karaDox™ Szerződéstár 2
karaDox™ Szerződéstár 2
A KARÁDI által SharePoint keretrendszerben fejlesztett szerződéstár 2 modulban a szerződések nyilvántartása valósul meg.
Belépés a dokumentumtárba
A webes felület felső hivatkozáspultján a Dokumentumtár elemet választva tud a felhasználó belépni a SharePoint alapú rendszerbe.
1. ábra: belépés a rendszerbe
Szerződések
Szerződések szereplői és feladatai
- Szerződés-karbantartó: feladata a szerződések feltöltése, karbantartása, a véglegesítési folyamat indítása a SharePoint rendszerben
- Szerződésolvasó: olvasási jogokkal rendelkezik
- Szerződésfelelős: feladata a vélemények bekérése a szerződéshez és a véglegesített szerződés tudomásul vétele
Az egyes szerepekhez maga a szerződés határozza meg a felhasználókat.
Szerződés űrlap felépítése
A szerződések listája a bal oldali menüben található Szerződések menüpont segítségével érhető el a SharePoint felületen.
2. ábra:szerződések listája
A szerződések listája partnerenként csoportosítva jelenik meg. A partner neve előtti + jellel nyitható ki a partner, s így láthatóvá válnak a partner szerződései.
Új szerződés feltöltése a lista alatt látható Dokumentum hozzáadása hivatkozással valósítható meg a SharePoint alapú szerződéstár 2modulban. Ekkor, illetve a szerződés tulajdonságainak szerkesztésekor jelenik meg a szerződés űrlapja, ahol megadhatóak a szerződés adatai.
A szerződésnek vannak olyan mezői, amelyeknek kötelezően kitöltöttnek kell lenniük a szerződés véglegesítésekor. Itt az űrlapon nincs megjelölve minden kötelező mező, hogy bármikor engedje a mentést az űrlap, a részbeni kitöltéskor is. Ezeket a mezőket majd a véglegesítést végző, SharePoint rendszer által támogatott,munkafolyamat ellenőrzi, de ezt az ellenőrzést itt, a szerződés űrlapján is elvégezheti a felhasználó a ribbon menüben található Ellenőrzés ikonra kattintva.
3. ábra: szerződés űrlap
Szerződés-karbantartó feladata
- a szerződés feltöltése,
- a szerződés adatainak megadása,
- a kiválasztott szerződésen a véglegesítési, publikálási munkafolyamat elindítása a SharePoint rendszerben. A szerződések apublikálás után lesznek elérhetők a szerződés olvasói számára.
1.Szerződés feltöltése
A szerződéseket tartalmazó tár a bal oldali menü Szerződések menüpontjával érhető el. Ekkor a SharePoint felületenmegjelenik a szerződések listája partnerenként csoportosítva.
A szerződések listája alatti Dokumentum hozzáadása hivatkozással tölthető fel szerződés.
4. ábra: dokumentum feltöltése űrlap
Ebben a dokumentum feltöltése ablakban a Tallózás gomb segítségével tudja a felhasználó megkeresni a feltöltendő dokumentumot. A dokumentum neve megjelenik a Név mezőben. Ezt követően az Ok gomb segítségével feltölthető a szerződések listába a kiválasztott dokumentum.
A feltöltés után megjelenik az előzőekben említett szerződés űrlap, ahol megadhatóak a szerződés adatai, beállíthatóak a szereplők.
2. Szerződés adatainak megadása
A szerződések lista egy elemén állva, a gyorsmenüben érhető el a szerződés adatlapja, ahol a szerződéshez kapcsolódó minden adat megjelenik a SharePoint felületen.
5. ábra: szerződés adatlapja
A bal felső részen a szerződés adatai láthatók, alatta a két folyamatindító ikon, a Szakértői véleménykérés és a Szerződés véglegesítése, publikálása. Mellette, a jobb oldali listában van lehetőség szerződés munkapéldányok feltöltésére. Alul figyelmeztetések állíthatók be a szerződéshez, dátum, időpont, megjegyzés és az értesítendő felhasználók megadásával.
3. Szerződés véglegesítése, publikálása
A szerződések listájában egy adott szerződésen állva a gyorsmenüből hívható be a fentiekben említett szerződés adatlap, ahol a Szerződés véglegesítése, publikálása funkció segítségével kezdeményezhető a szerződés véglegesítése a SharePoint alapokon fejlesztett szerződéstár 2 modulban.
A véglegesítési folyamat ellenőrzi a szerződés adatait és leáll, ha valamelyik kötelező mező nincs kitöltve. Az észlelt hiányosságokat a munkafolyamat előzményeihez naplózza, így ott tekinthető meg az esetleg észlelt probléma. Ezt elkerülendő a szerződés űrlapjának szalagmenüjén található egy Ellenőrzés gomb, melynek segítségével az adatok kitöltésekor ellenőrizheti, hogy minden kötelező mező kitöltésre került-e.
Amennyiben minden kötelező mező ki van töltve, a szerződéshez feltöltött dokumentum verziószámát a SharePoint alapú rendszer a következő főverzióra állítja, így a szerződés publikálódik, tehát látható lesz a szerződés az olvasók számára is.
A véglegesítési folyamat végén a SharePoint alapú szerződéstár 2 rendszere e-mailben értesíti a szerződésfelelőst, aki tudomásul vétellel nyugtázza, hogy értesült a szerződés publikálásáról.
Szerződésfigyelmeztetések
A szerződésfigyelmeztetések listában szerződéshez kötött, dátummal, szöveggel és értesítendő felhasználók megadásával figyelmeztetések állíthatóak be. A beállított dátumkor a SharePoint alapokon fejlesztett rendszer értesíti a megadott felhasználókat az adott szöveggel.
A bal oldali menüben a Figyelmeztetések menüponttal érhető el a figyelmeztetések listája. A lista alatti Új elem hozzáadása hivatkozással vehető fel új figyelmeztetés.
6. ábra: új figyelmeztetés felvitele
Szerződésolvasó feladata
A szerződésolvasó a véglegesített, publikált szerződéseket olvashatja.
Szerződésfelelős feladata
Véleménybekérés
A szerződésfelelős kéri be a véleményeket a kiválasztott szerződéshez. A véleményeket a szakértők a feladatuk lezárásával adják meg. A vélemények a szerződéshez kapcsolódva nyilvántartásba kerülnek a SharePoint rendszerben.
A szerződésűrlap alján találhatók azok a bejelölhető területek, amelyekről szakértői véleményt lehet kérni. Az itt bejelölt területek szakértői e-mailben kapnak értesítés a véleménykérésről.
7.ábra: szakértői vélemény kérése
Az egyes területek szakértői a szakértők listájában állíthatók be, mely a megfelelő jogosultsággal rendelkezve A teljes webhelytartalom-nál található.
A véleménykérés egy adott szerződésen annak adatlapján lévő Szakértői véleménykérés ikonra kattintva kezdeményezhető.
Véglegesítés, tudomásul vétel
Szerződés publikálásakor a felelős kap egy értesítést, melyet a tudomásul vétel jelzésével kell nyugtáznia.