karaDox™ Projektkezelő 1

karaDox™ Projektkezelő 1

A SharePoint keretrendszer lehetőséget biztosít a projektek kezelésének informatikai támogatására.

A KARÁDI által fejlesztett megoldással egy felületen tekinthetjük át a projekthez kapcsolódó dokumentumokat, feladatokat, mérföldköveket és minden olyan strukturálható információt, amely a projekt megfelelő lebonyolításához szükséges.

A SharePoint alapú projektkezelés lehetőségeit jól mutatja a következő két speciális területre fejlesztett modulunk, amelyek ügyfeleink egyedi igényei alapján kerültek kialakításra.

1. Közbeszerzési projektkezelő modul

A közbeszerzési eljárás SharePoint felületen található munkaterülete az alábbi menüszerkezettel rendelkezik:

Eljárás adatlapja

Ez az adatlap minden projekt esetében egyetlen elemet tartalmaz, mely az alábbi tulajdonságokkal rendelkezik:

• Ajánlatkérő neve
• Eljárás neve
• Eljárás fajtája
• Hirdetmény-ellenőrzési díj továbbhárítása (Igen/nem)
• Dokumentáció ellenértéke
• Dokumentáció kiadása
• Dokumentáció formája
• Dokumentáció kiadásával kapcsolatos további információk
• Közzétételi kötelezettség
• Státusz

Megrendelő kapcsolattartói

Mivel egy ajánlatkérő több kapcsolattartóval rendelkezhet, ezért itt a kapcsolattartók adatai – név, intézmény, e-mailcím, telefon, fax, típus – állíthatók be.

Ajánlattevők/Jelentkezők

A közbeszerzési eljárásban érintett partnerek listáját tartalmazó SharePoint felület, ahol a kapcsolatra vonatkozó adatok – a kérdezőtől kezdve az ajánlati dokumentációt kiváltottan keresztül a nyertest követő ajánlattevőig – is beállíthatóak.

Mérföldkövek

A projektekhez kapcsolódó „mérföldköveket” tartalmazza feladati lista formájában, melynek tulajdonságai közül a megnevezése egy előre megadott listából választható, időpontja, számlázásra vonatkozó információk megadhatók, illetve további megjegyzések beírhatók a SharePoint felületen.

Feladatok

A projektekhez kapcsolódó feladatokat tartalmazó lista, mely a munkafolyamatok által generált feladatokat is tartalmazza. A feladat tárgya, felelőse, határideje valamint leírása adható meg.

Dokumentumok

A SharePoint felületen kezeltdokumentumtárban található dokumentumokat az alábbi tulajdonságok jellemzik:

• dokumentum leírása
• eljárási szakasz (pl.: részvételi szakasz, kiegészítő tájékoztatások stb.)
• típus (pl.: hirdetmény, igazoló dokumentum stb.)
• megjegyzések
• módosítás dátuma
• módosító felhasználó
• verzió
• verzió megjegyzése

A közbeszerzési eljárás folyamatai

Minden dokumentum esetében indíthatóak az alábbi, SharePoint rendszer által támogatottmunkafolyamatok:

1. Utalás

A folyamat indítása után az irodavezető csoport feladatot kap, hogy utalja a szükséges összeget, ha az nincs megadva, akkor a hivatkozott dokumentum szolgálhat információként. A feladat hivatkozik arra a SharePoint rendszerben tárolt dokumentumra, melyre indítva lett a folyamat.

Amennyiben a folyamat indításakor egy mérföldkő is meg volt adva, akkor létrejön egy másik feladat is az irodavezetőnek, hogy a mérföldkőben meghatározott kapcsolódó feladatokat lássa el.

2. Számlázás

A folyamat indítása után az irodavezető csoport feladatot kap, hogy számlázza a szükséges összeget, ha az nincs megadva, akkor a hivatkozott dokumentum szolgálhat információként. A feladat hivatkozik arra a -SharePoint rendszerben tárolt dokumentumra, melyre indítva lett a folyamat.

Amennyiben a folyamat indításakor egy mérföldkő is meg volt adva, akkor létrejön egy másik feladat is az irodavezetőnek, hogy a mérföldkőben meghatározott kapcsolódó feladatokat lássa el.

3. Részteljesítés

A folyamat indítása után az irodavezető csoport feladatot kap, hogy a mérföldkőben meghatározott kapcsolódó feladatokat lássa el. A feladat hivatkozik arra a SharePoint rendszerben található dokumentumra, melyre indítva lett a folyamat.

4. Ajánlattevőknek dokumentum postázás és iktatás

A folyamat indításakor az irodavezető annyi feladatot kap, amennyi ajánlattevő van a projekt mappában a folyamat indításakor kiválasztott típussal. A feladat, hogy a dokumentumot postázni kell és egyben iktatni is.

Amennyiben a folyamat indításakor egy mérföldkő is meg volt adva, akkor létrejön egy másik feladat is az irodavezetőnek, hogy a mérföldkőben meghatározott kapcsolódó feladatokat lássa el.

5. Ajánlatkérőnek dokumentum postázás és iktatás

A SharePoint felületről induló folyamat indításakor az irodavezető feladatot kap, hogy a dokumentumot postázni kell és egyben iktatni is az megrendelőnek.

Amennyiben a folyamat indításakor egy mérföldkő is meg volt adva, akkor létrejön egy másik feladat is az irodavezetőnek, hogy a mérföldkőben meghatározott kapcsolódó feladatokat lássa el.

2. Önkormányzati projektkezelő modul

Az önkormányzati projekt SharePoint felületen található munkaterülete a következő menüszerkezettel rendelkezik:

Projekt adatlapja

A projekt adatlapja tartalmazza a megrendelő és a partner tanácsadó cég nevét.

Kapcsolattartók

Egy projekttel kapcsolatban a megrendelő több kapcsolattartóval rendelkezhet. Ebben a SharePoint rendszerben tároltlistában a kapcsolattartók adatai – név, intézmény, e-mailcím, telefon, fax, típus – adhatóak meg.

Mérföldkövek

A projektekhez kapcsolódó „mérföldköveket” tartalmazza feladati lista formájában, melynek tulajdonságai – megnevezés, időpont, felelős, státusz – megadhatók, illetve további megjegyzések beírhatók a SharePoint felületre.

Önkormányzati projekt feladatai

A projektekhez kapcsolódó feladatokat tartalmazó lista, ahol a feladat tárgya, felelőse, határideje, státusza, leírása valamint a kapcsolódó felettes feladata adható meg.

Termék dokumentumai

Belső dokumentumok

Megrendelő által átadott dokumentumok

Projekt dokumentumok

A fenti SharePoint rendszerben lévő dokumentumtárakban – termék, belső, megrendelő által átadott, projekt – található dokumentumokat az alábbi tulajdonságok jellemzik:

• dokumentum leírása
• típusa
• megjegyzések
• módosítás dátuma
• módosító felhasználó
• verzió
• verzió megjegyzése