karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 4

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 4

A beszerzési folyamatkezelő 4 rendszer a vállalat megrendeléseinek folyamatkezelését támogatja az új beszerzésre vonatkozó igény rögzítésétől, az igény jóváhagyatásán keresztül, egészen az igényben foglalt megrendelés beérkezésének regisztrálásáig és a beszerzés minősítéséig bezárólag.

A modul a fentiek megvalósítása során együttműködik a KARÁDI által szintén SharePoint keretrendszerben megvalósított Iratkezelő modullal, illetve a vállalat Microsoft Dynamics NAV (Navision) rendszerével is.

A KARÁDI által SharePoint keretrendszerben fejlesztett beszerzési folyamatkezelő 4 működésének megismeréséhez elengedhetetlen a státusz és a jogosultság fogalmának pontos ismerete.

Státuszok

A beszerzési folyamatkezelő 4-ben a Státusz jelzi, hogy az igény életútja során éppen milyen állapotban van.

• Rögzített: Az Igénylő által létrehozott igények Rögzített státuszban jönnek létre.
• Igény továbbítva: Az Igénylő továbbította az anyaggazdálkodás csoport felé az igényt feldolgozásra. Ha szükséges, az Elvi engedélyező jóváhagyta az igényt a továbbítás előtt.
• Beszerzőhöz rendelt: Az anyaggazdálkodás csoport egy tagja – Beszerző – magához vette az Igénylő igény bejegyzését. Az igény akkor is ebben a státuszban jön létre, ha azt nem egy Igénylő, hanem egy Beszerző hozta létre.
• Szállító(k) hozzárendelése megtörtént: A Beszerző az igényen beállított legalább egy szállítót. Az igény ilyen státuszban jön létre akkor, ha azt a Beszerző hozza létre, és már az igény létrehozása során kiválaszt legalább egy szállítót.
  Ez a státusz kerül beállításra akkor is, ha a szállító jóváhagyás feladat felelőse elutasító döntést hoz, majd a Beszerző az elutasított szállító helyett egy másik szállítót választ ki.
• Ajánlatkérés kiküldve: Az igényhez kapcsolódóan egy Árajánlat kérése típusú kimenő irat iktatásra, majd lezárásra került az Iratkezelő modulban.
• Ajánlatok beérkeztek: Az igényhez kapcsolódóan egy Árajánlatküldés típusú bejövő irat iktatásra, majd lezárásra került az Iratkezelő modulban.
• Szállító hozzárendelése szükséges: A Beszállító jóváhagyás feladatban az igényen kiválasztott beszállító(k) elutasítása mellett döntött a Beszállító jóváhagyó személy. A Jóváhagyás folyamata újraindítható, miután az igény szerkesztő űrlapján új szállító(k) lett(ek) kiválasztva.
• Jóváhagyás folyamatban: A Jóváhagyási folyamat alfolyamatai során – Beszerzés véleményezés, Beszerzés jóváhagyás, Beszállító véleményezés, illetve Beszállító jóváhagyás – a jóváhagyás alatt álló igény Jóváhagyás folyamatban státuszban van.
• Szállító jóváhagyva: A szállító jóváhagyás feladat felelősének jóváhagyó döntése nyomán az igény ebbe a státuszba kerül.
• Nem beszerezhető: Az Eseti típusú beszerzéseken alkalmazott Beszerzés jóváhagyás feladat felelőse elutasító döntést hozott az igény elbírálása során.
  Szintén ez a státusz kerül beállításra azon az igényen, amelyre beszerzés típusa szerint szükséges az igény Elvi engedélyezőjének jóváhagyása az igény beszerzésre továbbítását megelőzően, de a felettes nem hagyta jóvá az igény továbbítását.
• Szállító kiválasztva: Az igény ebbe a státuszba kerül, amint a Szállító kiválasztása funkcióval kiválasztásra kerül az igény beszállítója.
• Megrendelő kiküldve: Az igényhez kapcsolódóan egy Megrendelés típusú kimenő irat iktatásra, majd lezárásra került az Iratkezelő modulban.
• Visszaigazolva: Az igényhez kapcsolódóan egy Visszaigazolás típusú bejövő irat iktatásra, majd lezárásra került az Iratkezelő modulban.
• Lezárt: Az igényben foglalt megrendelés átvétele során az átvétel eredménye Átvéve.
• Lezárva, átvétel meghiúsult: Az igényben foglalt megrendelés átvétele során az átvétel eredménye Átvétel megtagadva.
• Lezárva, minősítve: Az igény beszerzéséhez kapcsolódó minősítés lett feltöltve az igény dokumentumtárába. Ezt követően az igény megrendelésének átvétele során az átvétel eredménye Minősítés.

Jogosultságok

• Olvasó jog birtokában a felhasználó megtekintheti azokat az igényeket és egyéb bejegyzéseket, amelyekre az olvasó jogosultsága kiterjed.
• Szerkesztő jog birtokában a felhasználót megilleti az olvasói jog, továbbá módosításokat is végezhet a számára szerkeszthető joggal elérhető tartalmakon.

A beszerzési folyamatkezelő 4 modul felépítése

A SharePoint keretrendszerben fejlesztett beszerzési folyamatkezelő 4 modul a Kezdőlapból, illetve négy fő felületből, az Igények, a Beszerzés minősítése, a Beszerzés típusok és a Minősítési kategóriák listákból, valamint a Dokumentumok dokumentumtárból áll. A felületek közötti navigálásra egy navigációs sáv szolgál.

Kezdőlap

A SharePoint alapú rendszer kezdőlapja összefoglalva jeleníti meg a felhasználóhoz kapcsolódó tartalmakat:

• Nyitott feladataim: A felhasználó számára a modul által kiosztott, még nem végrehajtott feladatok.
• Továbbított igények: Az igénylő által az Anyaggazdálkodás csoporthoz továbbított Igény továbbítva státuszú igények, melyeket az Igények felületen a Beszerzőnek át kell vennie.
• Igényléseim folyamatban: Olyan folyamatban lévő igények, melyek státusza nem Lezárt, Lezárva, átvétel meghiúsult, Lezárva, minősítve vagy Nem beszerezhető.
• Beszerzői igényléseim folyamatban: Azokat a folyamatban lévő igénylések, melyeken a felhasználó Igénylőként lett megjelölve és melyek státusza nem Lezárt, Lezárva, átvétel meghiúsult, Lezárva, minősítve vagy Nem beszerezhető.

  1. ábra: kezdőlapon megjelenő felhasználói tartalmak

Igények

Az Igények felület a SharePoint alapokon fejlesztett beszerzési folyamatkezelő 4 alapját képező beszerzési igények nyilvántartására szolgál.

  2 ábra: igények felület

Az Igények felület előre meghatározott nézetek segítségével jeleníti meg az igényeket.

• Minden elem: Alapértelmezett nézet, amely a modulban nyilvántartott összes olyan igényt megjeleníti, amelyekre a felhasználónak legalább olvasó jogosultsága van.
• Beszerzői igényléseim folyamatban: Azokat az igényeket megjelenítő nézet, melyeken a felhasználó Beszerzőként lett megjelölve, és az igény státusza szerint folyamatban van.
• Igény továbbítva: Az Igény továbbítva státuszban lévő igényeket megjelenítő nézet. Ezeket még nem vette magához a Beszerző.
• Igényléseim folyamatban: Azok az igények, melyeket a felhasználó hozott létre, és az igény státusza szerint még folyamatban van (nem – Lezárt – Lezárva, minősítve – Lezárva, átvétel meghiúsult – Nem beszerezhető – státuszok valamelyike).

Igény adatlap

A SharePoint alapú beszerzési folyamatkezelő 4 modulban nyilvántartott összes igény saját adatlappal rendelkezik, amely adatlap megjeleníti az igény részletes adatait, valamint több kijelző segítségével az igényhez kapcsolódó tartalmakat is. Egy igény adatlapja vagy az igény Sorszámára vagy az igény sorának kijelölését követően az Elemek szalagmenü Elem megtekintése funkciógombjára történő kattintással érhető el.

3. ábra: igény adatlapjának megtekintése

Az igény adatlapja az igénnyel végezhető funkciók indítására szolgáló szalagmenüből, a részletes adatokat megjelenítő felsorolásból, illetve kijelzőkből áll.

4. ábra: igény adatlapja

• A szalagmenüből érhetőek el az igénnyel kapcsolatban indítható funkciók.
• Az igény adatai kijelzőben az igény részletes adatai tekinthetőek meg. Itt követhető nyomon többek között az igény státusza is, amely az igénylés során, tükrözve az aktuális állapotot, folyamatosan változik.
• A Kapcsolódó iktatás kijelzőben a megtekintett igényhez az Iratkezelő modulban iktatott és irathoz kapcsolódó igényként feltüntetett bejövő és kimenő irányú iratok láthatóak. Az irat iktatószáma kattintható hivatkozásként az irat iktatókönyvi adatlapjára navigál.
• A Kapcsolódó üzenet kijelző az igénnyel végezhető funkciók eredményét hivatott rögzíteni. Itt láthatóak az igényhez kapcsolódó jóváhagyási feladatok döntései és megjegyzései, illetve szintén rögzítésre kerülnek az egyéb funkciók (Továbbítás beszerzésre, Pontosítás kérés stb.) során rögzített megjegyzések, indoklások.
• A Kapcsolódó feladatok kijelző az igényhez kapcsolódó elvégzendő (elvi engedélyezés, véleményezés, jóváhagyás) feladatokat jeleníti meg. Minden itt látható feladatnak egy Felelőse van, ez az információ szintén megjelenik a kijelzőben. A megjelenített feladatok adatlapja a feladat címére kattintva érhető el, itt van lehetőség annak elvégzésére is.
• A Kapcsolódó beszerzés minősítése kijelzőben a Lezárva, minősítve státusszal lezárt igényhez kapcsolódó értékelő lapok tekinthetőek meg. Az igényhez kapcsolódó dokumentum feltöltésére a Beszerzés minősítése felület szolgál. A Kapcsolódó beszerzés minősítése kijelző csak a vizsgált igény minősítésre szolgáló dokumentumok nyilvántartására szolgál, minden egyéb, az igényhez kapcsolódó állomány feltöltéséhez az igény adatlapjának szerkesztése során elérhető Fájl csatolása funkció szolgál.

Igény adatlap szerkesztése

Egy igény adatlapjának szerkesztésére, azaz az igény adatainak módosítására illetve az igényhez kapcsolódó mellékletek csatolására az Elem szerkesztése funkció szolgál, mely elérhető az igény adatlapjának szalagmenüjéből, valamint az Igények felület bármely nézetéből. Az ezt követően megjelenő szerkesztő űrlapon van lehetőség a fentiekben említett adatok módosítására valamint melléklet csatolására.

Beszerzés minősítése

A beszerzés minősítése felület akkor használandó a SharePoint alapú beszerzési folyamatkezelő 4 modulban, ha az igényelt beszerzésre vonatkozóan minősítő lap rögzítésére van szükség.

A beszerzés minősítése tár kizárólag a modulban nyilvántartott igényhez kapcsolódó minősítő dokumentumok feltöltésére és karbantartására szolgál. Minden egyéb, az igényekhez kapcsolódó melléklet tárolására az adott igény adatlapja szolgál, melynek szerkesztése során a Fájl csatolása funkció használandó.

5. ábra: beszerzés minősítése felület

Új minősítő lap feltöltése az Új dokumentum hivatkozás segítségével kezdeményezhető és azt ezt követően megjelenő űrlapon a Tallózás gombbal választható ki a feltöltendő dokumentum. Ezután a dokumentum adatainak meghatározására szolgáló szerkesztő űrlapon történhet meg annak a Kapcsolódó igénynek a kiválasztása, amelyhez az értékelő dokumentumot csatolni kívánja a felhasználó. Egy igényhez több dokumentum is kapcsolható ilyen módon, de csak az első feltöltött fájl kerül átnevezésre a kiválasztott igény elnevezésének megfelelően.

A feltöltött dokumentum a kiválasztott igény adatlapján a Kapcsolódó beszerzés minősítése kijelzőben lesz látható.

A minősítő dokumentum feltöltése után a Megrendelés átvétele funkció indításánál a Minősítés opció választásával lehet regisztrálni, hogy a lezárt igény minősítésre került (Lezárva, minősítve státuszba kerül az igény).

Beszerzés típusok

A beszerzés típusok felület szolgáltatja a SharePoint alapú beszerzési folyamatkezelő 4 modulban rögzített igények adatlapján kiválasztható Beszerzés típusa mező tartalmát. Egy igényhez mindig pontosan egy beszerzés típus választható. Az igényen kiválasztott beszerzés típuson szereplő Eseti beszerzést (igen/nem) és Minősített beszállítót (igen/nem) jelölő beállításoknak megfelelően működnek a Jóváhagyás és a Szállító kiválasztása folyamatok.

Szintén az igényen beállított beszerzés típus határozza meg, hogy az adott beszerzés típushoz sorolt igényt annak Igénylője saját jogkörében továbbíthatja a beszerző számára, vagy az igény továbbítása csak Igénylő felettesének jóváhagyását követően történhet meg.

A SharePointos felületen minden sor egy beszerzés típusnak felel meg. Minden beszerzéstípus esetében nyilván van tartva annak megnevezése, eseti mivolta, a beszerzés véleményezője illetve jóváhagyója. Lehetőség van továbbá rögzíteni azt is, ha a beszerzés minősített beszállítót igényel és ezzel kapcsolatban természetesen a beszállítót véleményező és jóváhagyó személy is beállításra kerülhet. Mindezek mellett a tervhez kapcsolódó megjegyzések is dokumentálhatóak a SharePointos felületen, illetve beállítható az is, hogy csak felettes továbbíthatja az igényt beszerzése.

Új beszerzéstípus rögzítése esetén az Új elem nyomógomb segítségével megjelenő űrlapon szükséges kitölteni a fent említett adatokat.

6. ábra: új beszerzéstípus rögzítése

A már a nyilvántartásban szereplő típusok tartalma a későbbiekben az Elem szerkesztése funkció segítségével módosítható.

A beszerzésen beállított Eseti és Minősített értékektől függően változik az igény jóváhagyásának folyamata és beszállítójának kiválasztás. Egy beszerzés egyszerre lehet Eseti és Minősített is.

Minősítési kategóriák

A SharePoint alapú beszerzési folyamatkezelő 4 modul az igényekhez tartozó szállítók meghatározása során a Microsoft Dynamics NAV (Navision) adatbázis tartalmára támaszkodik.

Az egyes szállítókhoz a NAV-ban Pont értékek tartoznak, amely értékek a szállító minősítésére vonatkoznak. A pontértékhez tartozó szöveges minősítést a modul a Minősítési kategóriákkal jelöli, minden kategóriához egy minimum és egy maximum értéket rendelve. Egy igény szállítójának kiválasztásakor a felkínált szállító neve mellett látható a szállító (NAV) pontszáma, valamint eme pontszámnak a modulban meghatározott minősítési kategóriája is.

7. ábra: minősítési kategóriák

Az Elem szerkesztése funkcióval módosíthatóak minősítési kategóriákhoz tartozó minimum és maximum értékek. A határértékek módosításával az egyes beszállítók besorolása is módosul.

Keresés a modulban

A SharePoint alapokon fejlesztett beszerzési folyamatkezelő 4 modulban nyilvántartott tartalmak a címsorban elhelyezett keresőmező segítségével kereshetőek. A keresett kifejezésnek megfelelő tartalmak (Igények, Beszerzés típusok, Beszállítók) a keresés megtörténtét követően megjelenítésre kerülnek.

Igénylési folyamat

Új Igény felvétele

A SharePoint keretrendszerben kialakított beszerzési folyamatkezelő 4 modulban a beszerzés igénylésére két szerepkör jogosult, ezek az Igénylők, valamint az anyaggazdálkodás csoport tagjai, azaz a Beszerzők. Az igénylés folyamata a modulban eltér attól függően, hogy az igényt az Igénylő, vagy a Beszerző szerepkörű személy hozta létre. Az igénylés menetében azonban azután, hogy az igény a Beszerzőhöz került, már nincs eltérés.

Beszerzés igénylése Igénylőként

Új igénybejegyzés létrehozása az Új elem hivatkozás segítségével megjelenő űrlap adatainak kitöltésével történik. Itt adható meg a beszerzés típusa – melynek megfelelően az illetékesek véleményezési és jóváhagyási feladatokat kapnak a SharePoint alapú rendszerben – illetve az igény megnevezése, leírása, mennyisége és keretösszege. Beállításra kerülhet továbbá az elvi engedélyező személye, a beszerzési határidő, a projekt kód – mely a Microsoft Dynamics NAV projekt dimenzió 1-gyel kezdődő kódjai közül tallózható – valamint megjegyzés fűzhető az igényléshez, továbbá az igénylő az általa javasolt szállítókat is megadhatja.

8. ábra: új igény rögzítése az igénylő által

Az igényhez melléklet csatolható annak létrehozásakor, illetve azt követően bármely szerkesztés alkalmával a szerkesztő űrlap fájl csatolása funkciógombjának segítségével.

A fentiek után az igény elérhető a SharePoint alapú rendszerben az Igénylő számára az Igények felület Saját igényléseim nézetéből, ahol további szerkesztés kezdeményezhető. A létrehozását követően az igény Rögzített státuszban jön létre.

Az igényt a létrehozása, majd szükség szerinti a további szerkesztését követően továbbítani kell az Anyagbeszerzési csoport felé, hogy annak egy tagja, a Beszerző kezelhesse az igénylést.

Beszerzés igénylése Beszerzőként

Az új igény létrehozásának menete megegyezik a fentiekben ismertetettekkel, annyi eltéréssel, hogy a fentiekben megadott mezők kitöltése mellett további adatok, a Szállító 1, Szállító 2, Szállító 3 meghatározására is van lehetőség.

Ha a Beszerző létrehozta az igényt, akkor annak státusza kétféle lehet:

• Ha nem választott ki szállítót az igény létrehozásakor, akkor Beszerzőhöz rendelt státuszban jön létre az igény. Ilyenkor a Beszerzőnek később kell meghatározni legalább egy szállítót.
• Ha kiválasztott legalább egy szállítót az igény létrehozásakor, akkor Szállító(k) hozzárendelése megtörtént státuszban jön létre az igény. Ekkor iktatható az ajánlatkérő kimenő irat az Iratkezelő modulban, illetve bizonyos megrendeléstípusok esetén (Nem minősített és Nem eseti beszerzés típus, vagy olyan minősített beszerzés típus, amelyhez csak minősített beszállító lett kiválasztva) rögtön indítható a Szállító kiválasztása funkció.

Igény továbbítása beszerzésre

A SharePoint keretrendszerben kialakított modulban az imént az Igénylő által létrehozott (Rögzített státuszú) igényt vagy az Igénylőnek, vagy az Elvi engedélyezőnek továbbítania kell az anyaggazdálkodási csoport számára. Ez az igény adatlapjának szalagmenüjében található Igény továbbítása funkciógomb segítségével tehető meg.

A funkció indítását követően

• ha az igény beszerzésre történő továbbításához nem szükséges felettesi jóváhagyás, akkor az igény státusza Igény továbbítva-ra módosul. Ekkor az Anyaggazdálkodás csoport összes tagja e-mail értesítést kap a továbbított igényről.
• Amennyiben az igény beszerzésre történő továbbításához szükséges az Elvi engedélyező jóváhagyása is, akkor az Igény továbbítása funkció indításakor a továbbítást megelőzően az Elvi engedélyező jóváhagyása szükséges. Ez esetben a továbbítás indításával először az Elvi engedélyező kap Elvi engedélyezése feladatot, mely elérhető a SharePoint alapú beszerzési folyamatkezelő 4 modul kezdőlapjáról, illetve a vizsgálandó igény adatlapján a Kapcsolódó feladatok kijelzőből is. A számára kiosztott feladatról a rendszer e-mail értesítést is küld.

A feladat elvégzését annak Címére kattintva megjelenő adatlapon lehet elkezdeni, ahonnét a szalagmenüből a feladat szerkesztő űrlapjára jut a felhasználó, ahol az Elvi engedélyezés jelölőnégyzet aktiválásával rögzítheti az engedélyező döntését.

9. ábra: elvi engedélyezés feladat űrlap

A feladat a Feladat végrehajtása gombbal lezárható vagy a Piszkozat mentése funkcióval anélkül rögzíthető a továbbításra vonatkozó elutasítás vagy jóváhagyás, hogy a feladat végrehajtásra kerülne, így a döntés később módosítható. A Piszkozat mentésekor a döntésnek megfelelő státuszváltozás nem történik meg, amíg a feladat a funkciógombbal végrehajtásra nem kerül.

• Ha a Felettes jóváhagyó döntést hozott (aktiválta a jelölőnégyzetet), akkor az igény státusza Igény továbbítva –ra módosul, az igénylő e-mail értesítést kap a jóváhagyásról, illetve az anyaggazdálkodás csoport tagságát is e-mail üzenet figyelmezteti a továbbított igényre.
• Ha a Felettes elutasító döntést hozott (nem aktiválta a jelölőnégyzetet), akkor az igény státusza Nem beszerezhető –re módosul. Az igényen további módosítás nem végezhető. Az igénylő e-mail értesítést kap az elutasításról.

Igénylés átvétele a Beszerző által

Az anyaggazdálkodás csoport tagsága e-mail értesítést kap minden alkalommal, amikor egy igény számukra továbbításra került.

A továbbított igények megtekinthetőek a SharePoint alapú rendszer kezdőlapjának Továbbított igények kijelzőjében, illetve az Igények felület Igény továbbítva nézetében is. Az Anyaggazdálkodás csoport egy tagja ez utóbbi nézet segítségével veheti át az Igénylő által a csoportja számára továbbított igényt az adott igényt kijelölésével, majd az Elemek szalagmenü Intézem funkciógombjának segítségével. Ezzel a módszerrel a Beszerző egyidejűleg több igényt is magához vehet.

10. ábra: igény továbbítva nézet

Az Intézem funkcióval a Beszerzőhöz rendelt igény státusza Beszerzőhöz rendelt-re módosul. Az átvett igény már nem lesz látható az Igény továbbítva nézetben, elérésére a Beszerzői igényléseim folyamatban nézet használandó.

Szintén Beszerzőhöz rendelt státuszban jönnek létre azok az igények, melyeket a Beszerző szerepkörű felhasználók hoztak létre, és az igény létrehozásakor nem választottak ki legalább egy szállítót.

Igény másik beszerzőhöz rendelése

Amennyiben a Beszerző az igény átvétele után úgy dönt, hogy maga helyett az anyaggazdálkodás csoport egy másik tagjához rendelné az igényt, vagy a Beszerző helyettesítése válik szükségessé, akkor lehetősége van a SharePoint alapú modulban az igény Beszerzőjének módosítására. Ez az igény adatlapján az Elem szerkesztése funkciógomb segítségével, a megjelenő szerkesztő űrlapon tehető meg az eredeti Beszerző nevének törlésével, majd új név megadásával.

Erről a módosításról azonban sem az eredeti, sem az újonnan beállított Beszerző nem kap értesítést, ezért ilyen esetben a fenti személyek rendszeren kívül történő értesítésére lehet szükség.

Pontosítás kérése

A Beszerző kérheti az általa átvett, Beszerzőhöz rendelt státuszú igény módosítását az igényt létrehozó Igénylőtől az igény szalagmenüjében található Pontosítás kérése funkciógomb segítségével, melyet követően a Pontosítás kérése űrlapon meg kell adnia a pontosítás tárgyát.

Az Igénylő a Pontosítás kérése funkció indításakor e-mail értesítést kap, melyből elolvashatja a kérést, illetve a link az igényre hivatkozás segítségével elérheti a pontosításra visszaküldött igényt.

11. ábra: az igénylőt pontosítás kérésére figyelmeztető e-mail üzenet

Az Igénylő, miután elvégezte a szükséges módosításokat, továbbíthatja a pontosított igényt, ezúttal már specifikusan az azt korábban átvevő Beszerző számára.

Kiszolgálás raktárkészletről

Ha a Beszerző úgy ítéli meg, hogy az általa átvett igényben foglalt beszerzés kiszolgálható raktárkészletről, akkor a beszerzés további lépéseit mellőzve, a kiszolgálást a szalagmenü Kiszolgálás raktárkészletből funkciógombjáról kezdeményezheti. Ezt követően az igény státusza Lezárt-ra módosul a SharePoint alapú beszerzési folyamatkezelő 4 modulban, illetve az Igénylő e-mail értesítést kap arról, hogy a Beszerző raktárkészletből történő kiszolgálással zárta le az igényt. Az e-mailben a Beszerző üzenete az igénylőnek mezőben rögzített megjegyzés is megjelenik.

Beszállítók meghatározása

Azokra az igényekre, melyeket a Beszállító magához vett, de nem szolgált ki raktárkészletből, meg kell határoznia minimum egy, maximum három javasolt beszállítót. A beszállító meghatározására az igény szerkesztő űrlapján lévő Szállító 1-2-3 mezők szolgálnak.

A szállító kiválasztását a tallózó gomb segíti, melynek megnyomására megjelenő űrlapon megjelenik a szállítók NAV pontszáma, és a pontszámból a korábbiakban már említett Minősítési kategóriák ponthatárainak megfelelő besorolása is.

Amint a Beszerző legalább egy szállítót kiválasztott, majd mentette a módosításokat, az igény státusza Szállító(k) hozzárendelése megtörtént –re módosul. Ekkor még lehetőség van további szállítók kiválasztására.

Ajánlatkérés kiküldése, beérkezett ajánlatok iktatása

Az Iktató szerepkörű személy, miután a Beszerzendő igény Szállító(k) hozzárendelése megtörtént státuszba került, iktathat kimenő iratot az igényen meghatározott szállító számára árajánlat kérésre típussal. Ez az Iratkezelő modulban, a kimenő iktatások kezelése felületen történik, ahol kiválasztható az az igény, amelyre az ajánlatkérés vonatkozik.

Az irat létrejöttekor egy hivatkozás automatikusan beállítódik az igény adatlapján a Kapcsolódó iktatás kijelző tartalmaként, ahol az iktatószámra kattintva megnyitható az imént iktatott irat adatlapja.

A kimenő irányú, Árajánlatkérés típusú irat kapcsolódásakor a minősített beszállítót igénylő, nem eseti beszerzési típusú igényeken is aktívvá válik a Jóváhagyás funkciógomb, melynek használatával lehetőség van a SharePoint alapú beszerzési folyamatkezelő 4 modulban az igény beszállítójának véleményeztetésére és jóváhagyatására még az árajánlatkérés postázásának regisztrálása előtt.

Az Árajánlatkérés irat lezárásával az igény státusza Ajánlatkérés kiküldve-re módosul.

A kiküldött ajánlatkérésre érkező választ szintén az iratkezelő modulban kell iktatni, mely a mentést követően szintén megjelenik a Kapcsolódó iktatás kijelzőben.

Az Árajánlatküldés bejövő irat lezárásakor az igény státusza ismét módosul, ezúttal az Ajánlatok beérkeztek státuszérték kerül beállításra.

Jóváhagyás

A Jóváhagyás funkció azoknál a beszerzéstípusoknál használandó, melyek Eseti beszerzésre vonatkoznak illetve, ha a beszerzés típusa nem Eseti, és Minősített beszállító szükséges hozzá, de az igény adatlapján beállított szállítók közül legalább egy szállító nem minősített. Ez utóbbi esetben csak a kimenő árajánlatkérés iktatása után van lehetőség a Jóváhagyás folyamat indítására.

A jóváhagyás első indításának előfeltétele, hogy az igény az alábbi státuszok valamelyikében legyen:

• Szállító(k) hozzárendelése megtörtént – A Beszerző beállított legalább egy beszállítót.
• Ajánlatkérés kiküldve – Az Iktató Árajánlatkérése típusú kimenő iratot iktatott és zárt le.
• Ajánlatok beérkeztek – Az Iktató Árajánlatküldése típusú bejövő iratot iktatott és zárt le.

A Jóváhagyás funkció befejezése utáni újabb indításának feltétele, hogy az igény az alábbi státuszok valamelyikében legyen:

• Szállító hozzárendelése szükséges – A beszállító jóváhagyója nem támogatta az igényen megjelölt szállítókat.
• Szállító jóváhagyva – A beszállító jóváhagyója támogatta az igényen megjelölt szállítókat, de valamilyen okból újabb jóváhagyás szükséges.

A Jóváhagyás folyamat négy részfolyamatból áll. A részfolyamatok egymásra épülnek, de bizonyos beszerzéstípusok esetében vagy csak az első vagy csak a második két részfolyamat kerül elindításra.

Az igény státusza a folyamat indításakor Jóváhagyás folyamatban -ra módosul.

Beszerzés véleményezés

A Beszerzés véleményezés folyamat a Jóváhagyás alfolyamataként akkor kerül kiosztásra, ha az igényen kiválasztott beszerzés típusban Eseti beszerzés szerepel. Ilyenkor egy vagy több személy párhuzamosan kap Beszerzés véleményezés feladatot, melyet elérhet a SharePoint alapokon fejlesztett beszerzési folyamatkezelő 4 modul kezdőlapjáról, a vizsgált igény Kapcsolódó feladatok kijelzőjéről, illetve a számára generált e-mail értesítésből.

A beszerzés véleményezője feladatának a már ismertetett módon (feladat adatlap megtekintés, majd a szalagmenü Elem szerkesztés funkciójának használata) történő szerkesztésével rögzítheti véleményét.

Amint az összes beszerzés véleményező a Feladat végrehajtása gomb megnyomásával lezárta a feladatát a Beszerzés jóváhagyó számára Beszerzés jóváhagyás feladat kerül kiosztásra.

Beszerzés jóváhagyás

A fentiekben részletezett folyamat lezárásának eredményeként létrejött feladatot a beszerzés jóváhagyója a SharePoint keretrendszerben kialakított beszerzési folyamatkezelő 4 modul kezdőlapjáról, a vizsgált igény Kapcsolódó feladatok kijelzőjéről, illetve a számára generált e-mail értesítésből érheti el.

Ezt követően a döntését – jóváhagyását vagy elutasítását – a számára kiosztott Beszerzés jóváhagyás feladat szerkesztő űrlapján, a Döntés menüpontban rögzítheti illetve meg is indokolhatja azt.

A Feladat végrehajtása gomb megnyomására befejeződik a beszerzés jóváhagyás feladat, és a döntés a menüben kiválasztott opciónak megfelelően:

• Jóváhagyás:
  • Ha az igényen kiválasztott beszerzés típusa szerint szükséges Minősített beszállító, és az igényen meghatározott szállítók közül legalább egy nem minősített, akkor a Jóváhagyás folyamat a Beszállító véleményezés feladattal folytatódik.
  • Ha nincs szükség Minősített beszállítóra, vagy szükség van rá, és az igényen szereplő összes beszállító rendelkezik minősítéssel, akkor a jóváhagyás folyamat befejeződik, az igény státusza Beszerzés jóváhagyva-ra módosul. Ekkor lehetőség nyílik a Beszállító kiválasztására.
• Elutasítás: Az Igény státusza Nem beszerezhető –re módosul.

Beszállító véleményezés

A Beszállító véleményezés és az azt követő jóváhagyási folyamat automatikusan indításra kerül, ha a Beszerzés jóváhagyás feladat felelőse Jóváhagyás döntést hozott egy olyan (Eseti) igény elbírálása során, amelyen a beállított beszerzéstípus Minősített beszállítót ír elő, de az igényen legalább egy olyan szállító is megjelölésre került, amely nem rendelkezik minősítéssel.

Olyan igényen azonban, amely nem Eseti, minősített beszállítót igényel, de az igényen olyan szállító is megjelölésre került, amely nem rendelkezik minősítéssel, a jóváhagyási folyamatot a funkciógombra kattintva kell elindítani. Ilyenkor a Beszerzés véleményezésére és jóváhagyására vonatkozó feladatok nem kerülnek kiosztásra (mivel azok csak az Eseti típusokra vonatkoznak), a folyamat ezeket átlépve a Beszállító véleményezés alfolyamattal indul.

A Beszállító véleményezés feladat során (egy vagy több) Beszállító véleményező személy kap véleményezése feladatot, melyet a SharePoint alapú beszerzési folyamatkezelő 4 modul kezdőlapjáról, a vizsgált igény Kapcsolódó feladatok kijelzőjéről, illetve a számára generált e-mail értesítésből érheti el.

A feladat elvégzéséhez annak szerkesztő adatlapját kell megnyitni a már ismertetett módon, ahol a Vélemény mezőben rögzíthető a beszállítóval kapcsolatos vélemény, majd a véleményezés feladatot – az előbbiekhez hasonlóan – a Feladat végrehajtása gombbal lehet lezárni, melyet követően a Beszállító jóváhagyás feladat automatikusan kiosztásra kerül a Beszállító jóváhagyó számára.

Beszállító jóváhagyás

A fentiek alapján létrejött feladatot a Beszállító jóváhagyó felhasználó a SharePoint alapú beszerzési folyamatkezelő 4 modul kezdőlapjáról, a vizsgált igény Kapcsolódó feladatok kijelzőjéről, illetve a számára generált e-mail értesítésből érheti el.

A feladat elvégzéséhez annak szerkesztő adatlapját kell megnyitni a már ismertetett módon, majd a feladat űrlapon a Beszállító jóváhagyónak ki kell választania döntését és rögzítenie kell az indoklását is.

A Feladat végrehajtása gomb megnyomásával beállított Döntés függvényében:

• jóváhagyás opció választása esetén a feladat végrehajtásával az igény státusza Szállító jóváhagyva­-ra módosul, és a Szállító jóváhagyás folyamat befejeződik.
• elutasítás opció választása esetén a feladat végrehajtásával az igény státusza Szállító hozzárendelése szükséges-re módosul, és a Szállító jóváhagyás folyamat befejeződik. Ilyenkor addig nem lehet újraindítani a Jóváhagyás folyamatot, amíg nem kerül beállításra legalább egy új beszállító a korábban elutasított beszállító(k) helyett.

Amennyiben szükséges, és az igényhez kapcsolódik kimenő árajánlatkérés irat, a jóváhagyás folyamata (és a bemutatott alfolyamatok) újraindítható.

Szállító kiválasztása

A szállító kiválasztása funkció az igény adatlapján meghatározott Szállító 1-2-3 mezőkben rögzített beszállítók közül a megrendeléssel ténylegesen megbízott Szállító kiválasztására szolgál.

A funkció indításának előfeltételei az igényen kiválasztott beszerzés tervtől függően változnak:

• Ha az igényen olyan beszerzési terv lett beállítva, mely eseti beruházást jelöl, akkor a Szállító kiválasztása funkció indításának előfeltétele a Jóváhagyás funkció jóváhagyással történő végrehajtása. A funkció az igény Beszerzés jóváhagyva státuszában indítható.
• Ha a beszerzési terv nem eseti, és minősített beszállító meglétét igényli, valamint az igényen megjelölt összes beszállító rendelkezik minősítéssel, akkor a szállító kiválasztásának nem előfeltétele a jóváhagyás funkció indítása, annak kihagyásával indítható. A funkció indításához szükséges egy árajánlatkérés kimenő irat iktatása és lezárása. A funkció indítható Ajánlatkérés kiküldve, Ajánlat beérkezett státuszokban.
  Amennyiben azonban az igényen legalább egy nem minősített beszállító is megjelölésre került, akkor a Jóváhagyás funkció indítása – és a jóváhagyások végrehajtása – előfeltétele a Szállító kiválasztásának. Az indításhoz szükséges a Szállító jóváhagyva státusz.
• Ha az igényen olyan beszerzési terv került beállításra, amely nem eseti és nem igényel minősített beszállítót, akkor a Szállító kiválasztásának nem előfeltétele a Jóváhagyás. A funkció indítható Szállító(k) hozzárendelése megtörtént, Ajánlatkérés kiküldve, Ajánlat beérkezett státuszokban.

A szállító kiválasztását az igény adatlapjának szalagmenüjében elhelyezett Szállító kiválasztása funkciógomb segíti. Az így megjelenő űrlapon felsorolva láthatóak azok a szállítók, melyek az igény adatlapján a Szállító 1, Szállító 2, és a Szállító 3 mezőkben korábban rögzítésre kerültek, itt szükséges jelölőgombbal kiválasztani azt az egy szállítót, amelyet az igény Kiválasztott szállítójaként kíván a felhasználó regisztrálni.

A Szállító kiválasztása gombbal véglegesíthető a döntés, mely után az igény státusza Szállító kiválasztva-ra módosul, illetve az igény adatlapján a Kiválasztott szállító mező a fentebb kijelölt szállító nevével töltődik ki.

• A szállító kiválasztása után az iratkezelő modulban lehetőség van Megrendelő és megrendelés visszaigazoló típusú iktatások létrehozására – lásd Ajánlatkérés kiküldése, beérkezett ajánlatok iktatása
• A szállító kiválasztása után a modulban regisztrálandóak a Megrendelés átvételével kapcsolatos információk – lásd Megrendelés átvétele

Megrendelő, visszaigazoló iktatások létrehozása

Miután az igényen kiválasztásra került annak szállítója – Szállító kiválasztva státusz – az Iratkezelő modulban lehet Megrendelés típusú kimenő iratot iktatni. Az irat iktatására szolgáló adatlapon ki kell választani a Megrendelés típust, illetve a Kapcsolódó igény mezőben azt az igényt, amelyhez kapcsolni kívánjuk iratunkat.

A Megrendelés irat iktatása után megjelenik a Kapcsolódó iktatás kijelzőben, majd az irat lezárásakor az igény státusza Megrendelő kiküldve-re módosul.

Amint a kiválasztott szállítótól megérkezik a megrendelés visszaigazolása, azt szintén iktatni kell az Iratkezelő modul segítségével bejövő iratként, meg kell adni annak típusát (Visszaigazolás), valamint a kapcsolódó igényt. Az irat lezárásakor az igény státusza Visszaigazolva-ra módosul.

Megrendelés átvétele

A Megrendelés átvétele szalagmenü gomb megnyomásával regisztrálható a megrendelés átvétele, mely csak az igény Szállító kiválasztva, Megrendelő kiküldve, Visszaigazolva státuszaiban indítható.

Az ezt követően megjelenő űrlapon rögzíthető az Átvétel eredménye, mely lehet:

• Átvéve: Az igény státusza Lezárva-ra módosul.
• Hiánypótlás: Az igény státusza nem módosul, és az igény Kapcsolódó üzenetek kijelzőjében megjelenik a hiánypótlás megjegyzése. Amint a hiánypótlás megtörténik, újra el kell indítani a Megrendelés átvétele funkciót.
• Átvétel megtagadva: Az igény státusza Lezárva, átvétel meghiúsult-ra módosul.
• Minősítés: A Minősítés opció az igényhez kapcsolódó minősítő lap feltöltésének regisztrálására szolgál. A minősítő lap feltöltése a Beszerzés minősítése felületen történhet, lásd Beszerzés minősítése Az igény státusza Lezárva, minősítve­-re módosul.

A fenti státuszértékek beállítását követően az igénylés folyamata befejeződik.

Törzsadatok kezelése

A SharePoint alapú beszerzési folyamatkezelő 4 modul működéséhez különböző törzsadat adatbázisokra támaszkodik. Ilyen például a dolgozók lista, amely a modulban tevékenykedő személyek feletteseinek meghatározására és egyéb adatainak a nyilvántartására szolgál. Ezen törzsadatok karbantartása a modul üzemeltetésével megbízott személy feladata.