karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 1

karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 1

A SharePoint alapokon fejlesztett minőségügyi dokumentumtár két fő funkciót lát el:

• Nyilvántartja a dokumentumokat a felhasználók számára elérhető módon és szabályozott hozzáféréssel.
• Kezeli a dokumentumok változásának folyamatát a módosítási kérelem beérkezésétől a dokumentum új verziójának publikálásáig, megőrizve minden verzióját és követve a módosításokat.

A módosítási folyamat lépései – melyet a SharePoint alapokon fejlesztett karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár, mint rendszer kezel és támogat – a következők:

1. Bármely felhasználó, amennyiben változtatni kíván egy dokumentumon, felvesz egy módosítási kérelmet a módosítandó dokumentumra hivatkozva és leírja az igényét.
2. A módosítási kérelemről a minőségügyi vezető e-mailben értesítést kap.
3. A minőségügyi vezető a módosítási kérelmek alapján vagy egyéb okok miatt dönt egy dokumentum módosításának indításáról.
4. Elindítja a módosítási folyamatot, melynek során megadja a módosító felhasználók körét és leírja a teendőket. Dokumentum státusza: Módosítás alatt.
5. A megadott módosító felhasználók e-mailértesítést és feladatot kapnak a teendők leírásával. Ezzel egy időben a SharePoint alapú rendszer a módosító felhasználóknak beállítja a módosító jogosultságot az adott dokumentumra.
6. A módosító felhasználók módosítják a feladatban meghatározott dokumentumot. A dokumentumnak ezáltal újabb alverziói keletkeznek (minden módosítás névvel és időponttal megtekinthető bármikor).
7. A módosító felhasználók lezárják a feladatukat. Amennyiben mindenki lezárta a módosítási feladatát a dokumentum státusza: Módosítás végrehajtva.
8. A minőségügyi vezető megtekintheti a módosításokat a SharePoint felületen és dönt a dokumentum további életéről:
   a. Újra indítja a módosítási folyamatot: a folyamat a 4. pontban folytatódik.
   b. Elindítja a publikálás folyamatot: a folyamat a 9. pontban folytatódik.
9. A minőségügyi vezető elindítja a publikálás folyamatot. A dokumentum státusza: Ellenőrzésre vár.
10. A dokumentum Ellenőrző személyek tulajdonsága szerinti felhasználók e-mailértesítést és feladatot kapnak arról, hogy ellenőrizzék a dokumentumban történt módosításokat. A folyamat az alábbiak szerint folytatódhat:
    1. Amennyiben minden felhasználó ellenőrzi és nem utasítja vissza a módosított dokumentum tartalmát, akkor a folyamat a 11. pontban folytatódik. A dokumentum státusza: Jóváhagyásra vár.
       
    2. Amennyiben bármelyik ellenőrző felhasználó elutasítja a dokumentumban történt változtatásokat, akkor azt meg kell indokolnia, melyet a minőségügyi vezető e-mailben megkap.
11. A jóváhagyó felhasználó e-mailértesítést és feladatot kap arról, hogy hagyja jóvá a módosított és ellenőrzött dokumentumot:
    1. Amennyiben a dokumentum jóváhagyása megtörténik, akkor a folyamat a 12. pontban folytatódik. Dokumentum státusza: Jóváhagyott.
    2. Amennyiben a jóváhagyó elutasítja a dokumentumban történt változtatásokat, akkor azt meg kell indokolnia, mely indoklást a minőségügyi vezető e-mailben megkap. A dokumentum státusza: Jóváhagyás visszautasítva. A folyamat a 8. pontban folytatódik.
12. Amennyiben a jóváhagyás megtörténik, akkor erről e-mailértesítést és feladatot kap minden felhasználó, aki érintett és a dokumentumban foglaltak rá is vonatkoznak.
13. Az érintett felhasználók a SharePoint felületen lévő feladatuk végrehajtásával igazolják, hogy a dokumentum új verzióját elolvasták, értelmezték és elfogadták.
14. A dokumentum módosítási folyamata véget ér.

Dokumentumtár lista

A SharePoint keretben kialakított minőségügyi dokumentumtár dokumentumait a dokumentumtár listája tartalmazza. A dokumentumokat megtekintésre illetve módosításra is meg lehet nyitni a SharePoint felületén. A listában alkönyvtárak és dokumentumok találhatóak.

A lista oszlopai:

• Típus: a dokumentum típusa ikonnal megjelenítve
• Név: dokumentum vagy mappa neve
• Tárgy: a dokumentum tartalmának összefoglaló leírása
• Típusa: a dokumentum típusa (pl.: szabályzat, utasítás, nyomtatvány stb.)
• Státusz: a dokumentum aktuális státusza:
• Jóváhagyott: a dokumentum jóváhagyott állapotú. Azóta nincs újabb piszkozati (módosított, de még nem jóváhagyott) verziója.
• Módosítás alatt: a dokumentum jelenleg módosítás alatt áll.
  A módosítási folyamat indításakor megadott felhasználók rendelkeznek a módosítási jogokkal.
  Ezt az állapotot azok a felhasználók nem láthatják, akiknek nincs jogosultságuk a piszkozati verziók megtekintéséhez.
• Módosítás végrehajtva: a dokumentumot módosító felhasználók a módosító feladatukat befejezték.
• Ellenőrzésre vár: a publikálás folyamatának első lépéseként az ellenőrző személyek megkapták az ellenőrzésre vonatkozó feladatukat, de még nem mindenki végezte el.
• Jóváhagyásra vár: az ellenőrzött dokumentum kiküldve a jóváhagyók részére jóváhagyásra.
• Ellenőrzés visszautasítva: az ellenőrző személyek közül legalább egy elutasította a dokumentum módosításait.
• Jóváhagyás visszautasítva: a jóváhagyó személyek közül legalább egy elutasította a dokumentum módosításait.
• Ellenőrző személyek: a dokumentum módosítását ellenőrző felhasználók listája.
  Publikálás folyamat első lépéseként a megadott felhasználók kapják meg az ellenőrzési feladatot.
• Verziószám: a dokumentum aktuális verziószáma
• Jóváhagyás dátuma: a jóváhagyó felhasználó jóváhagyási feladatának végrehajtási dátuma
• Jóváhagyó felhasználó: a jóváhagyó felhasználó vagy felhasználók neve

Leíró tulajdonságok

Minden minőségügyi dokumentum, ami a SharePoint alapú rendszerben nyilván van tartva, rendelkezik leíró tulajdonságokkal. A leíró tulajdonságok egy része a listában is megjelenik. Az összes tulajdonság megjeleníthető és módosítható a SharePoint felületen elérhető dokumentum neve melletti nyílra kattintva. A dokumentumokkal az alábbi műveletek végezhetők el:

A tulajdonságok szerkesztése menüpontra kattintva a kiválasztott dokumentum leíró tulajdonságai megjelennek és a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók azokat módosíthatják:

Módosítási folyamat

1. Ezt követően kell megadni a módosító felhasználók listáját valamint a teendők leírását. Ezután elindul a módosítás folyamata, aminek hatására az alábbiak történnek:
   A kiválasztott felhasználók feladatot kapnak: Módosítani a dokumentumot címmel.
   A feladat Teendő leírása mezőjében megjelenik a folyamat indításakor megadott szöveg (feladat leírása).
2. Minden felhasználó e-mailértesítést kap az új feladatáról.
3. A dokumentum státusz tulajdonsága Módosítás alattira változik.
4. A módosító felhasználók a dokumentumhoz Módosító munkatárs engedélyt kapnak.

Publikálási folyamat

Ha a módosítások végrehajtása után a minőségügyi vezető úgy dönt, hogy a dokumentum módosításai rendben lezajlottak, akkor el kell indítani a SharePoint rendszerben a Publikálás folyamatát az adott dokumentumon, a fentiekben már említett 4. ábrának megfelelően.

A publikálási folyamat elindítása után az alábbiak történnek:

1. A dokumentum Ellenőrző személyek tulajdonság szerinti felhasználói feladatot kapnak Ellenőrzés címmel.
2. Minden érintett felhasználó e-mailértesítést kap az új feladatáról.
3. A dokumentum státusz tulajdonsága Ellenőrzésre vár-ra változik.
4. Az ellenőrző felhasználók a dokumentumhoz Ellenőrző munkatárs engedélyt kapnak.

Ezt követően nyitható meg a SharePoint felületen az ellenőrzési feladat végrehajtási űrlapja, ahol az ellenőrző felhasználó ellenőrizni tudja a dokumentumot és annak módosításait és vagy elfogadja, vagy elutasítja – ez utóbbi esetben az indoklás mezőben magyarázza – azokat.

A feladat végrehajtása gombra kattintva az ellenőrzési feladatot a felhasználó lezárja. Ekkor az Ellenőrző munkatárs jogosultsága megszűnik.

Elutasítás állapotú feladat lezárás esetén a minőségügyi vezető e-mailértesítést kap az elutasításról az indoklással együtt.

Amennyiben minden ellenőrző személy lezárja a feladatát, az alábbiak történnek:

1. A dokumentum státusztulajdonsága:
   a. Jóváhagyásra vár, ha senki nem utasította el a módosításokat.
   b. Ellenőrzés elutasítva, ha bárki elutasította a módosításokat. Ekkor a publikálás folyamata véget ér.

1. A portáljóváhagyók csoportjába tartozó felhasználók feladatot kapnak: Jóváhagyás címmel.
2. Minden érintett felhasználó e-mailértesítést kap az új feladatáról.
3. A dokumentum státusz tulajdonsága Jóváhagyásra vár-ra változik.
4. A jóváhagyó felhasználók a dokumentumhoz Ellenőrző munkatárs engedélyt kapnak.

Ezt követően nyitható meg a jóváhagyási feladat végrehajtása űrlap, ahol a jóváhagyó felhasználó ellenőrizni tudja a SharePoint felületen a dokumentumot és annak módosításait és vagy elfogadja, vagy elutasítja – ez utóbbi esetben az indoklás mezőben magyarázza – azokat.

A feladat végrehajtása gombra kattintva a jóváhagyó az ellenőrzési feladatot lezárja. Ekkor az Ellenőrző munkatárs jogosultsága megszűnik!

Elutasítás állapotú feladat lezárás esetén a minőségügyi vezető e-mailértesítést kap az elutasításról az indoklással együtt.

Amennyiben minden ellenőrző személy lezárja a feladatát, az alábbiak történnek:

1. A dokumentum státusztulajdonsága:
   a. Jóváhagyott, ha senki sen utasította el a módosításokat.
   b. Ellenőrzés elutasítva, ha bárki elutasította a módosításokat. Ekkor a publikálás folyamata véget ér.
2. Az ellenőrző felhasználók a dokumentumhoz Ellenőrző munkatárs engedélyüket elvesztik.
3. A dokumentum által érintett felhasználók feladatot kapnak Új verzió ismertetése címmel.
4. Minden érintett felhasználó e-mailértesítést kap az új feladatáról, melyet végre kell hajtania.

A feladat végrehajtása az alábbi űrlap segítségével történik:

A feladat végrehajtása gombra kattintva az ellenőrzési feladat lezárul. Amennyiben minden érintett felhasználó lezárja a feladatát, akkor a publikálási folyamat véget ér. Amíg a publikálási folyamat nem zárult le, a SharePoint által támogatott rendszerben nem indítható újabb publikálási folyamat!

Feladatlista

A SharePoint felületen lévő feladatlista tartalmazza a felhasználók végrehajtandó feladatait:

A listában feladatok találhatók. A lista oszlopai:

• Cím: a feladat leírása
• Felelős: a feladat végrehajtásáért felelős felhasználó
• Állapot: a feladat állapota (nem kezdődött el vagy kész)
• Hivatkozás: a hivatkozott dokumentumra vonatkozó link
• Teendő leírása: a módosítási feladat esetén a teendők

Szervezeti egység lista

A Szervezeti egység lista tartalmazza a cég szervezeti egységeit és a szervezeti egységekhez tartozó felhasználókat. A SharePoint alapú minőségügyi dokumentumtár rendszerben nyilvántartott dokumentumok szervezeti egységekhez rendelhetők, melyen keresztül az érintett felhasználókhoz is.

A szervezeti egységeket dokumentumokhoz lehet rendelni. A dokumentumhoz rendelt szervezeti egységek alapján meghatározásra kerül a felhasználók egy csoportja. A publikálási folyamat utolsó lépéseként ez a felhasználói halmaz kapja meg az új verzió ismertetésekor a feladatokat.

Módosítási kérelem lista

A SharePoint felületen lévő módosítási kérelem lista tartalmazza a dokumentumokkal kapcsolatos módosítási kérelmeket a kérelem pontos leírásával. A kérelmek rögzítéséről a minőségügyi vezető értesítést kap e-mailben és ő dönt a következő teendőkről.

A lista oszlopai:

• Tárgya: a kérelem leírása röviden
• Leírás: a kérelem pontos megfogalmazása
• Kérelem típusa: állapotot jellemzi (új kérelem vagy feldolgozva)
• Dokumentum: a hivatkozott dokumentum

Felhasználói szerepkörök

Az egyes szerepkörök meghatározzák a SharePoint alapú minőségügyi dokumentumtárban tárolt dokumentumokhoz történő hozzáférés módjait, a folyamatokban való részvételt és annak tulajdonságait.

A rendszer az alábbi szerepköröket különbözteti meg:

• minőségügyi vezető
• ellenőrzők
• jóváhagyók
• felhasználók

Minden, a SharePoint rendszerbe belépési jogosultsággal rendelkező felhasználó egyértelműen egy szerepkörhöz rendelhető hozzá. A felhasználó jogait ez a szerepkör határozza meg.

A minőségügyi vezető az alábbi folyamatokban vesz részt:

• módosítási kérelem esetén értesítést kap
• egy dokumentum módosítása esetén meghatározza az módosító felhasználókat
• dokumentum ellenőrzés elutasításakor értesítést kap
• dokumentum jóváhagyás elutasításakor értesítést kap

Az ellenőrző az alábbi folyamatokban vesz részt:

• ellenőrzési feladat végrehajtása

A jóváhagyó az alábbi folyamatokban vesz részt:

• jóváhagyási feladat végrehajtása

A felhasználó az alábbi folyamatokban vesz részt:

• dokumentum jóváhagyás esetén értesítést kap

Jogosultságok

Az egyes szerepkörökhöz tartozó felhasználóknak különböző jogaik vannak. A jogok szerepkörök szerint a következők:

Minőségügyi vezető:

• Minor és major verziók megtekintése
• Módosítási kérelem rögzítése
• Módosítási folyamatban dokumentum és leíró tulajdonságaik módosítása
• Ellenőrző személyek körének módosítása
• Új dokumentum létrehozása

Ellenőrzők:

• Minor és major verziók megtekintése ellenőrzés során
• Módosítási kérelem rögzítése
• Ellenőrzés

Jóváhagyók:

• Minor és major verziók megtekintése
• Módosítási kérelem rögzítése
• Jóváhagyás

Felhasználó:

• Major verziók megtekintése
• Módosítási kérelem rögzítése