karaDox™ Problémakezelő

karaDox™ Problémakezelő

A KARÁDI által SharePoint alapon kifejlesztett problémakezelő modul az alábbi menürendszerrel rendelkezik:

• Probléma típusa – ebben a menüpontban definiálhatóak a probléma feladatként való kiosztásához szükséges információk
• Probléma – ez alatt a menüpont alatt találhatók a felvitt problémák
• Feladatok – ez a menüpont tartalmazza a problémák megoldása során felmerült feladatok és megoldásokat

A problémamegoldás folyamata

1. a probléma rögzítése a SharePoint alapokon fejlesztett problémakezelő modulba
2. a probléma eszkalálása
3. a rendszer automatikus feladatlétrehozása a problémáért felelős csoport részére
4. a problémáért felelős csoport egy tagja magához rendeli a feladatot
5. a feladatból további részfeladatok kerülhetnek kiosztásra
6. a feladathoz tetszőleges tevékenység-leírás illetve megjegyzés fűzhető a SharePoint felületen
7. a probléma megoldásáért felelős az eszkalálás során létrejött feladatot készre jelenti, a probléma
   bejelentője pedig ezt jóváhagyja
8. amennyiben a problémát bejelentő a megoldást elfogadta, a probléma megoldódott; amennyiben nem,
   akkor nem történik semmi, lehet további feladatokat, tevékenységeket, megoldásokat felvinni

Problématípus

Új problématípus felvitele

Új problématípus felvitelekor az alábbi paramétereket szükséges megadni a SharePoint alapú problémakezelő rendszerben:

• Típus neve – a probléma típusának a neve
• Felelős csoport – a probléma megoldásáért felelős csoport (problémamegoldó csoportok elemei közül lehet választani egy előre megadott
  listából)
• Határidő-számítás – amikor nincs megadva a határidő a probléma megoldásánál, akkor a bejelentés időpontjához ennyi nap adódik hozzá,
  és az lesz a határidő

1. ábra: új problématípus

Problématípus módosítása

Általában minden listában található egy olyan elem, ami egy legördülő menüt tartalmaz. Innét elindulva megjeleníthető a helyi menü, ami az aktuális elemre vonatkozik. A módosításhoz az elem szerkesztése menüt kell választani, ahol az adatok rögzítése ugyanúgy történik a SharePoint felületen, mint új felvitele esetén.

Problématípus törlése valamint az elem adatainak megtekintése

A problématípus törlését a 2. ábrán látható „Elem törlése” funkcióval tehetjük meg, míg az elem adatainak megtekintésére az „Elem megtekintése” menüpontban van lehetőség.

Problématípus listáz nézetei

Ebben a nézetben minden problématípus megjelenik, melyet a SharePoint felületen rögzítettek.

Probléma

Új probléma felvitele

Új probléma felvitelekor az alábbi űrlap kitöltése szükséges a SharePoint felületen:

4. ábra: új probléma felvitele űrlap

• A lista a következő mezőket tartalmazza:
• Rövid leírás – a probléma rövid leírása
• Probléma típusa – a probléma típusa listára való hivatkozásProbléma – a probléma leírása
• Bejelentés dátuma – a probléma bejelentésének időpontja
• Megoldási határidő – a probléma megoldásának határideje; amennyiben üres marad, akkor a probléma típusa alapján kerül számításra

Probléma módosítása

A Problématípus módosítása esetében leírtaknak megfelelően történik, azaz a legördülő menüből kiindulva az „Elem módosítsa” menüponttal végezhető el. Innentől az adatok rögzítése ugyanúgy történik, mint új felvitele esetén.

Probléma törlése valamint az elem adatainak megtekintése

Hasonlóan a fentiekben részletezett Problématípus törléséhez és az elem adatainak megtekintéséhez itt is az „Elem törlése”, valamint az „Elem megtekintése” menüpont segítségével történik.

Probléma listás nézetei

• Minden probléma – tartalmaz minden problémát
• Meg nem oldott problémák – tartalmaz minden olyan problémát, amelynek a státusza nem egyenlő „Megoldvá”-val
• Nyitott problémák – tartalmaz minden olyan problémát, amelynek a státusza egyenlő „Rögzítve” vagy „Eszkalálva”

Probléma munkafolyamatai

A fentiekben már ismertetett 2. ábra alapján a Munkafolyamatok menüpontból kiindulva a következő ablak jelenik meg a SharePoint felületen:

5. ábra: probléma munkafolyamatai

Ezután a megfelelő munkafolyamat előtt található ikonra kattintva indíthatjuk el a munkafolyamatot a SharePoint alapú problémakezelő rendszerben. Ugyanitt találhatunk információkat az elemen folyamatban lévő, vagy már befejeződött, vagy valamilyen hiba miatt leállt munkafolyamatokról.

Eszkalálás

Amikor elindítjuk ezt a munkafolyamatot, akkor a SharePoint alapú problémakezelő rendszer a probléma típusa alapján készít egy feladatot a felelős csoport részére. A határidő a következőképp kerül meghatározásra: amennyiben üres a problémánál akkor a típus alapján hozzáadódnak a bejelentés dátumához az ott megadottak, egyébként a problémánál megadott lesz a határidő. Csak Rögzítve státuszú probléma esetén futtatható, a futás után a státusz átáll Eszkalálva típusra.

Feladatok

Új főfeladat felvitele

Ilyenkor nem történik a SharePoint alapú rendszerben semmi, mert a probléma eszkalálásával ez automatikusan létrejön.

A feladat egy elemének az adatainak a megtekintése

A Problématípus módosítása esetében leírtaknak megfelelően történik, azaz a legördülő menüből kiindulva az „Elem módosítsa” menüponttal végezhető el.

Új részfeladat felvitele

Minden feladatból van lehetőség új részfeladat létrehozására. A SharePoint felületen keletkező új részfeladaton automatikusan kitöltődik az eredeti feladatra mutató kapcsolódó feladat mező. Amennyiben kiválasztásra került, hogy melyik feladathoz kíván a felhasználó részfeladatot létrehozni, azt egyszerűen az „Új részfeladat” menüpontra kattintva megteheti. A felvitele az új felvitelével megegyezik.

• Tárgy – feladat rövid leírása
• % kész – a feladat elvégzése hány %-on áll
• Állapot (Elfogadva, Elutasítva) – a rendszer automatikusan tölti a megoldás véleményezésekor
• Felelős – a feladat megoldásáért felelős személy vagy csoport
• Határidő – a feladat elvégzésének határideje
• Kapcsolódó probléma – melyik problémához kapcsolódik a feladat
• Kezdés dátuma – a feladat kezdetének időpontja.
• Leírás – a feladat bővebb leírása
• Prioritás – választási lehetőség: Sürgős, Átlagos, Nem sürgős
• Státusz – választási lehetőség: Nem kezdődött el, Folyamatban, Kész, Elhalasztva, Valaki másra vár
• Szülő feladat – melyik feladatból lett kiosztva részfeladatként (a rendszer automatikusan tölti)
• Létrehozta – a feladat létrehozója (a rendszer automatikusan tölti)

Feladat módosítása, törlése

A Problématípus módosítása esetében leírtaknak megfelelően történik, azaz a legördülő menüből kiindulva az „Elem módosítsa” menüponttal végezhető el. A törlés hasonlóképpen az „Elem törlése” menüpontból indítható.

Feladatok listás nézetei

• Saját nyitott feladataim – tartalmaz minden olyan feladatot, aminek én vagyok a felelőse és az állapota még nem kész
• Ma határidős – tartalmaz minden olyan feladatot, amelynek ma jár le a határideje
• Minden feladat – tartalmaz minden feladatot
• Megoldások – tartalmaz minden megoldást
• Nyitott feladatok – tartalmaz minden olyan feladatot, amelynek az állapota még nem kész
• Nyitott megoldások – tartalmaz minden megoldást, amelynek az állapota még nem kész
• Saját csoport nyitott feladatai – tartalmaz minden olyan feladatot, amelynek a felelőse olyan csoport, amelynek tagja vagyok, és az állapota még nem kész

Feladathoz tevékenység, megjegyzés fűzése

Először is a SharePoint felületen találhatólistás nézetünkön kiválasztjuk, melyik, korábban már a SharePoint rendszerben rögzített feladathoz szeretnénk felvinni részfeladatot. Itt az elem megtekintése, majd a Feladat adatainak megtekintése alján találhatjuk a tevékenység hozzáfűzése részt, ahol lehetőség van a tevékenység leírására vagy megjegyzés hozzáfűzésére.

Tevékenység, megjegyzés módosítása

A Feladat adatainak megtekintése ablakban lehetőség nyílik a tevékenység vagy a megjegyzés módosítására is.

Tevékenység, megjegyzés törlése

A fentiekben említett Tevékenység módosítása helyen végezhető el ez a művelet az „Elem törlése” menüpont segítségével.

Feladatok munkafolyamatai

• Probléma által eszkalált feladat kivétele

A főfeladatnak, amely a probléma SharePoint felületen történőeszkalálása során létrejött, alapban a felelőse egy csoport. Ha annak tagja vagyok, akkor ezt a feladatot láthatom a saját csoport nyitott feladatai nézetben. Ezután az elem megtekintése során egy Feladat igénylése gomb jelenik meg a SharePoint rendszerben.

Miután ezt a gombot megnyomtuk a feladat felelősei mi leszünk. Ilyenkor a probléma státusza is megváltozik Felelős hozzárendelvére.

• Probléma megoldottra jelentése

A főfeladaton, amely a probléma eszkalálása során létrejött a SharePoint alapú problémakezelő rendszerben elindítjuk a Probléma megoldva munkafolyamatot, ahol a probléma megoldója leírja a megoldást a Leírásmezőbe:

7.ábra: probléma megoldva munkafolyamat

Ezután a probléma bejelentője egy feladatot kap a megoldás jóváhagyásáról. Ezt a SharePoint felületen vagy a Saját nyitott feladataim vagy a Nyitott megoldások nézetben könnyen megtalálhatjuk. Itt az „Elem megtekintésé”-vel a leírásnál láthatjuk a probléma megoldását. „Az elem szerkesztésé”-nél a probléma megoldását jóváhagyja a probléma bejelentője, amit a következő képernyőn láthatunk:

8. ábra: problémamegoldás elfogadása

Amennyiben a probléma megoldása el lett fogadva a SharePoint alapú rendszerben,a főfeladat státusza „Kész” lesz, illetve a problémánk is megoldottá válik.