A nagyvállalatok mellett egyre több kis- és középvállalat ismeri fel a vállalati belső portálok stratégiai fontosságát, hiszen ennek a hatékony csoportmunka-támogató rendszernek az alkalmazásával a szervezet dolgozói könnyen és gyorsan végezhetik munkájukat, emellett elősegíti a vállalat belső kommunikációját, az információk áramlását, ezáltal növekszik a hatékonyság, mely nagyban hozzájárul a vállalat gyorsabb ütemű fejlődéséhez. Egy vállalati belső portál segítségével az alkalmazottak nemcsak egymással, hanem az ügyfelekkel, partnerekkel is hatékonyabban tudnak együttműködni.

A vállalati belső portál felépítése, tartalma teljes mértékben az adott cég arculatához, tevékenységéhez igazítható. A legtöbb vállalat azért dönt egy ilyen belső portál kialakítása mellett, hogy leegyszerűsítse a dolgozók hozzáférését az információkhoz és szolgáltatásokhoz illetve, hogy megvalósítsa a munkamódszerek és az információk megosztását.

A vállalati belső portál alkalmazásának további előnyei:

• az eddig használt sok különböző, szerteágazó rendszer egy rendszerben kezelődik és ezáltal használata jelentősen leegyszerűsödik
• a folyamatok automatizálódnak, mellyel idő és munka takarítható meg
• az on-line munkakörnyezet bárki számára bárhonnét elérhetővé válik
• minden munkafolyamat és adat naprakészen nyomon követhető, lekérdezhető és kimutatható

Vállalati belső portálok segítségével szervezeti szinten menedzselhetőek – többek között – a következő területek:

• audit
• belső dokumentumtár
• belső hírportál, hírlevelek, hirdetmények
• közös címlista
• beszerzési folyamatkezelés
• dokumentumkezelés
• eljárás-nyilvántartás
• eszköznyilvántartás
• projektekhez kötött feladatkiosztás, feladatkezelés
• gyártástechnológiai dokumentumkezelés
• iktatás és iratkezelés
• készleteltérés-jóváhagyás
• kiküldetéselszámolás-kezelés
• megrendelés
• minőségügyi dokumentumtár
• pénztárkezelés
• postázás
• problémakezelés
• projektkezelés
• jelenlétkezelés, szabadság-nyilvántartás
• számlaengedélyezés
• szerződéskezelés
• szerződéstár
• teljesítmény-kimutatás
• tudásbázis-kezelés
• utaztatás
• ügykezelés