesztése,
• a dokumentum tulajdonságainak megtekintése/szerkesztése,
• másolat letöltése,
• a kapcsolódó dokumentum törlése.

9. ábra: a szerződés kapcsolódó dokumentuma és a hozzá kapcsolódó funkcionalitás

Kapcsolódó iktatások kezelése

A karaDox rendszer lehetőséget biztosít a szerződéstárban nyilvántartott szerződésekhez kapcsolódó iktatás kapcsolatok beállítására. Egy szerződéshez kapcsolódhat egy vagy több irat és számla, de egy iktatás egy időben maximum egy szerződéshez kapcsolódhat.

Egy szerződéshez kapcsolódóan beállított iratok és számlák listája megtekinthető a szerződés adatlapjáról elérhető szalagmenü (lásd 7. ábra) Kapcsolódó iktatások funkciógombjára kattintva. Így megjeleníthetőek azok az iratok és számlák, melyek a szerződéshez kapcsolódó elemként lettek beállítva. Az egyes iktatások adatlapjai elérhetőek az elem Iktatószámára kattintva.

10. ábra: szerződéshez kapcsolódó iktatások listája

Szerződés készítése

A Szerződés készítése egy több alfolyamatból álló munkafolyamat, melyek során a SharePoint alapú rendszerbe Rögzített státuszban bekerülő szerződés készítését, ellenőrzését, véleményezését és jóváhagyását a rendszer egymást követő feladatok láncolatában valósítja meg, és teszi ellenőrizhetővé, visszakövethetővé. Az alfolyamatok minden esetben egy vagy több feladatból állnak, és az egyes feladatoknak mindig pontosan egy felelőse van, aki a feladat végrehajtásával, és ha erre lehetőség van, döntésének, valamint indoklásának rögzítésével befolyásolhatja a készítést.

A folyamat a szerződés adatlapján elhelyezett szalagmenü (lásd 7. ábra) Szerződés készítése gombjának megnyomásával indítható, majd az így megjelenő űrlapon az Indítás gomb megnyomásával kezdeményezhető a Szerződés készítése.

Amennyiben További szerződés készítők vannak meghatározva, akkor a folyamat a Szerződés készítése munkafolyamattal indul és a szerződés státusza Készítés alatt-ra módosul, amennyiben nincsenek, akkor a folyamat a Szerződés ellenőrzés munkafolyamattal indul és a szerződés státusza Ellenőrzés alatt-ra módosul.

Szerződés készítése

A Szerződés készítése folyamat első alfolyamatában a SharePoint alapú szerződéskezelő 2 rendszer a szerződésen beállított További készítőket bízza meg a szerződés elkészítésével. Erre vonatkozóan új feladatok jönnek létre, melyekről e-mail értesítés is kézbesítésre kerül. Ha a szerződésen nincsenek további készítők, akkor ez a folyamatlépés kihagyásra kerül. A készítők e-mail értesítést kapnak feladatukról.

A szerződés elkészültét a felhasználó feladatának végrehajtásával jelezheti. A feladat végrehajtásához annak adatlapját kell megnyitni az értesítő e-mail üzenetből, a karaDox rendszer, illetve a Szerződéstár modul kezdőlapjáról, vagy a készítés alatt álló szerződés Kapcsolódó feladatok kijelzőjéről.

A feladat adatlap végrehajtása az adatlap szalagmenüjében elhelyezett Elem szerkesztése szalagmenü gombjának segítségével kezdhető. Az így megjelenő szerkesztő űrlapon az alábbi opciók érhetőek el:

• A Feladat végrehajtása gombra kattintva a rendszer ellenőrzi, hogy van-e még aktív Szerződés készítése feladat a készítés alatt álló szerződéshez kapcsolódóan.
  • Ha nincs, akkor a készítés alfolyamat lezárul, és a munkafolyamat az Ellenőrzés alfolyamattal folytatódik. A szerződés státusza Ellenőrzés alatt-ra módosul.
  • Ha van, akkor a rendszer várakozik ezen feladat(ok) végrehajtására.
• A Piszkozat mentése gomb megnyomásával a feladat állapota Folyamatban-ra állítható. A gomb segítségével (opcionálisan) a készítés elkezdése regisztrálható.
• A Megjegyzés mezőben a készítéssel kapcsolatos megjegyzések rögzíthetőek, melyek később visszakereshetőek a feladat adatlapjáról és a Kapcsolódó feladatok kijelzőből is.
• A Kapcsolódó listaelem hivatkozás segítségével annak a szerződésnek az adatlapja érhető el, amire vonatkozik az aktuálisan szerkesztett feladat.

Szerződés ellenőrzés

Miután a szerződés készítése alfolyamathoz kapcsolódó feladatokat azok felelősei végrehajtották, a SharePoint alapokon fejlesztett szerződéskezelő 2 rendszer a szerződésen beállított munkaszámnak megfelelő Projekt adminisztrátort bízza meg az elkészített szerződés ellenőrzésével, akinek új feladat jön létre a rendszerben és erre vonatkozó e-mail értesítést is kap. A feladat felelőse egyaránt szerkesztheti a szerződés dokumentumot, illetve annak tulajdonságait.

Miután a Projekt adminisztrátor ellenőrizte a szerződést, az arra vonatkozó döntését a számára létrehozott feladat végrehajtásával rögzítheti. Feladatát az előzőekben ismertetett forrásokból megnyitva, a szalagmenü Elem szerkesztése funkciógombjára kattintva hajthatja végre.

A feladat szerkesztő űrlapján az alábbi döntés valamelyike és ahhoz megjegyzés rögzíthető:

• Jóváhagyom: Ezt követően a szerződés készítése folyamat a Véleményezés alfolyamattal folytatódik. A szerződés státusza Véleményezés alatt-ra módosul.
• Elutasítom: Ekkor a szerződés készítése folyamat megáll és a rendszer e-mailben értesíti a szerződés Projekt vezetőjét az elutasításról. A szerződés státusza Rögzített-re módosul. A készítés folyamat újraindítható.

A feladat a Feladat végrehajtása gombra kattintva zárható le, ekkor a döntésnek megfelelően folytatódhat a készítés.

Szerződés véleményezés

A szerződés ellenőrzését követően a szerződés készítése folyamat következő alfolyamataként a SharePoint alapokon kialakított szerződéskezelő 2 rendszer a gazdasági igazgatót, a további szerződés véleményezőket, valamint a szerződés adatlapján véleményezőként regisztrált felhasználókat bízza meg a szerződés véleményezésével. A feladat felelősei egyaránt szerkeszthetik a szerződés dokumentumot, illetve annak tulajdonságait.

Miután egy véleményező ellenőrizte a szerződést, az arra vonatkozó döntését (Jóváhagyás vagy Elutasítás) a számára létrehozott feladat végrehajtásával rögzítheti. Feladatát a már ismertetett forrásokból megnyitva, a szalagmenü Elem szerkesztése funkciógombjára kattintva hajthatja végre. Ekkor rögzíthető az alábbi döntések valamelyike illetve megjegyzés is fűzhető hozzá.

• Jóváhagyom: Ekkor a rendszer ellenőrzi, hogy van-e még aktív Szerződés jóváhagyása – véleményezés feladat az adott szerződéshez kapcsolódóan. Ha van, akkor a rendszer várakozik ezen feladat(ok) végrehajtásakor beállított döntés(ekre), ha pedig nincs, akkor a szerződés készítés a Jóváhagyatás alfolyamattal folyatódik, és a státusza Jóváhagyás alatt-ra módosul.
• Elutasítom: A rendszer ekkor a véleményezett szerződéshez kapcsolódó összes többi – még végre nem hajtott – feladatot is lezárja, és a szerződés készítése folyamat leáll. A rendszer e-mailben értesíti a szerződés projekt vezetőjét az elutasításról. A szerződés státusza Rögzített-re módosul. A készítés folyamat újraindítható.

A feladat a Feladat végrehajtása gombbal zárható le, ekkor a Döntésnek megfelelően folytatódhat a készítés.

Szerződés jóváhagyás

Amennyiben minden véleményező jóváhagyta a szerződést, a rendszer a szerződés munkaszámából azonosítható műszaki igazgatót, vagyis a szerződésgazdát bízza meg a szerződés jóváhagyatásával. A feladat felelőse egyaránt szerkesztheti a szerződés dokumentumot, illetve annak tulajdonságait.

Miután a szerződésgazda ellenőrizte a szerződést, az arra vonatkozó döntését a számára létrehozott feladat végrehajtásával rögzítheti. Feladatát az előzőekben már ismertetett módon érheti el és hajthatja végre. Döntése az alábbiak valamelyike lehet, melyhez megjegyzés fűzhető.

• Jóváhagyom: Ekkor a szerződés készítése folyamat lezárul, és a szerződés státusza Jóváhagyva-ra módosul. A szerződés mérföldköveit a rendszer automatikusan átvezeti a szerződés munkaszámának megfelelő projekt Mérföldkövek nyilvántartásába.
• Elutasítom: Ez esetben a szerződés készítése folyamat megáll, és a rendszer e-mailben értesíti a szerződés projektvezetőjét az elutasításról. A szerződés státusza Rögzített-re módosul. A készítés folyamat újraindítható.

A feladat a fentiekhez hasonlóan zárható le. Ekkor a jóváhagyott szerződés aláíróját, aláírásának dátumát, és hatálybalépésnek dátumát az Aláírva funkció segítségével be kell állítani.

Aláírva

A szerződés adatlapjáról indítható Aláírva funkcióval regisztrálható a szerződés Aláírásának és Hatálybalépésének dátuma, illetve az Aláíró személy(ek) neve. A funkció a szerződés adatlapján lévő szalagmenü Aláírva gombjával indítható. Az így mejelenő űrlapon kell megadni a fenti adatokat.

A SharePoint alapú szerződéskezelő 2 rendszer megvizsgálja az aktuális dátumot és

• ha a mai dátum kisebb (korábbi), mint a hatálybalépés dátuma, akkor a szerződés státusza Aláírt marad, és a rendszer várakozik az űrlapon megadott Hatálybalépés dátumára, majd ekkor automatikusan állítja be a szerződés Hatályban státuszát,
• ha pedig a mai dátum nagyobb vagy egyenlő, mint a hatálybalépés dátuma, akkor a szerződés státusza Hatályban-lesz.

Megszüntetve

A szerződés adatlapján lévő szalagmenü (lásd 7. ábra) Megszüntetve funkciógombjának segítségével a vizsgált szerződés Megszűnése, Törlése, vagy Lejáratának ténye regisztrálható az alábbi adatok megadásával:

• Befejezés típusa: A legördülő listából kiválasztható a megszüntetés oka, ami lehet:
  • Lejárt: A szerződés státusza a lentebb beállított dátummal Lejárt
  • Megszűnt: A szerződés státusza a lentebb beállított dátummal Megszűnt
  • Törölt: A szerződés státusza a lentebb beállított dátummal Törölt
• Befejezés dátuma: A rögzíteni kívánt esemény dátuma.
• Oka: A funkció indításának, illetve a Befejezés típusnak megfelelő indoklás.

A rendszer ekkor is ellenőrzi az aktuális dátumot és:

• ha a mai dátum kisebb (korábbi), mint a Befejezés dátuma, akkor a rendszer várakozik, és az űrlapon megadott Befejezés dátumakor automatikusan állítja be a szerződésen a Befejezés típusának megfelelő státuszt.
• ha pedig a mai dátum nagyobb vagy egyenlő, mint a Befejezés dátuma, akkor a rendszer az űrlapon megadott Befejezés típusának megfelelő státuszt állít be a szerződésen.

Módosító szerződés létrehozása

A szerződés adatlapjáról elérhető Módosító szerződés létrehozása szalagmenügomb segítségével (lásd 7. ábra) az aktuálisan megtekintett szerződés tulajdonságai alapján lehet létrehozni egy új, módosító szerződést. Ekkor a SharePoint alapokon kialakított szerződéskezelő 2 rendszer létrehozza az új szerződés példányt, majd pedig megnyitja az új szerződés adatlapját.

Az új szerződés

• szerződésszámát a rendszer az eredeti szerződésszámot alapul véve határozza meg,
• Rögzített státuszban jön létre,
• tulajdonságait a rendszer az eredeti szerződésről örökölteti,
• kapcsolódó dokumentumainak nyilvántartásába a rendszer új dokumentumként létrehozza azokat az állományokat, melyek az eredeti szerződés Kapcsolódó dokumentumok kijelzőjében Munkapéldány típussal voltak eltárolva,
• mérföldköveit és a kapcsolattartóit a rendszer átvezeti az eredeti szerződésről.

Szerződés másolása

A szerződés adatlapjáról elérhető szalagmenü (lásd 7. ábra) Szerződés másolása gombjának segítségével az aktuálisan megtekintett szerződés alapján új szerződés hozható létre.

Az ezt követően megjelenő űrlap lehetővé teszi az új szerződés munkaszámának kiválasztását, majd pedig a rendszer létrehozza az új szerződést, amelyet automatikusan ellát az eredeti szerződés tulajdonságaival. Az újonnan létrejött szerződéshez új bejegyzésekként létrejönnek az eredeti szerződés mérföldkövei, kapcsolattartói, és munkapéldány dokumentumai.

Az újonnan létrejött szerződés elérhető a szerződéstárból, státusza Rögzített lesz.

Szerződéstár

A kezdőlapon elhelyezett Szerződéstár hivatkozás (lásd 2. ábra) a modul szerződés-nyilvántartását nyitja meg, ahol különféle, előre meghatározott paraméterekkel rendelkező nézetek segítségével böngészhető a tár tartalma, illetve a Minden elem nézet segítségével a teljes nyilvántartás is megtekinthető.

A listában megjelenő szerződések adatlapja megtekinthető a Szerződés számára kattintva vagy a kijelölését követően az Elemek szalagmenüben lévő Elem megtekintése funkciógomb segítségével is.

A kiválasztott szerződés adatlapjának szerkesztése a szintén az Elemek szalagmenüből elérhető Elem szerkesztése funkciógomb segítségével kezdeményezhető.

Kimutatások

A modul kezdőlapján (lásd 2. ábra) elhelyezett Kimutatások hivatkozásra kattintva a modul adatbázisára támaszkodó kimutatás állományokat tartalmazó dokumentumtár érhető el.

A Kimutatások tárban megjelenő egyes állományok annak Nevére kell kattintva tekinthetők meg, majd szükség szerint frissíteni kell a megnyitott adatkapcsolatot.

Új állomány az új dokumentum hivatkozás segítségével, a tallózást követően, tölthető fel.

Törzsadatok

A karaDox rendszer azon adatai a törzsadatok, melyek az egyes szerződésekkel kapcsolatban nyilvántartott tulajdonságok értékkészletét szolgáltatják, illetve a szerződések hozzáférhetőségével és készítésével kapcsolatos információkat tárolnak.

A törzsadatok tartalmának beállítása és szükség szerinti aktualizálása minden esetben a rendszer üzemeltetésével megbízott rendszergazdák feladata.