karaDox™ Postázó

karaDox™ Postázó

A KARÁDI által SharePoint keretrendszerben kialakított postázási folyamatot támogató megoldás szorosan kapcsolódik az iktató és iratkezelő rendszereinkhez, annak egyik főbb funkciójaként értelmezhető.

Postázás funkció

A különböző állapotú iktatások az iktatókönyv különböző nézeteiben jelennek meg, mely nézetek a következők lehetnek:

• Postázandó: a postázásra váró iktatások
• Borítékolt postázandók: azok a postázásra váró iktatások, amelyek már hozzá vannak rendelve borítékhoz
• Postázandó borítékok: a még nem postázott borítékok
• Borítékolt postázottak: a már borítékolt és postázott iktatások
• Borítékok: minden boríték

Postázandó iktatások

A postázásra váró iktatások, a Postázandó iktatások nézetben jelennek meg. Ez a nézet elérhető a bal oldali fontos rovatok sáv Postázandó hivatkozásával. A nézetben cégenként és a postázás módja szerint csoportosítva vannak az iktatások. Ezek a csoportok tetszés szerint kinyithatók-becsukhatók.

1. ábra: kezdőlap

Az elvégezhető műveletek – melyek mindig a kijelölt iktatásokon végzik el a teendőket – a nézet feletti szalag menün találhatóak.

3. ábra: iktatások kijelölése

A használható műveletek:

• Borítékolás: A borítékolás funkció a kijelölt iktatásokat címzettek szerint csoportosítja, majd ez alapján létrehoz egy-egy borítékot és hozzárendeli az iktatásokat a borítékokhoz. Ezek az iktatások ezután eltűnnek ebből a nézetből és a Borítékolt postázandó nézetben jelennek meg.
• Borítékba: A kijelölt iktatások betehetők egy már létező, még nem postázott borítékba. Megjelenik egy ablak, ahol kiválasztható, hogy mely cég, mely telephelyének borítékjait kívánja látni a felhasználó, majd a megjelenő borítékok közül egyet választva, a kijelölt iktatások hozzárendelődnek ehhez a borítékhoz.

4. ábra: iratok borítékba

Természetesen manuálisan is létrehozhatók a borítékok a Postázandó borítékok vagy a Borítékok nézetek Új elem hozzáadása hivatkozásával.

Miután a felhasználó létrehozta a borítékokat manuálisan vagy automatikusan és hozzárendelte az iktatásokat a borítékokhoz, a boríték – iktatás összerendelések megtekinthetők a Borítékolt postázandók nézetben. Ebben a nézetben borítékok szerint csoportosítva jelennek meg az iktatások, és a boríték csoportot kinyitva látható, hogy mely borítékhoz mely iktatás van hozzárendelve.

5. ábra: borítékolt postázandók

Postázandó borítékok

A létrehozott, még nem postázott borítékok jelennek meg ebben a nézetben. A postázás előtt itt adhatók meg a borítékok postai attribútumai (elsőbbségi, ajánlott stb.) és a súlya. A már előre beállított postai díjtáblázat alapján a postai díjat automatikusan kitölti a program. Az egyes borítékokon az elem szerkesztésére megjelenő ablakon adhatók meg ezek az adatok.

6. ábra: boríték adatainak megadása

A borítékokon elvégezhető műveletek, a postázandó borítékok nézet szalagmenüjén elérhetők el. Ezek a műveletek a kijelölt borítékokon működnek, tehát előbb ki kell jelölni egy vagy több borítékot, majd a szalagmenüről kiválasztani a megfelelő műveletet.

7. ábra: borítékon végezhető műveletek 

A használható műveletek:

• Boríték nyomtatás: A kijelölt borítékok nyomtathatók ki ezzel a funkcióval. A boríték nyomtatóba történő behelyezését követően a program kinyomtatja a címzett és a feladó adatait. A boríték méretének kiválasztását követően a Nyomtatás gomb segítségével indítható a nyomtatás.

8. ábra: boríték méretének megadása  

A képernyőn megjelenik a boríték, majd az ablak bal-felső részén a Műveletek lenyíló listából a Nyomtatás lehetőségének kiválasztásával indul a tényleges nyomtatás.

9. ábra: boríték nyomtatása

• Postakönyv: A kijelölt borítékokról készít egy feladójegyzéket. A megjelenő ablakon ki kell választani, hogy melyik cég postakönyvét kívánja a felhasználó nyomtatni. Az ablak jobb oldalán a lenyíló listából a vállalat kiválasztását követően az Alkalmaz gomb megnyomásával indul a művelet.

10. ábra: postakönyv

Ezt követően megjelenik a képernyőn a feladójegyzék, ami ugyanúgy kinyomtatható, mint a boríték (Műveletek funkció Nyomtatás lehetőség).

11. ábra: postaküldemények feladójegyzéke

• Postázás: A kijelölt borítékokat beállítja postázottra. A megjelenő ablakon megadható a postázás dátuma és egy postázási szöveg – ezek az adatok beíródnak a kijelölt borítékokhoz -, majd a Postázás gomb segítségével indítható a folyamat.

12. ábra: postázás

Borítékolt postázottak

A postázást követően a borítékok eltűnnek az előző Postázandó borítékok nézetből és a borítékokhoz rendelt iktatások megjelennek ebben a Borítékolt postázottak nézetben. Borítékonként csoportosítva jelennek meg az iktatások, ezek a csoportok tetszés szerint kinyithatók – bezárhatók.

13. ábra: borítékolt postázottak

Törzsadatok

A bal oldali fontos rovatok sáv Iratkezelő törzsadatok szekciójában található az alábbi két, postázással kapcsolatos törzsadatokat tartalmazó lista:

• Postai attribútomok: A postázás tulajdonságait tartalmazó lista. Itt adhatók meg az elérhető tulajdonságok (ajánlott, elsőbbségi, sima levél stb.).

14. ábra: postai attribútumok

A megnevezésben egy rövid leírás, a kód mezőben pedig egy rövid kód adható, ez fog megjelenni majd a hivatkozó listákban, a sorrend pedig a feladójegyzékben megjelenő sorrendet szabályozza.

• Postai díjak: Ebben a listában adhatók meg a postai attribútumok és a súlyok alapján a postai díjak (pl.: az ajánlott belföldi küldeménynek a megadott súlyhatárok között mennyi a díja).

15. ábra: postai díjak