karaDox™ Szabadság-nyilvántartó

A rendszer funkciói, folyamatai

A KARÁDI által SharePoint alapokon fejlesztett szabadság-nyilvántartó modulban a bejelentkezést követően a menüszerkezet segítségével az alábbi nyilvántartások között navigálhat a felhasználó:

• Dokumentumok – a szabadság-nyilvántartással kapcsolatos SharePoint felületen rözgített dokumentumok
• Munkatársak – a cég munkatársainak adatai (név, bejelentkezési név, a szabadságot engedélyező neve)
• Szabadságkeret – az egyes dolgozók éves szabadságkerete, illetve a már felhasznált szabadság
• Nevezetes napok – azon napok listája, amelyek munkanap szempontjából eltérnek a hagyományostól
• Szabadságok – az adott felhasználó szabadságai
• Feladatok – a szabadságok jóváhagyásai

Szabadság igénylése

A szabadságkérelem a SharePoint alapokon fejlesztett szabadság-nyilvántartó modulban a Szabadságok menüpont alatt vihető fel, ahol a következő űrlapot szükséges kitölteni:

Miután a fenti űrlap kitöltésre került, a felhasználó visszatérhet a SharePoint alapokon fejlesztett szabadság-nyilvántartó rendszer listás nézetéhez, ahol a következő adatokat tekintheti meg:

• Kérelmező neve: ki kérte a szabadságot
• Szabadság kezdete: a szabadság első napja
• Szabadság vége: a szabadság utolsó napja
• Megjegyzés: az igénylés oka
• Engedélyező: az engedélyező személy
• Engedélyezve: a szabadság állapota (engedélyezve vagy elutasítva)
• Indoklás: az engedélyező indoklása
• Kivett napok száma: a szabadság kezdete és vége közötti munkanapok száma
• Év: melyik évben van a szabadság
• Engedélyezett napok száma: ha engedélyezve lett, akkor a kivett napok száma, ha nem, akkor 0

Fontos, hogy egy szabadság nem nyúlhat át 2 évre, tehát a kezdetének és a végének is ugyanabban az évben kell lenni. Amennyiben ilyenre van szükség, akkor a SharePoint felületre megbontva kell felvinni évek szerint.

2. ábra: szabadságok listája

Ezek az adatok az alapnézetnél (Minden elem) csoportosítva vannak kérelmező személy, illetve azon belül évek szerint. Így látható, hogy abban az évben az adott felhasználó mennyi szabadságot vett ki.

Szabadság módosítása

Amíg a szabadság nincs engedélyezve, lehetőség van annak módosítására is a SharePoint rendszerben, ami a következőképpen történik.

A SharePoint alapokon fejlesztett szabadság-nyilvántartó rendszerben általában minden listában található egy olyan elem, ami egy legördülő menüt tartalmaz.

3. ábra: legördülő menü előhívása

Az elem jobb oldalán található kis nyíl lenyitásával megjelenik egy helyi menü, ami az aktuális elemre vonatkozik. A módosításhoz az Elem szerkesztése menüpontot kell választani, ezt követően pedig az adatok rögzítése ugyanúgy történik a SharePoint rendszer felületén, mint új felvitel esetén.

4. ábra: műveletek az elemmel

A kivett napok száma a dátum módosulásakor nem változik azonnal, csak a lista mentése utána egy kis idővel történik meg.

Szabadság engedélyeztetése vagy törlése

Az engedélyeztetést a 4. ábra Munkafolyamatok menüpontjára kattintva kezdeményezheti a SharePoint alapokon fejlesztett szabadság-nyilvántartó modulban a kérelmező. Ekkor megjelenik az alábbi oldal, ahol választani tud az engedélyeztetés és a törlés között:

5. ábra: munkafolyamat indítása

Az engedélyeztetés választása esetén egy feladat kerül kiosztásra az engedélyező személynek, aki elutasítja vagy engedélyezi a szabadságkérelmet.

Szabadság törlésére csak addig van lehetősége a kérelmezőnek, amíg az a SharePoint felületén engedélyezésre nem került. Amennyiben már engedélyezve van a szabadság, azt csak az engedélyező jogosult törölni.

A fentiekből is következik, hogy az egyes szerepkörökhöz tartozó felhasználóknak különböző jogaik vannak.

A jogok szerepkörök szerint a következők:

Jóváhagyó – a szabadság kérelmek jóváhagyása
Karbantartó – a törzsadatok (munkatársak, szabadságkeret, nevezetes napok) karbantartása
Felhasználó – a szabadságkérelmek rögzítése, megtekintés

Szabadság engedélyezése

A szabadság engedélyezőjének a SharePoint alapokon fejlesztett szabadság-nyilvántartó modulban a Feladatok menüpont alatt van lehetősége ennek a műveletnek az elvégzésre. Ezt követően az engedélyezőnek a 4. ábrán látható Elem szerkesztése menüpont választásával nyílik lehetősége az engedély státuszának – elutasítva vagy engedélyezve – beállítására illetve megjegyzés hozzáfűzésére. Feladatát a Feladat végrehajtása gombra kattintva zárhatja le, melynek következtében az igénylő e-mail formájában értesül a véleményezésről.

6. ábra: engedélyezés