karaDox™ Feladatkezelő

karaDox™ Feladatkezelő

A SharePoint alapú karaDox™ Feladatkezelő rendszer webes böngésző segítségével érhető el. A feladatkezelő menüszerkezetében a következő listák közötti navigálásra van lehetőség:

• Dokumentumok – a cég megosztott dokumentumai
• Szervezet – a cég szervezeteinek adatai
• Helyettesítés – melyik munkatársat mikor ki helyettesíti
• Közös feladatok – maguk a feladatok, amelyek kioszthatóak vagy további részfeladatokra bonthatóak
• Munkafolyamat feladatok – a munkafolyamatok által kiosztott feladatok

A fentiekben részletezett menüszerkezet a rendszer kezdőoldalát megnyitva az alábbiak szerint jelenik meg:

1. ábra: nyitólap

1. Hierarchikus feladatkezelés

A Közös feladatok menüpont alatt felvihetők azok a feladatok, amelyek kioszthatóak vagy további részfeladatokra bonthatóak.

Alapban a SharePoint alapokon fejlesztettkaraDox™ Feladatkezelő rendszer csak annak a szervezetnek atagjainak enged kiosztani feladatot, amelyiknek a rögzítő tagja, vagy a hierarchiában a szervezet alatta helyezkedik el. Amennyiben ez a felhasználó tagja a Kiemelt igénylők csoportnak, akkor más csoport szervezetnek is oszthat ki feladatot.

Új közös feladat felvitele

Az új közös feladat felvitele a következő űrlap segítségével történik a SharePoint felületére:

2. ábra: új közös feladat felvitele űrlap

A lista a következő mezőket tartalmazza:

• Cím (egysoros szöveg) – a feladat rövid, egysoros megnevezése
• Felelős (felhasználó) – az a személy, aki a feladat elvégzéséért felelős
• Leírás (többsoros szöveg) – a feladat hosszabb leírása, megjegyzése. Amennyiben részfeladatról van szóés üresen marad, akkor a rendszer automatikusan kitölti a kapcsolódó feladat leírásával.
• Kezdési időpont (dátum) – a feladat kezdetének időpontja
• Határidő (dátum) – amennyiben részfeladatról van szó, és üresen marad felvitelkor, akkor a rendszer automatikusan kitölti a kapcsolódó feladat határidejével, amennyiben pedig nagyobb határidő lett megadva a kapcsolódó feladat határidejénél, akkor a rendszer mentéskor átírja a kapcsolódó feladat határidejére
• Állapot (lista: Nem kezdődött el, Folyamatban, Kész, Valaki másra vár, Elhalasztva) – a feladat pillanatnyiállapota
• Prioritás (lista: Nem sürgős, Átlagos, Sürgős)
• % kész (szám) – a feladat elvégzése hány %-on áll.
• Igénylő (felhasználó) – az a személy, aki a feladatot igényelte. Amennyiben felvitelkor ez a SharePoint felületén üresen marad, akkor a rendszer kitölti a feladat létrehozójával.
• Felelős szervezet (választó lista a szervezetekből) – a feladat mely szervezethez tartozik. A rendszerautomatikus tölti a felelős szervezete alapján.
• Helyettesített felelős (felhasználó) – a rendszer automatikusan tölti. Abban az esetben, ha a felelős az adott időben helyettesítve van, akkor a helyettesítésnél megadott helyettesítő kerül a felelős mezőbe, és ebbe a mezőbe az eredetileg megjelölt felelős kerül.
• Kapcsolódó feladat (választható lista a feladatokból) – részfeladat létrehozásakor automatikusan töltődik ki a szülő feladattal
• Összes ráfordítás (óra) (szám) – a SharePoint alapokon fejlesztett feladatkezelő rendszer automatikusan tölti, a felvitt ráfordítás (óra) összegét mindig hozzáadja
• Ráfordítás (óra) (szám) – a feladattal éppen eltöltött idő órában megadva
• Létrehozva (dátum) – a feladat létrehozásának dátuma. A rendszer automatikusan tölti létrehozáskor.

Új részfeladat felvitele

A SharePoint keretrendszerben fejlesztettkaraDox™ Feladatkezelő rendszerben minden feladatból van lehetőség új részfeladat létrehozására. A keletkező új részfeladaton automatikusan kitöltődik az eredeti feladatra mutató kapcsolódó feladat mező, valamint az eredeti feladatról átkerülnek a Leírás és Határidő mezők értékei, amennyiben ezek felvitelkor üresen maradnak. Ha viszont a határidőnél nagyobb lett megadva a kapcsolódó feladat határidejénél, akkor a rendszer mentéskor átírja a kapcsolódó feladat határidejére.

A részfeladat felvitelekor a feladatkezelőlistás nézetéből kiválasztásra kerül, melyik feladathoz kívánják hozzárendelni a részfeladatot. Ezt követően a SharePoint felületen a feladatok adatinak megtekintésekor megjelenő űrlap alján található Új részfeladat menü választásával a folyamat elvégezhető.

3. ábra: feladathoz kapcsolódó részfeladatok

A rendszer által küldött automatikus értesítések

ASharePoint keretrendszerben fejlesztettkaraDox™ Feladatkezelőrendszer lehetőséget biztosít automatikus e-mail küldésére a felelősnek és az igénylőnek. A rendszer által küldött automatikus értesítések az alábbiak lehetnek:

• e-mail küldése feladat hozzárendelésekor a felelősnek – a rendszer automatikusan, e-mail formájában értesíti a felelőst, amikor a feladat kiosztásra kerül
• e-mail küldése feladat hozzárendelésekor az igénylőnek – a rendszer automatikusan, e-mail formájában értesíti az igényelőt a feladat kiosztásáról, amennyiben nem ő hozta létre a feladatot
• e-mail küldése feladat státuszának változásáról az igénylőnek – a rendszer automatikusan, e-mail formájában értesíti az igénylőt, amikor a feladat állapota megváltozik

Az automatikus e-mailértesítést az alábbinak megfelelően kapja meg például a felelős:

4. ábra: automatikus e-mailértesítés

2. Szervezet

A SharePoint keretrendszerben fejlesztett feladatkezelő rendszerben lehetőség van a szervezeti hierarchia leképezésére, ami azért fontos, mert a feladatok is e szerint a hierarchia szerint kerülnek rendezésre.

A vállalat szervezeti hierarchiája a Szervezet menüpont alatt (Szervezet – Új elem) vihető fel.

Új szervezet felvitele

5. ábra: új szervezet felvitele űrlap

A fent megjelenő űrlapon a következő adatok megadása szükséges:

• a szervezet neve
• a szervezet osztályvezetője
• a szervezetbe tartozó személyek, tagok listája
• a kapcsolódó szervet (a szervezeti hierarchiában felette lévő szervezet)

A személyek kiválasztása minden esetben a felhasználókat tartalmazó lista segítségével történik. Amennyiben egy felhasználó már tagja egy szervezetnek, és egy másikhoz szándékozunk felvinni ismételten, akkor a rendszer automatikus figyelmeztetéssel jelez.

3. Helyettesítés

A SharePoint keretrendszerben fejlesztettkaraDox™ Feladatkezelő rendszerben lehetőség van helyettesítő személyek meghatározására, adott időintervallumra, ami a vállalat zökkenőmentes működését nagymértékben támogatja.

A helyettesítések beállítására az alábbi űrlap kitöltésével van lehetőség:

6. ábra: új helyettesítés felvitele űrlap

Az űrlap listája a következő mezőket tartalmazza:

• Oka (szöveg) – miért van szükség a helyettesítésre
• Kezdete (dátum)
• Befejezése (dátum)
• Igénylő (felhasználó) – a tételt rögzítő felhasználó. Ez a mező nem látható, a rendszer automatikusan tölti a belépett felhasználó alapján
• Helyettesítő (felhasználó) – ki fogja helyettesíteni a megadott időszakban – a rendszer erről a helyettesítőt automatikusan értesíti
• Egész napos esemény. Ha ez kerül bejelölésre, akkor a kezdete és befejezése mezőnél nem kell beállítani az időt. Ilyenkor 0-24h lesz beállítva.