karaDox™ Szerződéstár 1
karaDox™ Szerződéstár 1
A KARÁDI által SharePoint alapon fejlesztett szerződéstár modul webes alkalmazásban az alábbi listák találhatóak:
- szerződések,
- szerződés kapcsolatok,
- szerződés partnerei (technikai lista).
Szerződések
A szerződések listában valósul meg a vállalat összes szerződésének elektronikus nyilvántartása, leíró adatokkal kiegészítve.
A lista attribútumai:
- évszám
- szervezet – választási lehetőséget kínál a vállalat szervezetei között (pl.: gazdasági osztály, marketing,vezérigazgatóság stb.)
- nyilvántartási szám
- vevők – választási lehetőséget kínál több elem közül a Partnerek külső adatforrásból, valamint létrehozza a Szerződés partnerei listában a megfelelő kapcsolt elemeket
- szállítók
- egyéb partnerek
- hatályos (dátum)
- aláírás napja (dátum)
- szerződés nyelve – választási lehetőséget kínál (pl.: magyar, angol, német stb.)
- lejárat típusa – választási lehetőséget kínál (pl.: határozott, határozatlan idejű, feltételhez kötött stb.)
- szerződés típusa – választási lehetőséget kínál (pl.: szerződés, szerződésmódosítás, szerződésmegszüntető stb.)
- tárgy
- példányszám
- típus
- kapcsolattartó – személy vagy csoport
- hely: hivatkozás a Tárolóhelyek listára
- fizetési határidő
- fizetés módja
- pénznem
- státusz – érvényben vagy megszűnt
- kapcsolatok – ezen mező segítéségével szerződésmódosítás, -megszűntetés esetén a megfelelő kapcsolati elemek létrejönnek a Szerződés kapcsolatok listában
- teljesítési határidő
- teljesítés
A fenti listának természetesen többféle megjelenítési nézete állítható be a SharePoint felületen, alapértelmezettként az aktív szerződések és azok attribútumai láthatóak, bizonyos kritérium alapján szűrhetőek, sorrendbe rendezhetőek.
1. ábra: szerződések listája
2. ábra: új szerződés rögzítése űrlap
Szerződés kapcsolatok
A SharePoint alapokon fejlesztett szerződéstár modulban a szerződés kapcsolatok listájában van nyilvántartva, hogy melyik szerződés melyik szerződéssel van kapcsolatban és mi a kapcsolat típusa.
3. ábra: szerződés kapcsolatok listája
A lista attribútumai:
- szerződés – hivatkozás a Szerződések listára
- kapcsolódó szerződés – hivatkozás a Szerződések listára
- kapcsolat típusa – választási lehetőséget kínál az alábbiak közül
- Módosító szerződés
- Megszüntető szerződés
- Szerződés
A szerződéses kapcsolatok lista SharePoint felületen található megjelenítő nézete a fenti attribútumoknak megfelelő és természetesen szűrési és sorrendbe rendezési lehetőséget is tartalmaz.
4. ábra: szerződések közötti kapcsolatot rögzítő űrlap
Szerződés partnerei
A SharePoint alapokon fejlesztett szerződéstár modulbana szerződés partnerei listájában van nyilvántartva, hogy melyik szerződésen milyen partnerek szerepelnek.
5. ábra: szerződéshez tartozó partner rögzítésére szolgáló űrlap
A lista attribútumai:
1. szerződés – hivatkozás a Szerződések listára
2. partner – külső adatok
3. kapcsolat típusa – választási lehetőséget kínál az alábbiak közül
- Vevő
- Szálllító
- Egyéb partner
A szerződés partnerei lista SharePoint felületen lévő megjelenítő nézete a fenti attribútumoknak megfelelő és természetesen szűrési és sorrendbe rendezési lehetőséget is tartalmaz.
Funkciók, folyamatok
Szerződésmódosítás
A szerződésmódosítás a SharePoint alapokon fejlesztett szerződéstár modulbana szerződés egyed megjelenítő lapján található „Szerződésmódosítás” gomb megnyomásával történik.
7. ábra: kezelőpanel – szerződésmódosítás
Ekkor a SharePoint alapú rendszer átmásolja a szerződés adatait, és beállítja a szerződés típusát „Szerződésmódosítás”-ra. Ezek után az adatok a megjelenő képernyőn tetszőlegesen módosíthatóak.
8. ábra: szerződésmódosítási űrlap
Szerződésmegszűntetés
A szerződésmegszűntetés aSharePoint alapokon fejlesztett szerződéstár modulban aszerződés egyed megjelenítő lapján található „Szerződésmegszűntetés” gomb megnyomásával történik.
9. ábra: kezelőpanel – szerződés megszűntetése
Ekkor a SharePoint alapú rendszer átmásolja a szerződés adatait, és beállítja a szerződés típusát „Szerződésmegszüntető”-re. Ezek után az adatok a megjelenő képernyőn tetszőlegesen módosíthatóak.
10. ábra: szerződés megszűntetése űrlap
11. ábra: szerződés egyed megjelenítő lapja
Teljesítési határidő figyelése
Új szerződés rögzítésekor automatikusan elindul egy Határidő figyelés nevű munkafolyamat a SharePoint alapú szerződéstár modulban, mely, ha egy érvényben lévő szerződés Teljesítési határideje lejár, figyelmeztető levelet küld a Szerződéstár.Karbantartók SP csoport tagjainak, valamint másolatban a Kapcsolattartónak.
A munkafolyamat leáll, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
- teljesítés határideje nagyobb, mint a szerződés rögzítésének időpontja,
- a határidőig történő várakozás letelt (ekkor küld e-mail üzenetet),
- módosítjuk a teljesítés határidejét,
- szerződés megszűnt státuszúvá válik.
A munkafolyamat csak a 3. esetben indul újra automatikusan, minden más esetben manuálisan kell újra elindítani a SharePoint felületen, ha továbbra is szükséges, hogy fusson.