karaDox Dokumentumkezelő 1

karaDox™ Dokumentumkezelő 1

A SharePoint alapokon fejlesztett karaDox™ Dokumentumkezelő-rendszer megszünteti a vállalatok iktatási és dokumentumkezelési problémáit, biztosítja a szervezet papíralapú, valamint elektronikus dokumentumainak iktatását és visszakereshetőségét. Könnyen kezelhető, hiszen a SharePoint környezetben kialakított dokumentumkezelő rendszerben egy közös dokumentumtárban, iktatószámmal helyezhetők el a dokumentumok és a dokumentumokhoz tartozó kiegészítő információk. Egyszerű felépítése miatt használata kényelmes és gyorsan elsajátítható, jelentősen megkönnyíti a mindennapi dokumentumkezelési és adminisztrációs feladatokat.

A karaDox™ Dokumentumkezelő-rendszer funkciói

Iktatás
A dokumentumok egy közös, SharePoint felületen lévő elektronikus dokumentumtárban való elhelyezése, iktatószámmal és egyéb, a dokumentumra vonatkozó kiegészítő információkkal ellátva.

Szignálás – az irat továbbításának folyamata
A vállalathoz beérkezett és az iktatóban elhelyezett dokumentumok továbbítása az érintett felhasználók felé, akik erről e-mail-ben értesítést kapnak, a dokumentumok továbbításának részletei (időpont, értesített felhasználó, feladatok határideje) pedig a dokumentumok űrlapján megtekinthetőek.

Számlaengedélyezés
A SharePoint alapokon fejlesztett karaDox™ Dokumentumkezelő-rendszerben lehetőség van a számlák jóváhagyását és engedélyezését elektronikus útra terelni.

Postázás
Egy dokumentum postázásának feladata is kiadható a SharePoint alapokon fejlesztett karaDox™ Dokumentumkezelő-rendszeren belül. A postázás kiosztásának és elvégzésének időpontja nyilván van tartva és a dokumentum űrlapján megtekinthető.

Ügyintézés
A dokumentumkezelő rendszerben minden dokumentumot egy ügyhöz lehet rendelni. Ennek a funkciónak az az előnye, hogy az azonos ügyekhez tartozó dokumentumok egyszerűen legyűjthetőek, karbantarthatóak.

Dobozolás, fizikai tárolás
A dokumentumkezelő rendszerben nyilvántartott dokumentumokhoz hozzá lehet rendelni, hogy – amennyiben a dokumentum fizikailag is létezik – melyik „dobozban” vannak eltárolva. Így szükség esetén az eredeti dokumentum könnyedén visszakereshető.

Feladat-hozzárendelés
Minden egyes, a dokumentumtárban tárolt dokumentumhoz tetszőleges számú feladat rendelhető. Az így kiosztott feladatok a SharePoint rendszerben tárolt dokumentumokhoz kapcsolódnak és a teljesülésük nyomon követhető.

Nagy mennyiségű dokumentum iktatása
A SharePoint alapokon fejlesztett karaDox™ Dokumentumkezelő-rendszerben nagy mennyiségű dokumentum iktatása is lehetséges. A funkció segítségével automatikusan iktathatunk bejövő e-mail, fax és nagy mennyiségű szkennelt dokumentumokat.

Verziók kezelése
A dokumentumok készítése, szerkesztése során úgynevezett verziók létrehozására van lehetőség, mely biztosítja, hogy a dokumentum életciklusa, a szerkesztés menete, a módosítások nyomon követhetővé váljanak. Az egyes verziókat növekvő számozás jelöli a rendszerben.
Az egyes dokumentumokon végzett módosításokat a rendszer új verziószámmal menti el, ezenkívül a módosított attribútumok nyilvántartása is megtörténik időpont- és felhasználói adatokkal.

Felettes meghatározása
Ennek a funkciónak a lényege az, hogy egy folyamat vagy feladat határidejének túllépésekor a rendszer a felelős felhasználó felettesének értesítést küld erről.

Helyettesítés
A karaDox™ Dokumentumkezelő-rendszer nyilvántartja a felhasználók helyettesítési listáját, így az épp szabadságon lévő felhasználónak érkező feladatot a rendszer rögtön tovább is küldi az őt helyettesítő munkatársának.
A SharePoint alapú karaDox™ Dokumentumkezelő rendszerben lehetőség van helyettesítő személyek meghatározására, adott időintervallumra, ami a vállalat zökkenőmentes működését nagymértékben támogatja.

Keresés
A karaDox™ keresőjével kulcsszavakra kereshetünk a SharePoint keretben megvalósított iktató- és dokumentumkezelő-rendszer minden egyes elemén, akár egy kiválasztott listában, akár a dokumentumok tartalmában vagy a teljes portálon.
Az elektronikus dokumentum- és folyamatkezelő rendszer keresési funkciójának a célja a megfelelő adatok vagy – a munka elvégzéséhez szükséges ismeretekkel rendelkező – személyek megtalálása.

Jogosultságok kezelése
A karaDox™-ben beállíthatók az egyes webhelyekhez történő hozzáférések és azon belül a listákhoz való különböző – teljes, megtekintő, hozzáadó, frissítő, törlő, jóváhagyó, testreszabó – hozzáférések engedélyei.
A a SharePoint alapokon fejleszett karaDox™ elektronikus dokumentum- és folyamatkezelő rendszer moduljait, mint egy SharePoint webhelyet, csak azok a felhasználók érik el, akiknek legalább olvasási jogosultsága van. Alapkiépítésben a listák öröklik annak a webhelynek a jogosultsági beállításait, melyen belül találhatók. Minden listára ettől függetlenül külön beállíthatók az egyes jogosultságok.

Kimenetek, riportok
A karaDox™ Dokumentumkezelő-rendszerből az alábbi kimenetek jöhetnek létre:

• e-mailértesítések, melyet a rendszer – a fenti folyamatoknak megfelelően – automatikusan küld,
• postakönyv nyomtatása, melyet a felhasználó készít el paraméterek segítségével,
• boríték nyomtatása több méretben (méretek: A4, A5, csekk).