karaDox™ Iktató és iratkezelő 1
karaDox™ Iktató és iratkezelő 1
A KARÁDI által SharePoint alapon kifejlesztett iktató- és iratkezelő rendszer ActiveDirectory integrált, azaz a felhasználó hitelesítése a Windows bejelentkezési adatai alapján automatikusan történik. A belépést követően a felhasználók a saját munkaterületüket látják.
1. ábra: munkaablak
A SharePoint felületen megjelenő munkaablak részei a következők:
- Navigációs panel: az itt lévő linkek segítségével érhetők el a teljes listák
- Gyakran használt jelentések: itt érhetőek el a jelentések
- Saját iktatások: az adott felhasználó által kezdeményezett iktatások
- Aktuális felhasználó: a bejelentkezett felhasználó
- Gyorskeresés: itt kezdeményezhető szabadszöveges keresés
- Szignálási feladatok: a felhasználó számára delegált szignálási feladatok
- Saját feladatok: az iktatással kapcsolatban a felhasználó saját magának rögzített feladatai
Az iktatás folyamata
A KARÁDI által SharePoint alapon fejlesztett iktató- és iratkezelő rendszerben az iratokon három alapfolyamat különböztethető meg, attól függően, hogy az iktatás bejövő, belső vagy kimenő. Ezen alapfolyamatok mindegyike tartalmaz egy szignálás alfolyamatot. Az iktatott iratok szignálási folyamata az irathoz kapcsolódó szignálási feladatokon keresztül valósul meg.
Az irat szignálását követően a rendszer létrehozza a megfelelő célszemélyeknek a szignálási feladatokat, aki vagy továbbszignálja – továbbdelegálja egy következő célszemélynek – vagy célhoz értnek tekinti – ekkor az irat ugyan már megfelelő helyre került, de a vele kapcsolatos teendők még nincsenek elvégezve – vagy a feladatot elvégzi.
A fenti folyamatok pontos menetét az alábbi ábra szemlélteti:
2. ábra: az iktatás folyamata
Iktató űrlap
A SharePoint alapon fejlesztett iktató- és iratkezelő rendszerben ezen az űrlapon adhatók meg az iratok adatai, illetve itt indítható el a szignálás valamint definiálható az egyéb iratokkal való kapcsolat is.
3. ábra: iktató űrlap
Szignálási feladat űrlap
Ez az űrlap tartalmazza a szignálási feladat adatait, itt vezérelhető a szignálási folyamat, megjegyzések fűzhetők az irathoz, megjelölhető, hogy maga a fizikai irat átvételre került-e illetve, hogy az irat külső rendszerek számára elérhető-e.
4. ábra: szignálási feladat űrlap
Forgalmiadat-listák
1. Iktatás (Dokumentumtár) – az iktatott iratok adatait tartalmazza. Az irat szignálási állapotának – nincs szignálva, szignálva, postázásra vár, célhoz ért – megfelelően különböző technikai mappákba – gyökérmappa, szignálva, postázandó, lezárva – kerülnek az iratok.
Új elem felvitelekor különböző tartalomtípusú dokumentumot hozhatunk létre a SharePoint felületen, melyeknél az irat bizonyos paraméteri már előre be vannak állítva:
| Tartalomtípus | Jellemzői |
| Iktatás (csatolt dokumentum) | Az iktatás egy dokumentumfeltöltés ablakot hoz be. Semmilyen speciális beállítás nem történik. |
| Iktatás (bejövő, csatolás nélkül) | Az iktatás egy Word sablonnal indul. Az itt megadott adatok rákerülnek az irat adatlapjára, valamint az Irányultság „Bejövő” értéket, a Név pedig „BE[Időpont]” értéket vesz fel. |
| Iktatás (kimenő fax) | Az iktatás egy Word sablonnal indul. Az itt megadott adatok rákerülnek az irat adatlapjára, valamint az Irányultság „Kimenő” értéket, a Név pedig „FAX[Időpont]” értéket vesz fel. |
| Iktatás (kimenő levél) | Az iktatás egy Word sablonnal indul. Az itt megadott adatok rákerülnek az irat adatlapjára, valamint az Irányultság „Kimenő” értéket, a Név pedig „LEV[Időpont]” értéket vesz fel. |
Az irat egyéb paramétereinek – neve, irányultsága, tárgya, fizikai fellelhetősége, szignálással kapcsolatos információk, partner adatai, további megjegyzések stb. – beállításaira, megadásaira a mezőkben van lehetőség.
– Iratkapcsolat –az iratok közötti elő- és utóirat kapcsolati viszonyait tárolja
– Feladat – a szignálási feladatok Feladat típusú listája
– Feladatok – az iktatott irattal kapcsolatosan létrehozott egyéb saját feladatok Feladat típusú listája
Törzsadat listák
- Irat helye – az irat lehetséges fizikai helyei
- Irattípus – az irat lehetséges típusai
- IT1/IT2/IT3 – irattári tételszám generálása
- Szervezet – a szervezeti egységeket tartalmazza.
A szignálás során, ha szervezetnek történik a szignálás, a SharePoint alapú rendszer ebben a törzsben megadott egységvezetőhöz rendeli hozzá a feladatot. - Település – a településeket tartalmazza.
A rendszer a település megadását követően e törzsben megadott irányítószámot rendeli hozzá a Partner irányítószám mező értékéhez. - Utca – a települések utcáit tartalmazza.
Az utcanevek a kiválasztott településnek megfelelően az adott település utcáira szűkülnek le. - Sorszámok – a rendszer által generált külső sorszámok generálásának módját határozza meg.
Alapesetben az iktatószám generálásánál használja a rendszer.
Értesítők
A SharePoint alapú iktató- és iratkezelő rendszer a folyamatok bizonyos lépéseinél e-mailértesítőket küld a felhasználóknak, melyek a következők:
- Szignálási feladat értesítő: új szignálási feladat létrejöttekor kerül kiküldésre a szignálási célszemélynek.
- Szignálási feladat határidő értesítő: akkor kerül kiküldésre, ha egy szignálási feladat határidőig nem lett befejezve. Az értesítést a szignálási célszemély, és másolatban a delegáló személy kapja.
- Postázási értesítő: a postázó szerepkörben lévő személy kapja, ha egy irat meg van jelölve postázandónak, és a szignálási folyamata már lezárult.
Szerepkörök, jogosultságok
A SharePoint alapú iktató- és iratkezelő modulban a felhasználók jogosultságának kezelése szerep alapú s ezek a szerepek a megfelelő SharePointos csoportokon keresztül valósulnak meg. A csoportok tagjainak módosítását a csoport tulajdonosa tudja elvégezni.