karaDox™ Dokumentumkezelő - felhő alapú

karaDox™ Dokumentumkezelő – felhő alapú

A KARÁDI által fejlesztett felhő alapú dokumentumkezelő célja, hogy az adott vállalat által nyilvántartott dokumentumokat SharePoint online környezetben tárolja, rendszerezze és visszakereshetővé tegye.

Az alkalmazás kialakításánál elsődleges szempont a dokumentumok kezelésének megkönnyítése: a SharePoint által nyújtott attribútum kezelés előnyeit felhasználva dokumentumtípusonként eltérő struktúrájú dokumentumtárak hozhatóak létre, melyek használata és az Online keretrendszer hozzáférhetősége együttesen alkalmazva kiválthatják a vállalat által korábban használt dokumentum-nyilvántartási módszereket.

A rendszer kialakításának további fontos célja és előnye az elemzési lehetőségek megvalósítása. Az elemzés a SharePointon tárolt információk alapján az Excel alkalmazásban történhet, az Excel széles funkcionalitásának (kimutatások, diagramok, szűrések, feltételes formázások stb.) segítségével.

A felhő alapú dokumentumkezelő rendszer bevezetésének előnyei

• Dokumentum- és tulajdonság-nyilvántartás: A SharePoint Online keretrendszerben megvalósított modulban tárolt dokumentumok egyedi (adminisztrációt segítő, visszakereshetőséget támogató) tulajdonságokkal láthatóak el. Mind a dokumentum tartalma, mind pedig a dokumentummal kapcsolatban nyilvántartott tulajdonságok megtekinthetőek, illetve módosíthatóak az erre jogosult felhasználók számára.
• Naprakészség: A rendszer naprakészen tartja nyilván a vállalat dokumentumait és az azokhoz regisztrált tulajdonságokat.
• Duplikátumok megszüntetése, attribútumok egységesítése: A dokumentumok nem különféle mappákban, elektronikus levelek mellékleteként kerülnek többszörösen tárolásra, hanem egyetlen rendszerben, a dokumentum típusának megfelelő attribútumokkal és struktúra szerint.
• Elemzési lehetőségek: Különböző jelentések, elemzések készíthetők a rendszerben nyilvántartott adatokból.
• Hozzáférhetőség: Mivel a rendszer SharePoint Online keretrendszerben kerül megvalósításra, annak URL címe (internetkapcsolat megléte mellett) bárhonnan behívható, és a felhasználói authentikálást követően a teljes adatbázis hozzáférhető.

A modul felépítése

A struktúráját tekintve a felhő alapú dokumentumkezelő modul egy központi felületből (Kezdőlap), illetve az egyes dokumentumtípusokat nyilvántartó tárakból áll.

Kezdőlap

A felhasználó a modult az elsődleges URL cím behívásával érheti el, amin keresztül a sikeres authentikálását követően a felhő alapú dokumentumkezelő kezdőlapjára jut, mely az alábbi alkotóelemekből áll.

• Navigációs sáv: Itt találhatók a modulon belüli navigációt segítő hivatkozások, melyek elnevezésére kattintva az azoknak megfelelő dokumentumtípusok tárolására szolgáló dokumentumtárak érhetőek el. Ez a navigáció a modul összes felületéről használható.
• Csempe hivatkozások: A csempe elemek – melyekhez ikon és rövid ismertető is párosítható – hivatkozásokként használhatóak, és az egyes dokumentumtárak, az egyéb nyilvántartó felületek, valamint funkciók elérésére szolgálnak.
• Nyitott feladataim, Új dokumentumok: Ezek a kijelzők specifikusan a bejelentkezett felhasználó számára hasznos információkat tartalmazzák. A Nyitott feladataim a felhasználó elvégzendő feladatait jelenítheti meg, míg az Új dokumentumok kijelző a rendszerbe legutóbb rögzített dokumentumokat listázza.

Dokumentum adatlap

A SharePoint online környezetben kialakított dokumentumtárban tárolt dokumentumokhoz kapcsolódóan a rendszer a dokumentum tulajdonságainak mentésére és módosítására biztosít lehetőséget. Ezen tulajdonságok adatmezőkben rögzíthetőek, amelyek dokumentumtípusonként különböző adatlapokon jelennek meg.

A dokumentum adatlap eléréséhez a dokumentum kijelölését követően a Fájlok szalagmenü Tulajdonságok megtekintése funkciógomb használható.

A dokumentum adatlap struktúráját tekintve két szegmense osztható.

1. Az adatlap felső részén a dokumentum tulajdonságainak felsorolása látható a tulajdonságmezőkben rögzített értékkel.
   • A Név tulajdonsághivatkozás segítségével a dokumentum tartalma tekinthető meg, és amennyiben a dokumentumformátum és a felhasználó jogosultsága ezt lehetővé teszi, a szerkesztése is itt kezdeményezhető.
   • A tulajdonságlistában elhelyezett további kattintható hivatkozások (Kapcsolódó jegyzőkönyv, Terület stb.) azon dokumentumok vagy törzsadatok adatlapjára mutatnak, melyekhez kapcsolódik a megtekintett dokumentum.

2. A dokumentum tulajdonságait nyilvántartó lista alatt specifikusan a megtekintett dokumentumhoz kapcsolódó más típusú dokumentumok listája látható. A rendszer képes felismerni az egyéb tárakból beállított dokumentumkapcsolatokat, és ezeket típusuk szerint elkülönítve tudja megjeleníteni. Ezek a kapcsolatok egyben hivatkozásként is szolgálnak, segítségükkel 1-1 kattintással lehet elérni a hivatkozott állomány adatlapját.

A tulajdonság adatlapról elérhető dokumentumkapcsolatok minden esetben a kapcsolódó dokumentum szerkesztő űrlapjának a módosításával szabályozhatóak.

2. ábra: a dokumentumhoz kapcsolódóan nyilvántartott felszólítások és határozatok

A SharePoint keretrendszer az online kialakítás határain belül lehetőséget biztosít az adatlap tulajdonságpanel strukturális, illetve megjelenített tartalom szerinti testre szabására.

Kialakítás

1. Tartalomtípusok

A SharePoint online környezetben kialakított felhő alapú dokumentumkezelő modulban nyilvántartott dokumentumtípusok egy-egy tartalomtípusnak feleltethetőek meg, melyek tartalmazzák az adott típusú dokumentumhoz kötelezően illetve opcionálisan rögzíthető tulajdonságmezők listáját.

A tartalomtípusok kialakításukat tekintve kétszintű hierarchiába rendeződnek. Minden tartalomtípus egy ős tartalomtípusból öröklődik, melynek előnye, hogy a szülő tartalomtípusban nyilvántarthatóak a közös tulajdonságok (Tárgy, Felelős), így azokat nem kell minden tartalomtípushoz külön felvenni.

A dokumentumtípusokhoz törzsadat listák tartozhatnak, melyek az adott tartalomtípus egy-egy tulajdonságára vonatkozó értékkészletet szolgáltatnak, például a Partnerek, vagy Igazolás típusok. A törzsadatok a tartalomtípuson választható tulajdonságokként jelennek meg. Ezek jellemzően olyan adattárak, melyek tartalma gyakran kerül felhasználásra, de a nyilvántartások módosítása csak ritkán, és csak speciális jogosultságok megléte esetén megengedett.

2. Dokumentumtárak

A felhő alapú dokumentumkezelő rendszer a nyilvántartott dokumentumokat típusonként elkülönítve tárolja, vagyis minden tartalomtípushoz külön dokumentumtár tartozik. A dokumentumtárak (Ajánlatok, Bejövő számlák, Bírságok stb.) elérhetőek az 1. ábrán látható bal oldali navigációról.

Dokumentumazonosítás

A dokumentumok egyedileg azonosíthatók a specifikusan az egyes dokumentumokhoz rendelt Azonosító alapján.

A rendszer beállításának függvényében az új dokumentum azonosítójaként automatikusan beállítja az előre meghatározott sorszámstruktúra következő értékét, vagy lehetőséget biztosít az új dokumentumot rögzítő felhasználó számára az Azonosító mező aktiválásával a dokumentum sorszámának manuális meghatározására.

Sablonok

A dokumentumtárakhoz sablonok kapcsolhatóak. A sablon dokumentumminták olyan állományok, melyek specifikusan az egyes dokumentumtárakban használt szövegstruktúrát és formázást tartalmazzák.

Új dokumentum létrehozásakor a SharePoint online környezetben kialakított modul – amennyiben az adott dokumentumtípushoz tartozik ilyen sablon – az adott sablon alapján generálja az új dokumentumelemet, amely így már létrehozásakor tartalmazza az alapjául szolgáló sablon szövegezését és formázását.

Ha egy dokumentumtípushoz nem tartozik sablon, akkor a rendszer egy üres állományt hoz létre, amelynek létrehozása után lehet meghatározni a tartalmát és a tulajdonságait.

Nézetek

A nézetek olyan specifikusan paraméterezett megjelenítő felületek, melyek meghatározzák, hogy a dokumentumtárak teljes tartalmából milyen elemtípusok milyen oszlopokban jelenjenek meg, és ezek milyen sorrendezésben legyenek láthatóak. A nézetek képesek előre meghatározott paraméterek alapján bizonyos tulajdonságokra vonatkozó szűrési feltételek eltárolására és alkalmazására is. A specifikusan paraméterezett nézetek mellett minden dokumentumtárhoz tartozik egy-egy Minden elem nézet is, amely az adott tár teljes tartalmát jeleníti meg.

Az egyes nézetekben megjelenített bejegyzések listájából a bejelentkezett felhasználó csak a saját jogosultsági szintjének is megfelelő elemeket láthatja.

3. ábra: az elérhető nézetek a Szerződések dokumentumtárban

Az egyes nézetek tulajdonság oszlopai a felületről ideiglenesen sorrendezhetőek és átmenetileg további szűrések is beállíthatóak. Az előre létrehozott nézetek között a hivatkozásaikra kattintva lehet váltani.

Dokumentumtár-specifikus nézetek

Az alapértelmezett Minden elem nézet mellett (amely minden dokumentumtárban megtalálható), az egyes dokumentumtárakhoz különböző nézetek alakíthatóak ki. Így például a Szerződések dokumentumtár esetében a Hatályos szerződések nézet, az Ajánlatok dokumentumtár esetében a Nyitott ajánlatok nézet, a Reklamációk dokumentumtár esetében a Folyamatban lévő reklamációk nézet stb.

3. Dokumentumkapcsolatok

A SharePoint online környezetben kialakított felhő alapú dokumentumkezelő modulban a dokumentumkapcsolási lehetőségek alkalmazásával az egyes dokumentumok között oda-vissza kapcsolat állítható be. A kapcsolat beállításának mentését követően a dokumentum adatlapján már kattintható hivatkozásként érhető el a kapcsolt/kapcsolódó dokumentum adatlapja.

A kapcsolódási pontok helyes megválasztásával a rendszerből könnyen kinyerhető például az az információ, hogy egy szerződéshez milyen kapcsolódó ajánlatokat tart nyilván a rendszer, vagy az, hogy a vizsgált igazolásnak ki a kibocsátója, és melyik eszközre vonatkozik az igazolás.

A kialakítható kapcsolatok jellemzője, hogy egy dokumentum pontosan egy másik állományhoz kapcsolódhat, de egy dokumentumhoz több másik (előre meghatározott típusú) állomány is kapcsolódhat.

4. ábra: bírsághoz kapcsolódó jelentés kapcsolat beállítása

5. ábra: kapcsolódó bírság megtekintése

Funkciók

A SharePoint Online keretrendszerben megvalósított felhő alapú dokumentumkezelő modulban nyilvántartott dokumentumokra vonatkozóan az alábbi funkciók használata támogatott.

1. Dokumentum feltöltése

Az aktuálisan megnyitott dokumentumtár tartalma a Dokumentum feltöltése funkció segítségével bővíthető új dokumentumokkal. A megjelenő űrlapon ki kell tallózni a feltölteni kívánt állományt, majd a feltöltést követően a dokumentum tartalomtípusának megfelelően nyilvántartott tulajdonságokat kell kitölteni.

6. ábra: dokumentum hozzáadás űrlap

A „Hozzáadás új verzióként a meglévő fájlhoz” jelölőnégyzetet bekapcsolva, a dokumentumtárban már szereplő fájl felülírása is lehetséges.

Tömeges feltöltés

A SharePoint keretrendszer Drag&Drop módszerének használatával lehetőség van egy vagy egyszerre több fájlnak a dokumentumtárba történő feltöltésére. Az áthúzás pillanatában az állományok feltöltése automatikusan megtörténik a kiválasztott dokumentumtárba, ahol a sikeres feltöltést követően (dokumentumonként) meg lehet határozni a feltöltött példány(ok) tulajdonságait.

2. Dokumentum létrehozása tartalomtípus sablonból

Amennyiben nem feltöltés, hanem egy teljesen új dokumentum létrehozása a cél, akkor a létrehozni kívánt dokumentumnak megfelelő tár Új dokumentum funkciója használandó.

Ennek segítségével a rendszer vagy felkínálja a dokumentumtípushoz eltárolt sablont az új dokumentum alapjaként, vagy – ha nincs a tartalomtípusnak megfelelő sablon beállítva – üres dokumentum generálására, majd szerkesztésére nyílik lehetőség.

Az Új hivatkozás segítségével a keretrendszer által támogatott új (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) állomány hozható létre.

7. ábra: új bírság létrehozása tartalomtípus alapján vagy új dokumentum generálása

3. Tulajdonságok megtekintése

A Tulajdonságok megtekintése funkcióval a dokumentumtárakban nyilvántartott állományok adatlapja tekinthető meg, ahonnét leolvasható az adott állomány létrehozásakor megadott, illetve a később módosított tulajdonságmezők tartalma.

A SharePoint online környezetben kialakított felhő alapú dokumentumkezelő modulban kialakított dokumentumtárak más és más tartalomtípusú (Szerződések, Határozatok, Engedélyek stb.) dokumentumok tárolására szolgálnak. Ezen állományokhoz kialakított adatlapok struktúrája szignifikánsan nem tér el tartalomtípusonként, de minden dokumentumtárban csak az adott állomány nyilvántartásának szempontjából releváns tulajdonságok és kapcsolódó hivatkozások láthatóak.

4. Tulajdonságok szerkesztése

A Tulajdonságok szerkesztése funkció segítségével az adott dokumentumhoz tartozó tulajdonság-nyilvántartás módosítására nyílik lehetőség. A módosítások mentésekor a modul új verzióként tárolja el a módosított tulajdonságokat.

Bizonyos tulajdonságok (létrehozás dátuma, létrehozó, verzió stb.) módosítására kizárólag a rendszer jogosult. Ezen paraméterek szerkesztése a felhasználók számára nem lehetséges.

8. ábra: dokumentum tulajdonságszerkesztő űrlap

5. Dokumentum szerkesztése

A Dokumentum szerkesztése funkció segítségével a SharePoint online környezetben kialakított modulban nyilvántartott dokumentumok tartalmának módosítására nyílik lehetőség. A szerkesztés történhet az Office Online programok segítségével a felhőben és a felhasználó saját számítógépén is.

Újabb fájltípusok (Pl.: .DOCX) alkalmazása esetén a szerkesztett dokumentum tulajdonságpanelének megnyitásával lehetőség van a dokumentum tartalma mellett az azzal kapcsolatban nyilvántartott tulajdonságok szerkesztésére is.

6. Verziók kezelése

A dokumentumtárak verzióinformációk segítségével tartják nyilván a tárolt dokumentumokkal kapcsolatos módosításokat. A rendszer egyaránt új verziókként kezeli a dokumentum tartalmában, valamint a tulajdonságaiban bekövetkezett változásokat.

Egy dokumentum verzióinformációinak ismeretében megállapítható, hogy ki és mikor hozta létre/töltötte fel az adott dokumentumot, illetve az azóta történt összes módosítás időpontja, tartalma és a módosító felhasználó személye is visszakereshető, megállapítható.

A dokumentumok korábbi verziói megtekinthetőek, illetve szükség szerint visszaállíthatóak.

Egy újonnan feltöltött vagy létrehozott dokumentum 1.0 verziószámmal kerül a rendszerbe, majd ez a szám a dokumentum tartalmát, illetve a tulajdonságait érintő módosítás alkalmával 1 értékkel nő.

9. ábra: korábbi verziók megtekintése

A dokumentum tartalmában történt változásokat a szerver tárolja, és a megfelelő kliensprogram verziókezelő szolgáltatásának használatával támogatja a visszakeresést.

7. Másolat letöltése

A Másolat letöltése funkció segítségével egy adott dokumentum új példánya tölthető le. A letöltés kezdeményezésekor a böngésző program beállításainak megfelelő módon történik a letöltés.

Az ilyen módon letöltött dokumentum az eredeti állomány új példányaként, a letöltéskor aktuális tartalommal és tulajdonságokkal rendelkezik. A letöltést követően már nincs adatkapcsolat a modulban nyilvántartott állomány illetve a letöltött másolat között, ezért a letöltést követő tulajdonságokat és a tartalmat érintő módosítások sem kerülnek átvezetésre az eredeti és a letöltött példányok között.

8. Kivétel

A SharePoint online környezetben kialakított modul lehetőséget biztosít egy vagy egyszerre több fájl kivételére. Amint egy felhasználó a funkció használatával kivesz egy dokumentumot, az állomány kivett állapotban kerül és egészen annak beadásáig a többi felhasználó számára csak olvasásra lesz megnyitható. A kivett állapotban lévő dokumentum szerkesztésére csak a kivételt kezdeményező felhasználó jogosult, és a beadásáig a többi felhasználó nem is látja az azóta történt módosításokat.

A kivételt csak szerkesztő jogosultsággal rendelkező felhasználó kezdeményezheti.

Beadás

Amennyiben a dokumentum ideiglenesen kivett állapotának további fenntartása nem szükséges, a kivételt kezdeményező személy a Beadás funkció használatával visszaadhatja azt a rendszerbe. Ekkor a kivétel során végrehajtott módosítások átvezetésre kerülnek a dokumentumra és tulajdonságaira, és az állomány legfrissebb verziója a többi felhasználó számára is elérhetővé, módosíthatóvá válik.

A Beadás funkció segítségével a felhasználó dönthet a dokumentum kivett állapotának fenntartása mellett is, ilyen esetben a beadásig történt módosítások átvezetésre kerülnek a dokumentumra új verzióként, de az továbbra is kivett állapotban marad, így megőrizhetőek a kivételt kezdeményező felhasználó számára a kivételből származó jogosultságok.

Kivétel elvetése

Amennyiben a dokumentum kivételét kezdeményező személy úgy dönt, hogy a dokumentumon a kivétel óta végrehajtott módosításokat nem kívánja átvezetni a dokumentumra új nyilvános verzióként, akkor a Kivétel elvetése funkció segítségével a dokumentumon a kivétel óta végrehajtott összes módosítást elvetheti, ekkor a dokumentum kivétel előtti verziója marad érvényben.

9. Elem törlése

Az Elem törlése funkció segítségével törölhetők a dokumentumok a dokumentumtárakból. Törlésére kizárólag a rendszergazda felhasználók jogosultak. A törölt dokumentum a webhely lomtárába kerül, majd a webhely beállításainak megfelelő időt követően véglegesen törlődik a rendszerből.

10. Keresés

A SharePoint keretrendszer keresés funkciójának segítségével a dokumentumtárak tartalmára vonatkozó keresés kezdeményezhető valamilyen kulcsszó alapján. A keresés kezdeményezhető specifikusan egy dokumentumtárra, illetve az egész modul tartalmára vonatkozóan is.

A kereséshez meg kell adni a keresett állomány valamely tulajdonságát (Tárgy, Partner stb.). A keresés indításakor a rendszer a megadott attribútum alapján átvizsgálja a dokumentum-nyilvántartásokat, és a találatok között megjeleníti a keresett kifejezésnek megfelelő bejegyzéseket.

11. Értesítés kérése

Ezen funkció segítségével a bejelentkezett felhasználó specifikusan a saját igényeinek megfelelő várakozó e-mail értesítéseket hozhat létre. Az értesítésekben meghatározható, hogy az értesítendő személy milyen tartalommal, milyen esetekben, azon belül milyen szintű változtatás esetén, illetve eme feltételek teljesülése esetén milyen időpontban kapjon értesítést.

Egy vagy több értesítés beállítható specifikusan egy dokumentumra, egy dokumentumtárra, illetve annak specifikusan egy nézetére vonatkozóan is.

12. Sorrendezés, Szűrés

A SharePoint online környezetben kialakított modulban a dokumentumtárak oszlop struktúrájának tartalma (a nézetek) a nyilvántartott állományok tulajdonságai alapján sorrendbe rendezhető és szűrhető. A tár tartalma az abban nyilvántartott dokumentumok valamely tulajdonságai alapján növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendezhető. Egyidejűleg csak egy tulajdonság alapján állítható be sorrendezés.

A modul lehetőséget biztosít a dokumentumtárban megjelenő dokumentumok valamely tulajdonsága alapján egy vagy több szűrési feltétel meghatározására is.

Mind a sorrendezési, mind pedig a szűrési beállítások ideiglenes jellegűek, és csak a vizsgált dokumentumtár újból betöltéséig érvényesek.

A modulban lehetőség van az egyes dokumentumtárakra vonatkozóan specifikus szűrési és sorrendezési beállításokkal ellátott nézetek létrehozására. Ezek lehetnek személyes (csak a nézetet létrehozó felhasználó számára érhető el) vagy publikus (a rendszerhez hozzáféréssel rendelkező összes felhasználó számára elérhető) nézetek, a létrehozó felhasználó döntésétől függően.

13. Exportálás: Excel

Az Exportálás: Excel funkció alkalmazásával a megtekintett dokumentumtárból Excel kimutatás készíthető. A szalagmenüből elérhető funkciógombra kattintva a modul egy letölthető állományt generál az aktuálisan megtekintett dokumentumtár (vagy nézet) tartalmából.

Az újonnan létrejött Excel állományban a kimutatás alapjául szolgáló dokumentumtár összes eleme 1-1 bejegyzésként lesz látható az aktuálisan megnyitott dokumentumtárnak megfelelő oszlopstruktúra szerinti adatokkal.

Az exportálást követően a letöltött kimutatás tartalma bármikor aktualizálható, frissíthető az állományban elhelyezett adatkapcsolat segítségével.

Jogosultságkezelés

A rendszerben olvasó (csak megtekintő) és szerkesztő (megtekintő és szerkesztő) jogosultság került kialakításra, melyet a rendszerhez hozzáféréssel rendelkező felhasználók a szerepkörük alapján, SharePoint felhasználói csoport besorolásuk szerint kapják meg az egyes dokumentumtípusokra vonatkozóan.