karaDox™ Számlaengedélyező 1

karaDox™ Számlaengedélyező 1

A KARÁDI által SharePoint alapokon fejlesztett számlaengedélyezés-modulban a számla típusú dokumentumokon végzendő feladatok, folyamatok elektronikus kezelése valósul meg.

A SharePoint rendszer által támogatott számlaengedélyezés folyamata a következő:

1. Az iktatóban lévő iraton a felhasználó elindítja a „számla engedélyezése” folyamatot.

2. A felhasználó megadja az értesítendő felhasználót. Irat státusza: teljesítést igazoló keresése.

3. Az értesített felhasználó e-mailben értesítést kap, hogy a „számla engedélyezése” folyamatban feladatot kapott.

4. Az értesített felhasználó megnyitja a feladatát a SharePoint felületén, amit az alábbiak szerint végezhet el:

1. A számla teljesítését igazolja és megjelöli a jóváhagyó személyt. A jóváhagyó személy egy csoport tagja,melyek közül ki kell választani a megfelelő felhasználót. A folyamat az 5. pontban folytatódik.
2. A számla teljesítését nem tudja igazolni. A folyamat ekkor a 2. pontban folytatódik.
3. A feladatát nem végzi el határidőre; ekkor felettese e-mailértesítést kap. A folyamat adott szála továbbra is a 4. pontban áll.

2. ábra: számla teljesítésének igazolása és jóváhagyó kijelölése

5. A megjelölt felhasználó e-mailértesítést kap, hogy egy beérkező számla teljesítését igazolták és jóváhagyásra lett kijelölve. Irat státusza: jóváhagyó keresése.

6. Az értesített felhasználó megnyitja a feladatát a SharePoint felületén, amit az alábbiak szerint végezhet el:

1. A számlát jóváhagyja. A folyamat a 7. pontban folytatódik.
2. A számlát nem hagyja jóvá és kijelöl egy másik jóváhagyót. A folyamat az 5. pontban folytatódik.
3. A számlát nem hagyja jóvá. A visszautasítás indoklását megadja. A folyamat a 8. pontban folytatódik.
4. A feladatát nem végzi el határidőre; ekkor felettese e-mailértesítést kap.
   A folyamat adott szála továbbra is a 6. pontban áll.

7. A könyvelést végző csoport vezetője értesítést kap a beérkező számláról, ami jóvá lett hagyva, így kiegyenlíthető a követelés. Az irat státusza: jóváhagyva. Az értesített felhasználónak az alábbi feladatok elvégzését kell a SharePoint rendszer által támogatottfolyamatban rögzítenie:
a. a beérkező számlával kapcsolatos feladatot átvette, majd
b. a számlát rögzítette a pénzügyi rendszerben. Az engedélyezési folyamat lezárul.

A felhasználó, hasonlóan a korábbi érintett felhasználókhoz, visszautasíthatja a számlát.

8. A visszautasításról értesítést kap az irodavezető, aki a visszautasításhoz rögzített megjegyzés alapján intézkedik a számla visszaküldéséről. Az engedélyezési folyamat lezárul.A feladatok kiosztásának és elvégzésének időpontja nyilván van tartva és az irat űrlapján megtekinthető az összes érintett (értesített felhasználó) és feladata.

5. ábra: az adott számlához kapcsolódó feladatok és azok státuszai