karaDox Szerződéskezelő 1
karaDox™ Szerződéskezelő 1
A KARÁDI által SharePoint alapokon fejlesztett karaDox Szerződéskezelő 1 teljes körű megoldást biztosít a szerződések, valamint ezek teljes életciklusának az egységes és központi nyilvántartására, illetve a hozzájuk kapcsolódó pénzügyi adatok és határidők nyomon követésére és kezelésére.
A karaDox Szerződéskezelő 1 rendszerben valamennyi szerződéstípus, azok leíró adatai illetve kapcsolódó dokumentumai egyszerűen és gyorsan rögzíthetőek. A SharePoint alapú rendszer lehetőséget biztosít a szerződésekhez kapcsolódó munkafolyamatok, feladatok kezelésére, a végrehajtási folyamat stádiumainak nyomon követésére valamint a különböző statisztikák, riportok, elemzések készítésére is.
A karaDox Szerződéskezelő 1 modulban a nyilvántartott elemek az alábbi listákban érhetőek el:
- Szerződések lista – a vállalat vagy vállalatcsoport összes szerződésének, valamint azok leíró adatainak a SharePoint felületen történő elektronikus nyilvántartása
A lista attribútumai rendkívül sokfélék lehetnek, beállítható többek között a szervezeti egység, a szerződés nyelve, típusa, lejáratának típusa, a szerződéshez és a fizetéshez kapcsolódó határidők, időpontok, pénznemek valamint a szerződéshez tartozó vevők, partnerek, kapcsolattartó személyek.
Egy adott szerződés adatlapján megtekinthetőek a szerződéshez kapcsolódó különböző listák – feladatok, kapcsolódó kötelezettségvállalások, kapcsolódó jóváhagyás alatti szerződések, kapcsolódó előterjesztések, kapcsolódó számlák és kapcsolódó szerződések – adatai is.
- Szerződés kapcsolatok lista – az egyes szerződések más szerződésekkel való kapcsolatainak valamint a kapcsolatok típusának a nyilvántartása
- Szerződés partnerei lista – a különböző szerződésekhez kapcsolódó partnerek (vevő, szállító, egyéb partner) nyilvántartása
A karaDox Szerződéskezelő 1 a nyilvántartott elemeken az alábbi funkciók, folyamatok végrehajtását támogatja:
1. Szerződés készítése
1. ábra: szerződéskészítés indítása
A folyamatot a szerződésgazda indíthatja a SharePoint alapú rendszerben, melyet követően a szerződés készítői egy Szerződés készítése feladatot kapnak, melynek határideje a folyamat indításakor megadott határidő, leírása pedig ugyancsak az indításkor megadott leírás.
2. ábra: szerződés készítése – feladat
A feladat befejezésekor a készítők a Megjegyzés mező kitöltésével és a befejezéssel jelzik, hogy elkészült a szerződés a részükről. Miután mindenki befejezte a feladatát, a szerződés státusza Elkészült, véleményezés alattra módosul.
Ezután a szerződés véleményezői – gazdasági vezető, pénzügyi vezető, jogi munkatárs – egy-egy Szerződés véleményezése feladatot kapnak. A feladat lezárása folyamán megadják a döntésüket, véleményüket, illetve a javaslatukat.
3. ábra: szerződés véleményezése – feladat
Amennyiben akár egy döntés szerint is módosítás szükséges, akkor a szerződés létrehozója egy e-mailban értesül arról, hogy a véleményezők nem javasolják a szerződést. Ekkor a szerződés státusza Módosításra visszaküldvére módosul. A szerződés módosítása után a folyamat újra indítható a SharePoint alapú szerződéskezelő 1 rendszerben.
Ha mindannyian befejezték a feladatukat, és a döntésük alapján a szerződés jóváhagyott, akkor amennyiben nem volt beállítva a szükséges jóváhagyás, a megadott javaslatokból a listában legelső kerül beállításra a szerződésen.
Ezek után a szerződés létrehozója egy e-mailértesítést kap, hogy szerződését javasolják a véleményezők. Ugyanekkor egy feladatot is kap, amely feladatnál rögzíti a kezdeményező a döntését, illetve a véleményét. A feladat lezárására addig nincs lehetőség, amíg az adott szerződéshez nem kapcsolódik megfelelő típusú előterjesztés, amennyiben az szükséges. Amint a kezdeményező jóváhagyja, akkor a státusz Jóváhagyvára, egyébként Módosításra visszaküldvére módosul.
2. Előterjesztés beállítása
A folyamat a szerződésgazda által a SharePoint alapú szerződéskezelő 1 rendszer Szerződések adatlapján, az 1. pontban lévő szalagmenü segítségével indítható abban az esetben, ha a Szükséges jóváhagyás attribútuma megköveteli a jóváhagyást, és nem kapcsolódik hozzá előterjesztés. Ezt követően az előterjesztés beállítása egy gombnyomással elvégezhető a megfelelő előterjesztés listából történő kiválasztását követően.
3. Szerződéstervezet megszüntetése
A fentiekhez hasonlóan indítható a folyamat akkor, ha a státusz Rögzített, vagy Készítés alatt, vagy Elkészült, véleményezés alatt, vagy Kezdeményezői jóváhagyás. Ezek után a folyamat elindul, melynek során a státusz Megszűntre módosul. Továbbá mindenki, akinek feladata volt az adott szerződéssel kapcsolatban, egy e-mailben értesül a megszüntetés tényéről.
4. ábra: értesítés a szerződés megszüntetéséről
4. Szerződés módosítása
A szerződésmódosítás elindítását követően a SharePoint alapú rendszer átmásolja a szerződés adatait és beállítja a szerződés típusát Szerződésmódosításra, mely után az adatok a megjelenő képernyőn tetszőlegesen módosíthatók. Amikor pedig egy módosító szerződés Aláírt státuszba kerül, akkor az eredeti szerződés státusza Lejártra módosul.
5. Szerződés megszüntetése
A szerződésmegszüntetés elindítását követően a fentieknek megfelelő munkafolyamatot követően az adatok szintén tetszőlegesen módosíthatóak, majd amikor egy megszüntető szerződés Aláírt státuszba kerül, akkor az eredeti szerződés státusza Megszűntre módosul.
A szerződés egyed megjelenítő lapjának alján látható az összes Kapcsolódó szerződés beleértve a Módosító és Megszüntető szerződéseket.
5. ábra: szerződés megszüntetése
6. Szerződés státuszainak módosítása
A szerződés státuszainak módosítása a SharePoint alapú szerződéskezelő 1 rendszer Szerződések adatlapján található szalagmenün lévő Aláírva, Hatályban, vagy Lejárt gomb segítségével lehetséges.
6. ábra: szerződés státuszai
Az indításhoz szükséges Aláírt esetén, hogy a státusza Jóváhagyott legyen, Hatályban esetén, hogy a státusza Aláírva legyen, Lejárt esetén, hogy a státusza Hatályban legyen. Indítást követően a státuszok automatikusan módosulnak.
7. Teljesítési határidő figyelése
Új szerződés rögzítésekor automatikus elindul egy Határidő-figyelés nevű munkafolyamat, mely, ha egy érvényben lévő szerződés teljesítési határideje lejár, figyelmeztető levelet küld az előzetesen megadott csoport tagjainak, valamint másolatban a kapcsolattartónak.
A karaDox Szerződéskezelő 1 modul előnyei:
- központi, jól áttekinthető, biztonságos szerződéstárolás
- tetszőleges szerződéscsoportosítás
- a szerződésekhez kapcsolód egyéb dokumentumok, mellékletek tárolása
- gyors és egyszerű szerződéskezelés (rögzítés, módosítás, jóváhagyás és megszüntetés)
- gyors és egyszerű visszakeresés
- verziókövetés
- mintasablonok használata
- szabványosított munkafolyamatok
- csoportmunka támogatása
- a szerződések átfutási idejének csökkenése
- papírfelhasználás, fénymásolás csökkenése
- munkafolyamatok, feladatok nyomon követhetősége
- pénzügyi adatok és határidők automatikus nyomon követése
- automatikus e-mailértesítések, figyelmeztetések
- statisztikák, kimutatások, elemzések készítése
- archiválás
- könnyű integrálhatóság különböző vállalatirányítási rendszerekkel